¿Qué es la automatización de operaciones en la empresa o RPA?

En un entorno empresarial en constante evolución y cambio, comienzan a aparecer nuevas tecnologías como la RPA (Automatización Robótica de Procesos) que permiten reducir costes y dedicar más tiempo al diseño de estrategias.

Emular a una persona que realiza tareas manuales y repetitivas

RPA significa automatización robótica de procesos. Se refiere al uso de robots de software que imitan las tareas que suelen realizar los seres humanos.

La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que automatiza los procesos comerciales al emular a una persona que realiza tareas manuales y repetitivas y toma decisiones basadas en reglas predefinidas. Gran parte del trabajo de oficina entra en esta categoría.

Los bots de RPA, esencialmente líneas de códigos de software, administran, ejecutan y monitorean de manera efectiva cualquier proceso repetitivo que no requiera juicio humano, lo que permite a los empleados concentrarse en las tareas más sofisticadas y de mayor valor.

¿Qué pueden hacer los bots de software de RPA?

La automatización robótica de procesos o RPA sirve para cualquier tarea que requiera mucha mano de obra que implique la entrada o transferencia de grandes cantidades de datos, la interconexión entre varias aplicaciones o el suministro de la misma información a varios sistemas.

Los bots de software pueden:

• Iniciar sesión en cualquier aplicación

• Leer y escribir en bases de datos

• Mover archivos y carpetas

• Extraer datos de la web

• Conectarse a las API del sistema

• Extraer información de documentos

• Abrir correos electrónicos y los archivos adjuntos

• Hacer cálculos

¿A qué procesos se puede aplicar la automatización de operaciones en la empresa?

Elegir los procesos correctos para automatizar es una de las decisiones más importantes que un empresario puede tomar para garantizar un alto ROI en sus esfuerzos de automatización. Los procesos más adecuados para RPA comparten este conjunto común de características:

1. Que sea un proceso basado en reglas: que no requiera ningún juicio y discreción humanos al realizar esta tarea.

2. Que haya un gran volumen de transacciones: ¿Dedica al menos x minutos al día a realizar esta tarea? En general, cuanto mayor sea el ahorro de tiempo, mejor será el retorno de la inversión (ROI).

3. Excepciones bajas: Cuantas menos excepciones o errores se requieran en las tareas mejor.

4. Procesos estables y bien definidos. Habrá que preguntarse si existe un procedimiento operativo estándar actualizado y si se han producido cambios significativos en los procedimientos operativos estándar en el último año o se esperan en el próximo año.

5. Que el cambio de sistema sea bajo, es decir, que no haya previstos mejoras, actualizaciones o reemplazos del sistema planificados para las aplicaciones requeridas para el proceso dentro del próximo año.

6. Que los datos sean estructurados y las entradas electrónicas legibles. Que los datos de entrada y salida estén en un formato digital fijo y que los datos estén disponibles fácilmente para fines de capacitación y pruebas.

Casos de uso de la RPA en las empresas

La automatización de operaciones en la empresa se utiliza con amplitud en las siguientes funciones o departamentos de una empresa:

Finanzas y contabilidad:

• Distribuir y procesar facturas

• Conciliación de extractos bancarios

• Planificación y previsión financiera

• Declaración de impuestos

Recursos humanos

• Procesamiento de la nómina

• Procesamiento de reclamos de gastos

• Incorporaciones y bajas de empleados

• Administración de beneficios

Servicios de TI

• Mantenimientos y seguimientos rutinarios

• Restablecimiento de contraseña

• Copias de seguridad y restauración automática

• Integración de sistemas dispares

Cadena de suministro

• Incorporación de proveedores

• Envío de RFQ: solicitudes de cotización

• Gestión de contratos y relaciones con proveedores y seguimiento del desempeño

Operaciones

• Consolidar listas de materiales

• Reordenar repuestos automáticamente

• Automatizar las funciones de backoffice

• Procesar orden

Servicio al cliente

• Clasificar y dirigir las consultas de los clientes

• Recuperar información sobre el cliente

• Actualizaciones de datos de clientes

• Informes de métricas de servicio al cliente

Beneficios de la automatización

Menor coste de mano de obra

Según KPMG, la RPA puede reducir los costes de los servicios financieros hasta en un 75%.

Ahorro de tiempo.

El robot RPA tarda segundos o unas horas en tareas que puede costar días ejecutarlas. Por ejemplo, la facturación o el alta y baja de trabajadores.

Aumento de la rentabilidad

Con la automatización de operaciones en la empresa los recursos usados son más reducidos, por lo que aumenta la rentabilidad de la empresa.

Eliminar errores

En las tareas manuales, es posible que se cometan errores humanos al introducir datos. Con la automatización, estos errores desparecen.

Aumento de la motivación de los empleados

Los empleados se dedicarán a tareas que crean valor y no a tareas tediosas y repetitivas, lo que hará que aumente su motivación.

El futuro de la automatización

La automatización dirigirá a una gestión del tiempo más eficiente para cada uno de los actores implicados en las tareas, por lo que el futuro es que no sólo las empresas grandes automaticen las tareas simples y repetitivas, sino que también las pequeñas y medianas empresas automaticen masivamente los procesos.

La automatización es y será clave para los informes en tiempo real

En las empresas, el análisis en sus diferentes departamentos es clave y estos análisis deben presentarse a los directores del negocio para que entiendan las métricas, indicadores y objetivos que se tienen que lograr para que la empresa avance.

A partir de ahora los informes seguirán siendo clave, pero la tecnología y la disponibilidad de los datos harán que las empresas puedan acceder a información en tiempo real sobre el rendimiento empresarial.

En los próximos años, el uso de RPA dentro de los ERP se irá extendiendo y permitirá a las empresas aprovechar los beneficios de la agilidad y de digitalización. La aplicación de RPA mejorará los procesos que se ejecutan desde un software de gestión y contribuirá al alcance de objetivos de una manera mucho más rentable y con soluciones mucho más modernizadas.

Como vemos, la automatización es ya el presente y el futuro de los departamentos empresariales. Soluciones en forma de software para cada departamento empresarial o ERP que pueden hacer frente a todas las funciones de la empresa son una realidad.

El siguiente paso es determinar el proceso de automatización más adecuado para una compañía, empresa u organización. En Saqqara te ayudamos a establecer cuál es la mejor solución para ti.