Software de Facturación: Como afecta el nuevo reglamento de facturación este 2024

El nuevo reglamento de facturación busca establecer estándares claros y garantizar la transparencia en la utilización de software para facturación. Este marco regulatorio tiene como objetivo mejorar la eficiencia en la gestión de facturación, reducir posibles fraudes y brindar mayor seguridad en las transacciones comerciales.  

Es esencial que las empresas se adapten a estas nuevas regulaciones para garantizar el cumplimiento normativo y evitar posibles sanciones. 

Tras la publicación de las medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal recogidas en la Ley 11/2021, publica el Reglamento de Certificación de Software. En el que se desarrolla las especificaciones de la prohibición de programas de facturación de doble uso que introdujo la Ley Antifraude en julio de 2021. 

Ventajas del Software de Facturación: 

Agilidad y Accesibilidad:

Uno de los beneficios clave de optar por un software de facturación es la posibilidad de acceder a la información financiera desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto facilita la gestión remota de facturación, permitiendo a los empresarios tomar decisiones informadas sin importar su ubicación geográfica. 

Automatización de Procesos:

La automatización de la gestión de facturación a través de software especializado agiliza los procesos, reduce errores humanos y aumenta la eficiencia. Tareas repetitivas, como la generación de facturas recurrentes o el seguimiento de pagos, se realizan de manera automática, liberando tiempo para actividades más estratégicas. 

Seguridad de Datos:

Los programas de facturación suelen contar con medidas de seguridad avanzadas para proteger la información sensible. Esto incluye la encriptación de datos, copias de seguridad automáticas y sistemas de autenticación, garantizando la confidencialidad y la integridad de la información financiera. 

Los programas de facturación en línea reciben actualizaciones regulares para adaptarse a cambios normativos y mejorar la funcionalidad. Esto asegura que las empresas estén utilizando siempre la versión más actualizada del software, evitando posibles problemas de compatibilidad y garantizando el cumplimiento normativo. 

¿Cómo afecta el nuevo reglamento de facturación?   

El reglamento afecta a los programas de facturación de doble uso desarrollando en el mismo las especificaciones de su prohibición. 

Los afectados por la obligación a este nuevo sistema serán: 

• Empresas y profesionales que emitan facturas, a excepción de aquellas que estén obligadas a la presentación del SII. 

• El Reglamento será aplicable en todo el territorio español. 

• En cuanto a los obligados tributarios de País Vasco y Navarra, solamente les aplicará cuando se tenga domicilio fiscal en territorio común. 

• Productores y comercializadores de sistemas informáticos que soporten procesos de facturación. 

El reglamento establece que los softwares de facturación deberán de cumplir con tres requisitos básicos: 

• Impedir la destrucción y/o modificación de las facturas emitidas 

• Todas las facturas se emitan con código QR. Si se emiten facturas electrónicas, el código QR se podrá substituir por el contenido al que representa el código QR. 

• Dar la opción a los usuarios de enviar las facturas emitidas a la Agencia Tributaria.  

Además, los programas deberán registrar los eventos de sus usuarios, como el encendido y apagado, los errores producidos, o la instalación y actualizaciones realizadas y deberán poder consultarse desde el sistema informático. 

 ¿Por qué cumplir con el Nuevo Reglamento? 

1. Evitar Sanciones y Multas:

   El cumplimiento estricto con el nuevo reglamento de facturación es esencial para evitar posibles sanciones y multas. Las autoridades fiscales podrían imponer penalizaciones significativas a las empresas que no se ajusten a las normativas establecidas. 

2. Mejora de la Eficiencia Operativa:

   Adaptarse a las nuevas regulaciones implica, inevitablemente, una revisión y mejora de los procesos internos de facturación. Este enfoque no solo garantiza el cumplimiento, sino que también conduce a una mayor eficiencia operativa y una gestión financiera más efectiva. 

3. Transparencia y Confianza del Cliente:

   La implementación adecuada del nuevo reglamento no solo beneficia a las empresas desde el punto de vista normativo, sino que también fortalece la transparencia en las transacciones comerciales. Esto, a su vez, contribuye a la construcción de la confianza del cliente y la reputación de la empresa en el mercado.

¿Cuándo entra en vigor el reglamento de facturación? 

Se establece que será obligatorio para las empresas y profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los requisitos legalmente establecidos, a partir del 1 de julio de 2025. 

Las empresas productoras y comercializadoras de software dispondrán del plazo de nueve meses, a partir de la publicación de la Orden Ministerial en que se detallen los requisitos técnicos de desarrollo del propio Reglamento para ofrecer sus productos adaptados a la normativa. 

Asimismo, y en el mismo plazo que las empresas de software, AEAT deberá tener preparado su sistema para la recepción de las facturas emitidas por softwares verificados. 

Por ello, una vez concretadas las normas es necesario adaptarse a sus disposiciones para, evitar sanciones para las empresas y autónomos ante posibles incumplimientos de la normativa. 

Ley Antifraude (Ley 11/2021, de 9 de Julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal)

Con las novedades de la Ley Antifraude, se encuentra, conseguir evitar la tendencia a comercialización de aplicaciones informáticas de facturación que permitan la manipulación u ocultación de datos contables.

¿Qué debes saber de la ley antifraude después de la publicación del reglamento?

¿Cuándo?

