Ventajas de la automatización de facturas

La automatización en la gestión de las facturas recibidas, enmarcada dentro del proceso de digitalización de los documentos de una empresa, ofrece una amplia gama de ventajas a empresas de todos los sectores y tamaños, ya que permite mejorar la eficiencia del proceso, ahorrando tiempos y eliminando posibles errores en su ejecución. La contabilidad automatizada es una gran herramienta de productividad y eficiencia que ayuda sobre todo a empresas con un volumen alto de transacciones comerciales.

Para llevar a cabo la automatización de facturas y disfrutar de las múltiples ventajas que ofrece, es preciso disponer de un software adecuado que nos permita completar esta tarea de forma óptima. De esta forma podremos automatizar todo el proceso de facturación para que las facturas se envíen directamente a los clientes recurrentes, de acuerdo con una serie de parámetros establecidos, y sin tener que hacer nada de forma manual. Este tipo de herramientas tecnológicas son fáciles y rápidas de implementar, accesibles, y permiten tener total visibilidad, trazabilidad y control de nuestras cuentas.

De esta forma mejoramos la productividad y el rendimiento de nuestra empresa. Una nueva tecnología necesaria en cualquier empresa, que además de brindar eficacia, ayuda a ahorrar dinero.

Veamos a continuación como este proceso de automatización de la contabilidad de nuestra empresa puede ayudarnos a mejorar los procesos y qué ventajas nos ofrece su utilización.

En qué consiste la automatización de facturas

Si no disponemos en nuestra empresa de un elemento que permita automatizar la contabilidad podremos encontrarnos con los siguientes problemas:

• Depender del factor humano y, por consiguiente, de la presencia de errores.
• Pérdida de liquidez por retraso en el cobro, por pagos duplicados o por sanciones.
• No poder visibilizar lo que ocurre con cada documento.
• Tensionar la relación con algunos proveedores.
• Contar con empleados desmotivados debido a la realización de tareas repetitivas que no son productivas, como es el caso de la facturación.

La automatización de facturas se basa en la utilización de un software de gestión que nos permite procesar todas las facturas de forma automática, sin ningún tipo de intervención manual, lo que consigue que podamos eliminar cualquier tipo de error de origen humano en su ejecución.

Existe una amplia variedad de diferentes softwares de automatización en el mercado para que las empresas sean más eficientes en su día a día, aunque todos funcionan de forma similar, permitiendo que solo tengamos que introducir los datos necesarios en cada factura, así como la frecuencia o fechas en las que éstas deben ser emitidas, encargándose el programa de hacer el resto.

Saber cómo automatizar y digitalizar la gestión documental gracias a la utilización del software adecuado puede llegar a permitir un ahorro de tiempo de hasta el 50% en el flujo de trabajo.

Beneficios de la automatización de facturas

Los beneficios que ofrece el automatizar el proceso de facturación de una empresa son muchos. De forma semanal, mensual o anual tenemos que realizar las mismas facturas, con los mismos importes, una y otra vez. Llevar a cabo esta tarea tediosa y repetitiva, donde solo cambia la fecha y el número de factura, nos hace perder mucho tiempo. Veamos a continuación cuáles son las ventajas más significativas de automatizar el proceso de facturación en nuestra empresa:

