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Las empresas, hasta para realizar las tareas más sencillas, implementan el uso de las aplicaciones, siendo posible trabajar mucho más rápido y con mayor eficacia. Pero, la utilización de todas las herramientas puede derivar en la formación de los “silos de datos” o “silos de información”.
¿Qué es un silo de datos?
El concepto de silos de datos aparece para referirse a la incapacidad de algunas empresas para trabajar eficientemente entre departamentos o todas las áreas que la conforman, a consecuencia de utilizar más aplicaciones de las necesarias o cuentas con exceso de información almacenada en los silos de datos.
Algunos ejemplos podemos verlos en: almacenamiento de archivos, servicios de atención al cliente, marketing en las redes sociales o campañas por correo electrónico.
Los silos de datos o silos de información se definen como: aquellos elementos aislados donde no se produce una transferencia de conocimientos dentro de la empresa.
La definición de la palabra viene del Inglés: los silos son grandes contenedores de forma cilíndrica donde se almacena el grano y representan elementos aislados.
Podemos definirlo como contenedores de almacenamiento de datos. El problema está en que muchas veces, cada área o departamento de la empresa dispone de su propio silo, dificultando así, la comunicación y facilitando la pérdida de información. Afectando así, a la eficiencia, productividad y toma de decisiones de la empresa.
No obstante, esto no significa que no se pueda llevar a cabo el uso de aplicaciones para la recabación de datos, sino que se debe encontrar la manera de interconectar todos los departamentos con herramientas que den respuesta a sus necesidades. Y con el tiempo, se ha visto que estas son las soluciones basadas en la nube.
¿Qué consecuencias tienen los silos de información?
Trabajar por dos
Si en tus herramientas ocasionan silos de datos, seguramente no te des cuenta que algún compañero/a haya ya hecho esa tarea o esté en proceso.
Al no disponer de esta información, hay el peligro de hacer tareas repetidas, perdiendo así, eficiencia y tiempo en la gestión.
Tomar decisiones sin basarse en datos
Para tomar decisiones, la utilización de datos y el análisis de estos es fundamental. Pero para ello, estos tienen que estar contrastados y verificados. Y por eso, tienen que ser datos de calidad.
Disponer de muchos datos no sirve de nada si estos no aportan información de valor a la empresa. A veces, es mejor tener pocos y de calidad, que no muchos y que no los puedas aprovechar.
Por esto, son tan importantes a la hora de tomar decisiones. Un dato perdido, puede conllevar a confusiones y errores, provocando una situación perjudicial para la empresa.
Debes plantearte tu alcance con vistas a un futuro a largo plazo, y no será posible si los datos se encuentran encerrados en los silos.
Perder oportunidades de ventas
Si quieres tener éxito como empresa, ''actúa rápido''.
Los expertos de marketing basan sus campañas en eventos determinados como visitas al sitio web, descargas de libros electrónicos, etc. Por otro lado, los mejores equipos de ventas reaccionan de inmediato cuando les llega un lead.
Ninguno de los dos departamentos podrá aprovechar este momento tan propicio, si los datos se quedan en silos separados, por lo que tus leads se perderán en el olvido.
No tener en cuenta la opinión del cliente
El cliente es la base de una empresa, por eso, se le debe cuidar.
Como empresa, debes comprender qué ocurre en cada interacción con el cliente y, sobre todo, qué se puede mejorar.
Si tu información está almacenada en distintas plataformas sin que se intercambien información entre las mismas, no podrás perfeccionar las interacciones ni tampoco la experiencia del cliente.
No priorizar ni coordinar
Nos encontramos ante el ‘’Quid de la cuestión’’.
Esta parte concierne no sólo a los silos de datos sino, a la organización de la empresa.
Como no hay un flujo de datos dentro de la organización, los trabajadores realizarán sus tareas completando sus proyectos y objetivos personales y no estarás fomentando un ambiente comunicativo.
¿Cómo gestionar los silos de datos o de información?
El objetivo de eliminar los silos de información es facilitar la cooperación, fomentando la colaboración para mejorar los flujos de información que tan valiosos son en el entorno empresarial.
Los silos de datos sí son posibles de evitar. Pero para poder evitarlos, es necesario realizar una evaluación de los procesos y personas de la empresa, para conseguir que la información fluya.
Los cuellos de botella serán el primer obstáculo a erradicar si queremos garantizar el correcto desarrollo de las tareas, así como, disponer de toda la información necesaria para llevar a cabo una actividad empresarial eficiente y productiva. Para ello necesitaremos:
- Sistemas de colaboración documental
- Sistemas de gestión empresarial.
De esta manera, nos facilitarán la compartición de datos e información entre las distintas áreas de la empresa para que estén interconectadas.
Las empresas hoy en día, deben estar preparadas para desarrollar una cultura de colaboración facilitando que el conocimiento de distintas áreas se traspase a todos los departamentos para alcanzar así mejor los objetivos, fomentando la comunicación y pudiendo ser capaces de identificar oportunidades para mejorar del negocio.
“Al eliminar los silos organizacionales, las compañías podrían conseguir la velocidad y la innovación tecnológica que llegarían en el siglo XXI”. Welch
Eliminar los silos de datos es poner en valor la creciente montaña de datos de tu empresa.
ERP vs Silos de datos
Tener los datos bien estructurados es sumamente importante para la empresa. Así, la organización será capaz de interpretarlos y utilizarlos lo mejor posible.
Al compartir los datos obtenidos por cada departamento, surgirán nuevos usos para los mismos que, a su vez, aportarán un valor, imposible de conseguir si la información se quedase restringida al conocimiento de un solo departamento.
En el mercado hay numerosos software comerciales que solucionan la problemática de la gestión documental para organizaciones industriales, así como, soluciones de Business Intelligence para una recopilación y análisis de datos mucho más eficiente.
Unos datos que no sólo te aportarán información relevante para una toma de decisiones más ágil, sino que te permitirán captar a potenciales clientes y fidelizar a los ya clientes.
¿Estás buscando una solución para sacar el máximo provecho de tus datos? Desde Saqqara estaremos encantados de ayudarte con una consultoría gratuita. Puedes contactar con nosotros en el siguiente enlace.