Desde el 01 de Julio 2025 obligación de facturar con un software certificado.

¿A quién? 

A toda empresa o autónomo que facturen menos de 6 millones de euros y que realicen un a factura o factura simplificada. (Excepciones: Ticket BAI, SII y Canarias)

¿Cómo? 

Necesidad de software certificado por Hacienda para facturar.

 Requisitos del Software:

• Software Certificado

• Código QR en facturas

• Garantizar la trazabilidad de las facturas

• Preparado para comunicar Facturas a la AEAT (Verifactu)

Sanciones

• A Empresas :50.000€

• A empresas desarrolladoras de software: 150.000€

Software de Sage – Antifraude

¿Qué software de Sage se certificarán en antifraude?

Los programas de Sage que se certificarán son los productos englobados en SBCA (Sage Business Cloud):

• Sage 50

• Sage 200

• Sage Despachos

   

¿Qué ocurre con FacturaPlus y Eurowin?

FacturaPlus y Eurowin no se certificarán en antifraude debido a la imposibilidad tecnológica a adaptar estos requerimientos, por ejemplo, hay una incompatibilidad técnica en la DLL que desarrolla el código QR.

ContaPlus no está afectado directamente, pero si la empresa no se acoge a verifactu (comunicación de facturas automáticas a la AEAT) puede tener un problema de trazabilidad de las facturas con la contabilidad por lo tanto puede incumplir con la ley, porque al no enviar automáticamente las facturas a la AEAT la factura puede no estar contabilizada correctamente.

La Ley Antifraude obligará a las empresas a utilizar programas que:

• Impidan la modificación y eliminación de facturas

• Permitan la trazabilidad de las facturas

• Estén capacitados para enviar facturas a la AEAT.

Por lo tanto, los fabricantes de software deben asegurar que sus aplicaciones cumplen con los requisitos legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, y tener la capacidad de enviar tales registros de una forma mecánica y automatizada a la AEAT.

El incumplimiento acarrea importantes sanciones para el fabricante del software y para la empresa que lo utiliza si no está regulado (Todas las empresas excepto Empresas SII, territorios forales y Canarias)

Sanciones:

• Fabricantes de software: 150k€ /ejercicio y aplicación

• Empresas: 50k€/ejercicio

Obligación:

• Obligación de facturar todas las facturas y facturas simplificadas (tickets) con software

• La obligación afecta a todos los empresarios y a todo tipo de facturas, exceptuando las empresas acogidas al SII, Territorios Forales y Canarias.

• Si no optas por VeriFactu, tendrás mayores controles de la Inspección Tributaria y tendrás que hacer las gestiones manualmente y con firma electrónica

Beneficios:

• Protección del consumidor, Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

• Si optas por el sistema VeriFactu, Automatizas los libros registro (de ventas e ingresos o de ingresos en el IRPF y de facturas expedidas en el IVA).

Ley Crea y Crece (18/2022, de 28 de septiembre)

Aunque la factura en papel siga en circulación, en 2025 la factura electrónica se convertirá en el modo de intercambio dominante a nivel mundial entre empresas, profesionales y Administraciones Publicas.

En varios países del mundo (Italia, México, Brasil, etc.), la facturación electrónica entre empresas privadas ya es obligatoria.

La UE ha establecido como fecha límite el 2028 para armonizar entre todos los países miembros.

La ley Crea y Crece es una de las principales reformas del Plan de Recuperación. Tiene como objetivo principal facilitar la creación de empresas e impulsar la competitividad y el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas españolas, mejorando su acceso a la financiación y reduciendo la morosidad.

Obliga a todas empresas a:

• Expedir y recibir Factura Electrónica en todas sus relaciones entre empresas y/o autónomos, o entre empresas y entidades públicas.

• Controlar su estado de pago.

• Facilitar su consulta durante al menos 4 años.

Será necesario disponer de una plataforma de servicios de facturación que garantice el acceso a las facturas electrónicas gratuitamente.

Dos fases

• Empresas Facturación > 8M€ – 1 año después aprobación Reglamento

• Resto – 2 años después aprobación Reglamento

Obligación

• Emitir facturas en formato electrónico estandarizado entre empresas.

• Procesar facturas electrónicas recibidas.

• Plataforma online de servicios de facturación interconectadas.

• Informar siempre de los estados de la factura: aceptación, rechazo, pagada,…

Beneficios

• Digitalización entre empresas.

• Importar, procesar y contabilizar facturas electrónicas recibidas en el software.

• Reducir los periodos de pago de las facturas.

• Transparencia en el estado real de la facturación.

Necesidad

• Comunicación electrónica de facturas. No son válidos los archivos en formatos pdf.

• Disponer de un software adaptado y una plataforma de servicios sobre las facturas electrónicas.

Proceso Temporal de ley crea y crece

Junio 2023: Publicado el borrador del Reglamento obligación factura.

Diciembre 2023: Publicación Reglamento Software/Verifactu.

Octubre 2024: Pilotaje empresas desarrolladoras.

Julio 2025: Obligatoriedad Software adaptado y Período voluntario Verifactu.

Si necesitas regular tu facturación y estar preparado para el nuevo reglamento, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros. Con nuestra experiencia y conocimientos, estaremos encantados de guiarte en el proceso para optimizar las operaciones de tu empresa.