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Todavía suele ser frecuente que las empresas almacenen toda la información (albaranes, contratos, facturas…) de forma impresa y en archivadores. El hecho de guardar toda la información en papel requiere un gran espacio de almacenaje y una organización impecable para evitar la pérdida de documentos importantes. Sin embargo, guardar la información en papel puede sufrir algunos riesgos físicos si se produce un incendio o un escape en una tubería, lo que puede destruir la información de forma irreversible.
Gracias a la digitalización, las probabilidades de pérdida de información se han visto considerablemente reducidas, al igual que los problemas de espacio. Es por esto que, actualmente, el 64% de las empresas españolas ha digitalizado al menos la mitad de sus documentos, según un estudio de Kyocera.
¿Por qué deberías apostar por la digitalización de documentos en tu empresa?
Con la aparición de las nuevas tecnologías y la transformación digital de las empresas se ha visto que los datos son imprescindibles, puesto que les ayudan a obtener información relevante para crear estrategias más eficientes, que les garantizan el cumplimiento de sus objetivos. Sin esta información, las compañías modernas no podrían funcionar, puesto que estos les aportan valor económico, legal, fiscal y competitivo.
Sin embargo, todavía queda un largo camino por recorrer. Como hemos comentado al principio del post, el 64% de las empresas españolas sólo ha digitalizado la mitad de sus documentos. Esto significa que el 36% restante, no ha digitalizado ni una cuarta parte de su información, almacenándola todavía en formato papel. Apostar por la digitalización en los documentos, además, también supone un ahorro de costes en materiales y una mejora en los procesos.
Almacenar en papel los documentos puede ocasionar que se guarden demasiado tiempo acumulando una cantidad innecesaria de información, que ésta se extravíe, que no se cumplan con los requisitos legales de disposiciones y mantenimiento de registros, suponiendo un incumplimiento de la Ley de Protección de Datos. Sin duda, la falta de una adecuada gestión documental puede suponer para tu empresa:
- Exceso de costes.
- Exceso de archivos e información no esencial.
- Pérdida de tiempo en la búsqueda de información no etiquetada o mal archivada. Este es uno de los principales problemas de acumular información.
- Destrucción de muchos registros a consecuencia de no disponer de una adecuada gestión de expedientes.
- Pérdida de información al traspapelarse archivos.
La digitalización puede resolver problemas como: la falta de espacio con almacenaje ilimitado, una organización más eficiente, acceso inmediato a la información, control de acceso a la información (se pueden regular los accesos a la documentación), ahorro de costes (papel, tinta, impresoras, espacio…) o incluso, reducción del uso de papel, contribuyendo a preservar el medio ambiente.
Proceso de digitalización de documentos
A muchos CEO’s o Directores Financieros, cuando piensan en digitalización de documentos les viene a la mente archivos excels (sobre todo en facturación) o el escaneo de documentos para convertirlos en PDF. Este es un proceso que con la llegada de los software de gestión empresarial ERP y los CRM se ha superado, llevando la digitalización y escaneo de documentos a otro nivel.
Ahora existen diversas soluciones que hacen posible la digitalización en las diversas áreas de la empresa: Contabilidad, Facturación, RR.HH., Gestión Comercial, etc. Este tipo de soluciones permiten realizar todo tipo de tareas y almacenar toda la documentación necesaria en la nube, asegurando un almacenamiento totalmente seguro.
Estas soluciones, además, se integran con ERPs como Sage 200, por lo que la sincronización de los datos está asegurada. Esta conexión contribuye a reducir el tiempo de búsqueda de la información, aumenta la eficiencia y la productividad y fomenta el trabajo colaborativo. De este modo, se evita la pérdida de información o la necesidad de tener que imprimir todo tipo de documentos relevantes.
Además, gracias a las soluciones de digitalización y a los ERP, es posible potenciar el teletrabajo. Cualquier empleado podrá acceder a la información necesaria, según los permisos de acceso que posea, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Para la Dirección de la empresa, disponer de un ERP y soluciones conectadas para la digitalización, proporciona una visión global de lo que está sucediendo en los distintos departamentos de la empresa y permite trabajar en estrategias alineadas que les ayuden a asumir sus objetivos.
Sage 200, solución ideal para la digitalización de documentos
Nuestra solución Sage 200 permite la integración de soluciones conectadas para disponer de un ERP personalizado y que cubra con las necesidades de tu empresa.
Disponemos de soluciones integrada para gestión documental, como por ejemplo, para la contabilización automática de facturas. Con esta solución para la automatización de procesos documentales, podrás escanear tus facturas y en cuestión de segundos, obtener de forma automática los asientos contables correspondientes en tu ERP.
Contabiliza automáticamente tus facturas, minimiza errores y optimiza tu tiempo utilizando una solución para la gestión contable. Además, con Sage 200 podrás tener toda tu información en una única plataforma y en la nube para que puedas acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier sitio.
Una solución ideal para aquellas empresas que quieren expandir su negocio apostando por la transformación digital, mejorando su gestión documental para la obtención de datos e información de valor, que les ayude a conseguir sus metas.
No te olvides de la seguridad documental
Un factor muy importante y que no puedes obviar durante el proceso de digitalización documental de tu información, es la seguridad.
En este post que publicamos hace unos cuantos días sobre seguridad documental, encontrarás toda la información necesaria para garantizar la integridad de tus documentos y controlar la difusión de cualquier información dentro y fuera del entorno de la empresa.
¿Estás preparado para digitalizar todos tus documentos? Para más información o ayuda puedes contactar con uno de nuestros consultores. Ellos te resolverán todas tus dudas.
