Aplicaciones y utilidades del Business Intelligence

El Business Intelligence o Inteligencia de Negocio (BI) se define como el conjunto de metodologías, herramientas y tecnologías que permiten recopilar, depurar y transformar los datos en información. Gracias al BI obtenemos una información muy valiosa, tanto histórica como en tiempo real, que nos ayuda a tomar decisiones estratégicas y tácticas en nuestra empresa.

El objetivo final del BI es poder tomar mejores decisiones comerciales que permitan a las empresas aumentar sus ingresos, mejorar la eficiencia operativa y obtener una ventaja competitiva frente a la competencia. Para lograr ese objetivo, el BI incorpora una combinación de herramientas de análisis, gestión de datos e informes, así como diversas metodologías para gestionar y analizar dichos datos.

En los últimos años, el mercado de las herramientas de BI ha experimentado un importante crecimiento. Esto es debido a que proporcionan confianza a las empresas en medio de la incertidumbre que ha generado la transformación digital y la crisis económica. Por este motivo, los expertos en BI y Big Data recurren a soluciones tecnológicas para automatizar las tareas de recolección y análisis de la información, así como para trabajar de forma eficiente en la visualización de datos. También diversos departamentos de la empresa (Marketing, RRHH, Compras, Logística, etc.) hacen uso de estas plataformas para consultar información previamente tratada.

Aplicaciones prácticas del Business Intelligence

Tal y como acabamos de comentar, en la actualidad cada vez es mayor el número de trabajadores y departamentos que utilizan las plataformas de Business Intelligence debido al desarrollo de herramientas intuitivas y fáciles de utilizar. Éstas permiten a los usuarios consultar datos, crear visualizaciones gráficas y diseñar tableros.

Algunas de las aplicaciones o usos prácticos más habituales que podemos dar a una herramienta de BI o inteligencia de negocio en nuestra empresa son:

Mejora en la gestión de la facturación
Mediante el uso de una herramienta de BI podemos observar de forma sencilla toda la información sobre facturas impagadas, en curso o pendientes de emisión. De esta forma obtenemos datos de ingresos previsibles, posibles situaciones de falta de efectivo en caja, etc.

Control del absentismo
Al mantener nuestra base de datos actualizada, podremos obtener al instante informes sobre la evolución del absentismo discriminando por períodos de tiempo, trabajadores, departamentos, etc. Así es posible detectar cuáles son los motivos que han propiciado un incremento en los niveles de absentismo, como por ejemplo un mal liderazgo, falta de motivación, etc.

Optimización del inventario
Podemos contar en todo momento con informes actualizados y en tiempo real de la situación del nivel de inventario del almacén por tipos de productos. También podemos conocer la evolución de ventas para evitar posibles roturas de stock, mermas y pérdidas de productos.
Este es un importante beneficio para cualquier departamento de la empresa. Por ejemplo, los departamentos de Ventas y Atención al Cliente son más eficientes si conocen en todo momento el estado de los pedidos, un factor clave detrás del éxito de la experiencia positiva del cliente. O el área de Marketing, que tiene que programar el desarrollo, la introducción y la retirada de gamas de productos, lo cual depende totalmente de la previsión basada en la comprensión del inventario.

Fidelización de los clientes
En las aplicaciones de BI en tiempo real, los datos se analizan al mismo tiempo que se van generando, recopilándose y procesándose para brindar a los usuarios una vista actualizada de las operaciones comerciales, el comportamiento del cliente y otras áreas de interés. Además, los posibles problemas en la cadena de suministro, que tanto desfavorecen a nuestra imagen de marca, pueden ser detectados antes de que también causen daños financieros.

De esta forma se puede mejorar el proceso de fidelización de los clientes, ya que los gerentes de áreas comerciales podrán monitorear de manera más eficiente la experiencia del cliente.

Captación de nuevos clientes
Debido a que podemos disponer, de forma casi inmediata, de informes actualizados de la situación de potenciales clientes, podremos llevar a cabo un proceso de captación mucho más eficiente. El análisis de los datos de los clientes ayuda a que los esfuerzos de departamentos como Marketing, Ventas y Servicio de Atención al Cliente sean mucho más efectivos en la captación de nuevos clientes.

Las plataformas de BI han sido diseñadas para ayudar en la toma de decisiones operativas, permitiendo llevar a cabo acciones más rápidas sobre los problemas que puedan surgir durante el ciclo de ventas.

Detección y corrección de desviaciones presupuestarias
Una herramienta de BI es un elemento fundamental en la elaboración del presupuesto anual de una empresa, ya que alinea el proceso presupuestario con los objetivos estratégicos, aumentando de esta forma la solidez operativa y financiera de la propuesta, maximizando el valor para los accionistas. Gracias a esta herramienta podemos detectar las desviaciones presupuestarias y subsanarlas a tiempo y sin mayor repercusión.

Utilidades del Business Intelligence

Son muchas las utilidades que puede presentar una herramienta de Business Intelligence para pymes. Veamos a continuación algunas de las más comunes que ofrecen estas plataformas de BI.

• Posibilidad de conexión con BBDD o fuentes externas.
• Eliminación de datos duplicados o incorrectos para poder trabajar con ellos.
• Modificación de datos: separándolos, unificándolos, agrupándolos, reemplazando valores, modificando su formato, etc.
• Utilización de fórmulas de búsqueda.
• Combinación de múltiples archivos al mismo tiempo.
• Trabajo con Tablas Dinámicas y personalización de éstas. Visualización de datos en ellas.
• Trabajo con Gráficos Dinámicos y personalización de éstos.
• Modelación de datos.
• Relacionar y anexar varios archivos.
• Etc.

Por qué usar herramientas de Business Intelligence

Mediante el uso de herramientas BI o software de inteligencia de negocio podemos extraer información a partir de los datos para tomar decisiones empresariales tácticas y estratégicas. En la actualidad los programas de BI ayudan a empresas de todos los tamaños y tipos a dar forma y a comprender datos complejos, generando beneficios para la organización.

Los sistemas de BI se encargan del análisis avanzado de datos, una tarea que con anterioridad estaba reservada para especialistas y que hoy en día, y gracias a este tipo de herramientas, permite supervisar, consultar y analizar el futuro de la empresa a todos los departamentos de ésta. Además, el software de inteligencia de negocios nos proporciona la información que necesitamos para crecer, resolver problemas, recopilar todos los datos en un único lugar, predecir resultados, etc.

Existen una amplia variedad de herramientas de inteligencia de negocio en el mercado. Una de ellas es por ejemplo Sage Enterprise Intelligence, una solución de BI integrada en el sistema de gestión empresarial Sage. Esta herramienta ayuda a las empresas a reducir el tiempo invertido en realizar análisis y crear informes, y a tomar decisiones de manera rápida y eficaz. De esta forma todos los usuarios pueden analizar los datos y acceder a ellos de manera autosuficiente, eliminando la necesidad de tener que utilizar distintas herramientas y conocimientos especializados, y reduciendo el tiempo de toma de decisiones.



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