El Business Intelligence en las empresas

Desde hace unos años, los conceptos de Business Intelligence y Data Mining se escuchan mucho. Sobre todo en el ámbito empresarial, surgiendo “Gurús” y visionarios que hablan a favor y en contra de estas nuevas tecnologías y empresas que dedican muchos esfuerzos e inversiones en desarrollar las herramientas necesarias para beneficiar el mundo empresarial y, en algunos casos, sacar el máximo provecho.

Pero pese a los foros, webs y reportajes el concepto de Business Intelligence queda en el aire, confuso y no todos podemos entender exactamente qué significa y cómo puede beneficiar a nuestros negocios.

Para poder ir profundizando, debemos de conocer primero ambos conceptos:

• Data Mining: Es el campo de la estadística por el cual se analiza de forma automática o semiautomática las grandes cantidades de datos generados para relacionarlos y transformarlos en una estructura comprensible para su posterior uso.
• Business Intelligence: Es la habilidad para transformar los datos en información y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios, detectando anomalías o desviaciones y trazando nuevas estrategias y acciones para la óptima consecución de los objetivos fijados.

Desde un punto de vista más pragmático, y asociándolo con las tecnologías de la información, Business Intelligence es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos desestructurados y sin sentido, en información estructurada, para analizarlos y convertirlos en conocimiento. Una información para agilizar la toma de decisiones sobre el negocio.

Business Intelligence en la Empresa: Todo lo que necesitas saber

El Business Intelligence es un factor estratégico determinante para una empresa u organización. Ya que puede generar una ventaja competitiva al proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de silos de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc. Información que se muestra en diferentes productos facilitando el control y la compresión de la realidad del negocio y la empresa.

Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:

• Cuadros de Mando Integrales (CMI)
• Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
• Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

En estos productos nos centraremos en próximos reportajes con el fin de profundizar y aclarar sus utilidades estratégicas.

El valor del Business Intelligence

Una de las claves del éxito en las empresas es la capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rápida. Muchos sistemas, como la mayoría de los programas de gestión y las aplicaciones a medida presentan problemas para este fin.

Tener un sistema que se adapta (con mejor o peor acierto) a la gestión y manejo de las bases de datos de la empresa, no garantiza la capacidad de obtener información precisa de las mismas y  menos, extrapolar la información guardada diariamente en las bases de datos.

Las principales limitaciones de los sistemas convencionales son:

• Gran rigidez a la hora de extraer datos: Centrándose en informes ya definidos y pre-generados, impide resolver las necesidades de información.
• Necesidad de conocimientos técnicos: Que la empresa no posee y por tanto, ha de subcontratar a consultoras externas.
• Largos tiempos de respuesta: Debido a la complejidad de la consulta de los datos, que expanden el tiempo de consulta. Dependiendo de algunos programas, esta consulta puede durar varias horas o días.
• Deterioro en el rendimiento del SI: Si la base de datos utilizada para generar informes o ratios es la misma que soporta el entorno operativo de la empresa, el funcionamiento de todo el sistema puede llegar a degradarse. Esto puede afectar y paralizar a todos sus usuarios.
• Falta de integración que genera islas de datos: Muchas empresas poseen distintos sistemas y programas. Estos se incorporaron a medida que se aperturaban los departamentos y se cubría nuevas necesidades. Por este motivo, sus bases de datos no suelen estar integradas, implicando la existencia de silos de datos.
• Datos erróneos, obsoletos o incompletos: La calidad de los datos siempre es un constante en las empresas. Sistemas y programas obsoletos generan un peor control del mantenimiento de la calidad de dichos datos.
• Problemas para adecuar la información al cargo del usuario: Se trata de permitir acceso a la información a quien lo necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible, no a todos.
• Ausencia de información histórica: Muchos datos almacenados en los sistemas operacionales están diseñados para llevar la empresa al día, pero no permiten contrastar la situación actual con históricos.

El Business Intelligence:

Se apoya en un conjunto de herramientas que facilitan la extracción, la depuración, el análisis y el almacenamiento de los datos generados en una organización, superando todas las barreras mencionadas con la velocidad adecuada para generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones de los directivos y los usuarios oportunos.

Business Intelligence, la herramienta de crecimiento empresarial

Toda empresa necesita un óptimo acceso a su información clave, que permita conocer el desarrollo de sus actividades. Tanto internas como externas, para seguir las pautas marcadas en sus planes de acción. Dicha información ha de permitir conocer qué está ocurriendo en el día a día. Detectando los factores que marcan la dirección de la empresa y el motivo por el que se producen.

Utilizar el Business Intelligence como herramienta de éxito supone, además, adelantarse a los acontecimientos, generando una mejor planificación de lo que va a ocurrir y adelantarse a las necesidades del cliente y del mercado, pues permite estudiar el pasado y el presente, para predecir el futuro comportamiento en operaciones y acciones tomadas con anterioridad gracias a modelos estadísticos y matemáticos.

Gracias a los históricos y la detección de factores de riesgo, los equipos de trabajo pueden actuar adelantándose a futuras necesidades de los clientes y del mercado, desarrollar acciones más eficientes y desarrollar planes de contingencia ante futuras eventualidades.

Y por supuesto, la mayor de las virtudes del Business Intelligence es ayudar en las decisiones claves de toda compañía para minimizar el riesgo futuro y asentar fuertes bases para la continuidad de la empresa, gracias al conocimiento de la información de la empresa y a la generación de previsiones y estimaciones futuras.

En definitiva, una solución Business Intelligence completa permite:

• Observar ¿qué está ocurriendo?: En mi empresa y su entorno.
• Comprender ¿por qué ocurre?: Los factores internos y externos que afectan a mi empresa y negocio.
• Predecir ¿qué ocurriría?: Mediante estimaciones realizadas a partir de los históricos de la empresa y del mercado.
• Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?: Generando pautas y proyecciones de comportamiento en las acciones que se van a realizar.
• Decidir ¿qué camino se debe seguir?: Gracias al conocimiento de la información de la empresa y a la generación de previsiones y estimaciones futuras.

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