1. Mejora en el proceso de captura y clasificación de facturas. Las soluciones tecnológicas de automatización y digitalización de facturas permiten capturar los documentos sin importar el formato (papel escaneado, correo electrónico, imágenes, etc.) ni la vía por la que nos llegan.
2. Agilización en los procesos de pago. Se reduce el tiempo de tratamiento y validación de las facturas de proveedor. Si procesamos las facturas de forma manual podemos tardar muchos días en llevar a cabo esta tarea. Al automatizar el proceso este tiempo se reduce de forma radical consiguiendo tener una mejor previsión de pagos y de la liquidez que vamos a disponer.
3. Aprobación de las facturas con workflows de validación inteligentes. Aprobar facturas manualmente es muy complejo y consume mucho tiempo. Los softwares de automatización cuentan con workflows de validación inteligentes que permiten redireccionar la factura una vez que ha sido escaneada, a través de flujos de validación adaptados a cada empresa.
4. Eliminación de todos los errores humanos de procesamiento de facturas. Existe una amplia diversidad de errores humanos que se evitan al no realizar este proceso de forma manual y al utilizar un software de automatización de facturas. Éste cuenta con el apoyo de la tecnología de Inteligencia Artificial que permite elaborar patrones de aprendizaje y detectar cualquier error.
5. Incremento de la productividad y eficiencia del departamento financiero. El proceso manual de facturación puede llegar a ser muy tedioso para las personas que estén encargadas de éste. La automatización de las facturas de proveedores permite liberar al equipo de estas tareas redirigiendo sus esfuerzos hacia tareas de mayor valor agregado. Al automatizar mejoramos la productividad de los trabajadores.
6. Ahorro de costes. La mejora de la productividad va ligada al ahorro de costes. Podremos obtener más por menos porque cada trabajador se dedica a hacer la tarea que le compete, destinando los recursos a tareas más creativas y automatizando todo el trabajo rutinario. Consecuencia directa de todo ello es también un aumento de la competitividad de la empresa.
7. Acceso a los documentos y a la información desde cualquier lugar en cualquier momento. Al contar con las facturas de proveedores digitalizadas podremos recopilar datos en tiempo real. De esta forma, el director financiero tiene total control de las cuentas y puede tomar decisiones estratégicas informadas en base a estos datos aportados.
8. Búsqueda rápida y sencilla de los documentos archivados. Al automatizar las facturas nunca perderemos el control del proceso y siempre podremos acceder a todos los documentos en caso de que sea necesario. Las herramientas de automatización escanean la factura, la digitalizan y automatizan su validación, archivando esos documentos digitalmente.
9. Mejora en la relación con proveedores. Ya que al automatizar el proceso se evitan retrasos en los pagos y las posibles multas que esto conlleva, además de evitar también dañar nuestra relación con el proveedor.
10. Visibilidad y trazabilidad de cada factura y de todo el proceso. Al digitalizar las facturas y automatizar su procesamiento obtendremos total visibilidad del proceso. La herramienta nos mostrará en todo momento en qué etapa del proceso está una determinada factura, así como llevar a cabo un registro minucioso de todas las acciones que se hicieron en cada factura, sabiendo quién lo hizo, qué día y a qué hora. De esta forma se obtiene una total trazabilidad en todos los documentos para detectar cualquier problema o error que pueda surgir.

Software de gestión empresarial para automatizar facturas, Sage Contabilidad y Facturación

Por todo lo que acabamos de ver, es imprescindible que las empresas automaticen su proceso de facturación para incrementar su productividad y disminuir sus costes. Para ello se hace imprescindible la utilización de un software de gestión empresarial que nos permita automatizar las facturas a la vez que optimizamos nuestros procesos internos y conseguimos mejores resultados, haciendo que nuestra empresa gane en liquidez y rentabilidad y que nuestros clientes se sientan más satisfechos.

El software Sage Contabilidad y Facturación está diseñado para los gerentes de pequeñas empresas y autónomos que operan en cualquier industria, desde servicios profesionales hasta construcción y venta mayorista y minorista. Esta herramienta permite gestionar la facturación de nuestra empresa y la contabilidad de forma totalmente automatizada. De esta forma podemos crear y enviar facturas, rápida y fácilmente, rastrear el flujo de caja, automatizar la administración, capturar gastos y mucho más.

Esta herramienta multiusuario nos permite facturar y cobrar de forma sencilla. Podremos enviar nuestras facturas o presupuestos personalizados sin límites inmediatamente después de visitar o terminar un trabajo para vender más o cobrar rápido. Además, la útil App gratuita nos avisa de cada factura que vence en tiempo real y nos permite descargar automáticamente los cobros y gastos conectándose con nuestro banco de forma segura. Evitaremos cualquier tipo de error al llevar la contabilidad completamente automatizada.

Sage Contabilidad y Facturación funciona en la nube, por lo que no es necesario instalar nada, simplemente accederemos al producto a través de su navegador de Internet.

En Saqqara ayudamos a las empresas a implementar y mejorar su proceso de automatización en la facturación gracias a la instalación de programas como Sage Contabilidad y Facturación. De esta forma resolvemos de forma proactiva sus necesidades, ayudando a controlar la trazabilidad de cada factura, consiguiendo que la empresa sea mucho más productiva y rentable. En Saqqara sabemos cómo ayudar a las empresas mediante la utilización de las más novedosas soluciones de gestión empresarial.