Sistema Verifactu ¿Qué es, cuándo y cómo afecta a tu facturación?

Son muchas las novedades que se han ido adelantando sobre la nueva ley de facturación electrónica, con el fin de aportar trasparencia en los procesos de facturación, la normativa se va adaptando, con lo que surgen nuevos sistemas y softwares.

Veri*Factu surge impulsado por la AET a partir de la ley antifraude, como un sistema innovador diseñado para optimizar y garantizar la autenticidad de los documentos fiscales. 

En este post te explicamos todos los detalles sobre que es Verifactu y cómo adaptar tu empresa a este sistema: 

¿Qué es Reglamento Verifactu?

Dentro del contexto de la ley Antifraude y evitar el fraude fiscal se ha puesto en marcha un sistema de verificación de emisión de facturas, este sistema es Verifactu.

VeriFactu valida facturas electrónicas utilizando tecnología blockchain para asegurar la integridad y autenticidad de los documentos fiscales. VeriFactu se presenta como una solución eficaz para mejorar la transparencia y la seguridad en las operaciones comerciales, con esto se pretende que las empresas remitan directamente a Hacienda las facturas cuando se emitan.

Nuestro software Sage cumple con toda la normativa y novedades de este reglamento, ayudándote en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri*Factu.

Integrar VeriFactu con tu ERP es muy sencillo, podemos ayudarte para dejarlo totalmente automatizado sin complicaciones técnicas. Ponte en contactó con nosotros y te informamos GRATIS.

¿Cómo funciona el sistema Verifactu?

Según la agencia tributaria el funcionamiento del sistema debe ser sencillo. Este programa de facturación debe tener la posibilidad de remitir facturas de forma automatizada y segura a la AET.

Este sistema envía información mucho más detallada de cada factura, no solo el contenido si no datos como la hora a la que se introdujo la información, nombre responsable de la factura, etc... 

EL formato de envío de estas facturas será XML. 

Afecta directamente a todas las aplicaciones informáticas de facturación, dichas aplicaciones tendrán la obligación de generar un registro de facturación simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cualquier factura deberán estar expedidas de forma digital por un software que esté certificado por la Agencia Tributaria por lo que facturas.

La finalidad principal de estos softwares es que la facturación sea confiable y no se pueda manipular, estos datos deben ser a través de medios electrónicos como es Verifactu.

Características principales de el sistema Verifactu

Como se ha expuesto anteriormente las aplicaciones informáticas deben disponer de una declaración responsable esto implica las siguientes características:

• Garantiza la conservación, integridad, accesibilidad, trazabilidad, inalterabilidad y legibilidad de los registros de facturación.

• Genera de manera inmediata un registro de facturación de alta por cada factura que se emita.

• Remite información de los registros de facturación generados electrónicamente a la AEAT de forma segura, correcta, automática, integra, continuada, consecutiva, fehaciente e instantánea.

• Encadena facturas entre sí,  facilitando la verificación.

• Garantizan registros de facturación exactos y auténticos.

Ventajas de Verifactu

Son los sistemas Verifactu se verifica factura electrónica por lo tanto la confianza de los consumidores se verá incrementada, siendo casi imposible alterar o evitar declaras facturas.

Además se podrá enviar facturas a través de un código QR identificativo de cada factura.

Las ventajas de Verifactu no solo se traducen en una mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales, sino que también pueden tener un impacto positivo en la eficiencia operativa y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. 

A continuación, se presentan las principales ventajas de VeriFactu:

• Seguridad y Autenticidad: Una de las ventajas más destacadas de Veri*Factu es su capacidad para garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas. Al utilizar tecnología blockchain, el sistema crea un registro inmutable y verificable de todas las transacciones, lo que protege contra la falsificación y el fraude.

• Cumplimiento Normativo: Veri*Factu se adapta a las regulaciones y requisitos legales en materia de facturación electrónica, lo que facilita el cumplimiento normativo por parte de las empresas. Esto ayuda a evitar sanciones y riesgos asociados con el incumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Transparencia y Auditoría: El sistema proporciona un registro transparente y detallado de todas las operaciones realizadas sobre las facturas electrónicas, lo que facilita la auditoría y la fiscalización por parte de las autoridades fiscales. Esto mejora la transparencia y la trazabilidad de las transacciones comerciales.

• Reducción del Fraude Fiscal: Veri*Factu contribuye a la reducción del fraude fiscal al detectar y prevenir posibles irregularidades o falsificaciones en las facturas electrónicas. Mediante el uso de algoritmos inteligentes y análisis de datos, el sistema puede identificar patrones sospechosos de comportamiento y alertar a los usuarios sobre posibles riesgos fiscales.

