Código QR: obligatorio por Hacienda en facturas

Conoce todos los detalles sobre la incorporación del código QR y su obligatoriedad en las facturas a partir de este año ( como máximo, el 1 de julio de 2025).

Las facturas tradicionales llegan a a su fin, el reglamento europeo se propone haber cambiado la forma de facturar para los próximos años y con ello se obligará añadir nuevas elementos en las facturas. En este articulo en concreto hablaremos de la obligatoriedad que se tendrá de incluir un código QR en todas las facturas.

¿Qué es un código QR?

Un código QR es la evolución al código de barras tradicional, está compuesto de código de barras bidimensionales, estos solo se pueden leer con dispositivos móviles. Cada código QR está enlazado directamente a sitios webs, archivos, correos electrónicos, números de teléfonos, etc... 

El código QR normalmente se utiliza para empresas, destinado a la interacción con los clientes, aportarles información o realizar campañas de marketing.

Código QR en facturas 

Según El Real Decreto 1007/2023, emitido el 5 de diciembre, será obligatorio incluir un código QR en todas las facturas electrónicas eso tendrás como propósito asegurar la integridad de los datos registrados en dichos sistemas, amparando los siguientes objetivos fundamentales:

    •    Integridad
    •    Autenticidad
    •    Trazabilidad

A pesar de existir diferentes plazos dependiendo de cada empresa y autónomos, en unos meses entrará en vigor esta obligación, independientemente de cómo sea la factura, de estas forma los clientes podrán comprobar si se ha cumplido con las obligaciones legales y se ha comunicado a la Agencia Tributaria.

Es un paso hacia la digitalización impulsado por la Unión Europea.

¿Qué dice el reglamento sobre el código QR?

El Reglamento relativo al contenido de las facturas, existe un nuevo apartado con el siguiente contenido: 

En el caso de facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, deberá incluirse además, de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública, el siguiente contenido:

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR.

• Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.»

El Reglamento ha sido actualizado para incluir un nuevo apartado en su artículo 7, con el fin de hacer obligatorio el uso del código QR en las facturas simplificadas. Otra de las enmiendas al Reglamento es la incorporación de un nuevo apartado en su artículo 8, que establece lo siguiente:

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Control de hacienda sobre los autónomos y negocios con el código QR

La obligación de incluir un código QR en las facturas que emitan los autónomos y negocios dentro de unos meses conllevará, a su vez, un mayor control por parte de Hacienda, algo que han reconocido a este medio tanto los asesores fiscales como la propia AEAT.

Sobre todo, “en los casos en los que el negocio emisor no esté dado de alta en Verifactu, o no envía automáticamente la información.

Según la AET, la acumulación de facturas enviadas por receptores puede ayudar al control tributario sobre el emisor.

Uno de los objetivos del nuevo reglamento de facturación la eliminación de los programas de facturación de doble uso que se utilizaban de manera fraudulenta para emitir facturas a sus clientes y después no tributar por ellas a Hacienda.

Sanciones código QR si no se cumple la obligatoriedad en la facturación 

Si el proveedor que ha emitido comete algún error o ha incluido algún dato falso, Hacienda también podría sancionar al negocio que las recibe. Algo que, previsiblemente, podría solucionarse cuando Hacienda obligue a los autónomos a incluir un código QR en las facturas para realizar estas comprobaciones.

Se debe revisar en detalle las facturas recibidas por los proveedores antes de deducirlas en la declaración de impuestos.

la emisión de facturas con datos falsos o falseados o cometer un error en la liquidación de impuestos al deducir cantidades diferentes a las que en realidad corresponderían pueden suponer multas del 75% “del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado en la infracción.

Otros elementos que se incluirán en la factura de forma obligatoria

Con ello se pretende dificultar la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas. 
Entre dichos elementos se pueden citar: 

• El encadenamiento de datos de facturas.

• La huella digital del contenido de las mismas.

• El códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa.

• Estandarización de formatos de los datos.

• El uso de la firma digital.

• Base imponible.

• Tipo impositivo y la cuota tributaria resultante de su aplicación.

• Total de la factura.

• Referencias a la exención del impuesto cuando proceda, haciendo referencia a la normativa por la que se aplica dicha exención. 

• En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridos u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

• Si es el adquiriente o destinatario de la entrega el que emite la factura, se debe hacer la mención “facturación por el destinatario”.

• En el caso de que el sujeto pasivo sea el adquiriente o el destinatario de la operación, se debe hacer la mención “inversión del sujeto pasivo”

• Mención a regímenes especiales que sean de aplicación. Estos son el régimen especial de los de los bienes usados (REBU), régimen especial de objetos de arte o régimen especial de las antigüedades y objetos de colección. 

• Referencia a la aplicación de régimen especial del criterio de caja cuando sea de aplicación.

• Código QR con la información específica de la factura.

A más tardar el 1 de julio de 2025, todos los sistemas de facturación de las empresas deberán estar totalmente preparados para cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023. 

Para realizar esta facturación podrán optar por utilizar sistemas privados de producción de pagos debidamente acreditados y reconocidos por la Agencia Tributaria Española, o utilizar la aplicación que será implantada por la propia Agencia

Si necesitas regular tu facturación y estar preparado para el nuevo reglamento, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros. Con nuestra experiencia y conocimientos, estaremos encantados de guiarte en el proceso para optimizar las operaciones de tu empresa.