Volver a Saqqara Blog
Tomar medidas de seguridad documental en una empresa es clave para garantizar la integridad de los documentos y controlar la difusión de cualquier información dentro y fuera del entorno de la empresa.
Con el avance y la consolidación de las nuevas tecnologías, cada vez es más frecuente en las empresas disponer de documentos en versión digital. Aunque en un principio disponer de la información en formato digital puede mejorar la organización de los documentos e incrementar la eficacia del equipo al facilitar la búsqueda de la información, pueden existir brechas de seguridad que pongan en peligro la documentación de la empresa.
En un contexto donde los ciberataques suponen una amenaza para la seguridad documental en las empresas, es fundamental implementar medidas de seguridad que controlen tanto los accesos internos como externos con el fin de mantener el control y la seguridad en todo momento.
En el post de hoy, queremos mostrarte algunas de estas medidas que puedes aplicar para garantizar la seguridad de tu documentación.
Seguridad documental para pymes
Contar con sistema de gestión documental mejora la seguridad de la información empresarial y, como consecuencia, contribuye a ganar agilidad en la realización de tareas y supone un incremento en la eficiencia empresarial.
Sin embargo, para garantizar la seguridad de toda la información es importante que la organización se muestre comprometida con la seguridad, garantizando la confidencialidad de los documentos, preservando la integridad de los archivos y considerando la disponibilidad de cada documento según el perfil que pueda acceder a ella mediante un sistema de autenticación.
Para ello, es importante que desde la empresa se conozca el ciclo de vida de cada documento para que pueda darse un incremento de la productividad gracias al uso de un gestor documental.
Conociendo el workflow de cada documento, como por ejemplo las facturas, es posible asignar responsabilidades, seguir un proceso previamente fijado y cumplir los tiempos dedicados a esta tarea, conservando los documentos en su correspondiente repositorio. De este modo, se puede almacenar la información necesaria gracias al gestor documental y potenciar esa seguridad.
No obstante, para garantizar la seguridad de toda la información confidencial perteneciente a la empresa, es importante que ésta no esté en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible, a la par que seguro.
De esta manera, se evita el flujo ineficiente de información y el almacenamiento en carpetas de red y otras herramientas que no son seguras y pueden provocar incidentes con información confidencial.
Además de garantizar la seguridad interna, los gestores documentales ayudan a proteger la información ante cualquier tipo de incidencias externas, como por ejemplo, rotura de equipos, ataques informáticos o robos, entre muchos otros, y recuperarla cuando sea necesario.
Beneficios de disponer de un gestor documental
Los gestores documentales no sólo nos ayudan a mantener la información y documentación de una empresa segura, sino que también ayudan a maximizar la productividad y la eficiencia en el día a día de ésta.
Ahorro de espacio y tiempo
Gracias a la digitalización las pymes pueden ahorrar en almacenamiento de papel y gestionar toda la documentación con soporte digital. Esto agiliza la gestión de tareas y el ahorro de espacio físico. Además, también se puede ahorrar tiempo porque facilitan el indexado de contenido de los documentos y la búsqueda de conceptos.
Potencia la movilidad
El acceso a la información desde cualquier dispositivo facilita el trabajo y potencia la productividad. Además, gracias a un gestor documental se puede agilizar la toma de decisiones y compartir información con el equipo.
Gestionar permisos
Podrás restringir el acceso a tu información. Decide quién puede verla, editarla, compartirla o descargarla, lo que garantiza la seguridad de los documentos. Gestiona todos los accesos para llevar un control más exhaustivo de la información.
Trazabilidad
Un gestor documental mejora la trazabilidad de la documentación, por lo que es posible llevar a cabo un seguimiento exhaustivo de los documentos y de las personas que han podido acceder y han realizado modificaciones.
Amplía tu ERP con la solución de gestor documental de Saqqara
En Saqqara ofrecemos la posibilidad de hacer crecer el ERP con soluciones integradas que permiten personalizarlo y adaptarlo a las necesidades de cada empresa. Una de estas soluciones es la seguridad documental.
Con la obtención de Sage 200 podrás contar con herramientas de captura, orden, clasificación, búsqueda, selección, manipulación y seguimiento de la documentación.
La gestión documental de Sage 200 soluciona el almacenamiento y la administración de la documentación generada y/o recibida en una empresa u organización, estructurando su clasificación y ubicación.
¿Estás interesado en obtener nuestro gestor documental? En el siguiente enlace podrás contactar con uno de nuestros consultores, éste te dará toda la información necesaria sobre cómo puedes integrar esta solución en tu software de gestión empresarial.