• Eficiencia Administrativa: Al automatizar y simplificar el proceso de verificación de facturas electrónicas, Veri*Factu ayuda a mejorar la eficiencia administrativa de las empresas. Esto se traduce en ahorro de tiempo y recursos en la gestión de la facturación y en la reducción de errores y discrepancias en los registros contables.

• Confianza del Cliente: El uso de Veri*Factu puede mejorar la confianza y la reputación de una empresa ante sus clientes y socios comerciales. Al garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas, la empresa demuestra su compromiso con la transparencia y la honestidad en sus operaciones comerciales.

• Mejoras en la contabilidad: Los registros se incorporan automáticamente en la contabilidad, a través de los libros de registro de ventas e ingresos o de ingresos en el IRPF y de facturas expedidas en el IVA.

• Ahorro de costes y agilización de trámites al no usarse papel y ser un proceso automatizado

• Por parte de las empresas y autónomos :

  • Será posible comprobar la información de las facturas que reciban electrónicamente. Así aumentará la confianza y transparencia en las relaciones comerciales.

  • Podrán descargar información para incluirla en sus libros.

  • Impulso a la automatización de procesos, de manera que se agiliza el trabajo diario y se reducen los errores humanos.

¿Están los autónomos afectados por el reglamento VeriFactu?

Los autónomos que emitan facturas electrónicas estarán obligado a utilizar un software que cumpla tantos los requisitos requeridos por la facturación electrónica como con los requeridos en el Reglamento Verifactu.

Por ahora el programa Verifactu no es obligatorio para autónomos y negocios pero si será obligatorio que todos los softwares que se utilicen para facturar estén verificados por hacienda.

¿Qué datos envía VeriFactu a Hacienda?

• NIF, nombre y apellidos, razón o denominación de: emisor de la factura, destinatario de la factura (excepto facturas simplificadas), y si ha sido emitida por un tercero.

• Número y serie de factura, fecha, fecha de pago anticipado, especificar si es completa o simplificada.

• Si es factura rectificativa o sustitutiva, indicando las correspondientes rectificadas o sustituidas.

• Descripción de las operaciones.

• Importes (base, total, retenciones) y regímenes fiscales aplicados.

• Código de identificación del sistema informático y código del registro del alta.

• Fecha, hora, minuto y segundo en el que se genera el registro de facturación de alta.

• El código QR.

¿Cuál es el proceso del sistema Verifactu?

1.    Código QR

Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas por sistemas Verifactu tendrán que incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura que permitan a sus destinatarios identificarla. Además, deberán incluir una frase que indiquen expresamente que son facturas expedidas por sistema verifactu o Veri*Factu.

2.    Envío de información a AEAT

Con la inserción de este código QR en la factura se quiere facilitar que el receptor, si lo desea, pueda proporcionar de forma voluntaria, utilizando un dispositivo para la lectura del código QR, la información sobre la factura a la Agencia Tributaria.

3.    Registro de eventos

Asimismo, el sistema informático tendrá que guardar un registro por cada factura expedida y contar con un registro en el que se recojan principales eventos que se produzcan el software (arranque y parada, actualizaciones, entradas y salidas de usuarios, etc.).

¿A quién afecta Verifactu y quienes deben seguir el sistma Veri*factu?

Verifactu excluye a los territorios forales (TicketBai), Canarias y Melilla, tampoco se aplicará a empresas que ya estén acogidas al Suministro Inmediato de información (SII) 
Teniendo en cuanta estas exclusiones se deberá implementar este sistema a todo aquel que emplee sistemas informáticos.

• Contribuyentes del Impuesto de Sociedades.

• Contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas.

• Contribuyentes del IRNR que obtengan rentas por medio del establecimiento permanente.

• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

• Empresas que desarrollen y comercialicen el software de facturación.

Teniendo en cuenta que el envío de facturas a la AEAT es voluntario el software que se utilice debe ser capaz de hacerlo.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Los obligados a expedir facturas deberán tener operativos sus SIF adaptados a las características y requisitos que se establecen en él y en su normativa que se encuentra en desarrollo, previsiblemente a comienzos de 2025, permitiendo la remisión de los registros de facturación generados a la Administración Tributaria. 

Los softwares de facturación tendrán un periodo de nueve meses para adaptarse a los requisitos del reglamento una vez se apruebe la Orden Ministerial que lo desarrolla.

Nuestro Software Sage cumple con toda la normativa y novedades de este reglamento, ayudándote en la comprobación de las soluciones que están adaptadas al nuevo reglamento de facturación.

Si necesitas regular tu facturación y estar preparado para el nuevo reglamento, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros. Con nuestra experiencia y conocimientos, estaremos encantados de guiarte en el proceso para optimizar las operaciones de tu empresa.