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Los sistemas de gestión documental (DMS - Document Management System) se están transformando en un elemento clave para las empresas. Su uso se ha convertido en una clara ventaja competitiva ya que se puede gestionar una gran cantidad de documentos con más agilidad.
Cada movimiento en las empresas genera una documentación que hay que archivar. Por eso, es habitual que una gestión documental óptima, sea una asignatura pendiente para las empresas.
Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.
5 factores de la gestión documental que contribuyen a una estrategia óptima
Un software de gestión documental contribuye a la ejecución de una estrategia empresarial más adecuada gracias a la agilidad y la flexibilidad que aporta en el trabajo diario.
Utilidad para todos los departamentos
Al integrar una solución de gestión documental y sustituir los documentos de papel por archivos digitalizados, hace que la herramienta sea útil para todos los departamentos de la empresa.
Por otro lado, para los miembros de la organización será más fácil localizar y consultar los documentos que necesiten. Los profesionales del departamento de Informática podrán disponer de un repositorio para almacenar toda la información que requieren en su trabajo diario, como por ejemplo, procedimientos de acceso, copias de seguridad, diferentes versiones de documentos, etc.
Si la intención en la estrategia es integrar un DMS con el ERP de la organización, se beneficiarán todos los departamentos, ya que trabajarán todos bajo el mismo repositorio de documentación.
Esta integración de ambas herramientas, permite asociar la información a cada uno de los proyectos y poder disponer de ella en cualquier momento. Esto agiliza el trabajo diario y evita tener que acudir a otro software para la búsqueda de esta información.
Facilidad del trabajo
La continua evolución y mejora de las tecnologías, ha llevado a que se pueda estar conectados en cualquier momento del día y en cualquier parte del mundo.
Además, con los sistemas de gestión documental es posible que varios integrantes de la organización puedan trabajar a la vez. De este modo, se pueden compartir ideas e información de forma más sencilla y rápida.
Estandarización de documentos y cumplimiento de la normativa ISO
Si trabajas con un DMS, el cumplimiento de normativas de seguridad, como por ejemplo la Ley de Protección de Datos (LOPD) queda cubierto a través de un acceso controlado al lugar de almacenamiento.
En cuanto a las normativas ISO, un sistema de gestión documental cumple con varias de las condiciones básicas para adquirir esta certificación, pero en este caso, la empresa tiene que pasar por un proceso específico para poder adquirirla.
Tras valorar cómo afecta la normativa, las empresas tienen que aplicar esas normas en sus procedimientos habituales para que sus actividades se realicen de manera correcta. Es por eso que es recomendable - y necesario- disponer de una metodología para la implementación de este tipo de herramientas.
Agilidad: documentos siempre disponibles
Los sistemas de gestión documental almacenan toda la información procedente del trabajo diario de la organización en una ubicación central. La empresa, además, podrá decidir quién tendrá acceso a dichos documentos. Con un acceso rápido y seguro, se puede reducir el tiempo de búsqueda de información y documentos.
Gracias a un DMS se pueden controlar las tareas completadas y las que no, e incluso, automatizar tareas repetitivas.
Evita la duplicidad de documentos
Mediante un sistema de gestión documental, se produce una digitalización de todos esos documentos que se usaban en papel. De esta forma, no es necesario crear distintas copias del documento para distribuirlas en la organización.
Los documentos se pueden guardar de manera electrónica en un ‘depósito’ centralizado donde estará disponible en todo momento y para según roles de usuarios.
Con todo ello, hace que los equipos consigan un ahorro de tiempo y sobretodo en dinero (impresiones, recursos, etc.).
Software de gestión documental Sage 200: clave para la digitalización
El software Sage 200 dispone de un módulo de gestión documental con el objetivo de poder agilizar y automatizar los procesos documentales en departamentos financieros y despachos.
Gestiona la documentación generada y la recibida en una empresa, estructurando su clasificación, ubicación y archivo. Y dispone de herramientas de búsqueda, selección, manipulación y seguimiento de la documentación.
Además, permite contabilizar las facturas con un 100% de fiabilidad. De este modo, se puede:
- Minimizar errores en la gestión de facturas.
- Disminuir costes asociados.
- Aumentar el grado de colaboración en el equipo.
- Mejora de procesos.
- Acelerar la transformación digital.
Otra importante funcionalidad de Gestión de Documentos es la búsqueda por el contenido. Al realizar una captura de un listado de un documento, el programa realiza un barrido de todo el texto que se incluye de forma automática. Esta funcionalidad, agiliza la búsqueda de información específica.
Saqqara Informática, es Partner Platinum de Sage y estamos a tu disposición para asesorarte en todo lo necesario en la elección e implementación de tu ERP. Puedes contactar con nosotros en el siguiente enlace.
