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Cada vez son más los despachos profesionales que han decidido apostar por acelerar la digitalización de su negocio con el objetivo de ser más eficientes, de prestar un servicio de mayor valor para sus clientes y de agilizar los procesos internos. La digitalización se ha convertido en una prioridad para los despachos profesionales en los últimos años.
Este proceso de digitalización se ha visto acelerado por la necesidad urgente, que ha surgido durante la pandemia, de contactar vía telemática tanto con proveedores como con clientes. Un cambio de escenario en el que resulta prioritario establecer claves concretas para poder adaptarse a lo que esta nueva etapa trae aparejada para cualquier despacho profesional. Este escenario reafirma aún más la importancia de la necesidad de digitalizar los despachos profesionales, sobre todo si se tiene en cuenta que los nuevos clientes responden a un perfil mucho más tecnológico e informado que hace unos años.
Los diversos programas o software para despachos profesionales son la herramienta que permite automatizar al máximo las tareas cotidianas y afrontar con éxito los retos más relevantes de la digitalización. La implantación de estos programas requiere de un conocimiento y experiencia del sector tecnológico, así como del sector de los despachos profesionales. Por ello es fundamental ponerse en manos de expertos profesionales en procesos de digitalización para poder llevar a cabo esta tarea de forma óptima.
Principales retos de la digitalización de despachos profesionales
Veamos a continuación cuáles son los principales retos a los que nos enfrentamos a la hora de digitalizar un despacho:
1. Poder atender el volumen de trabajo de forma más eficiente
Las herramientas digitales nos permiten automatizar muchas tareas repetitivas que realizamos en nuestro día a día y que nos llevan mucho tiempo. Al mismo tiempo nos permiten reducir errores y centrarnos en ser más eficientes gestionando datos y flujos de trabajo, ganando velocidad y optimizando el tiempo.
2. Poder adaptarnos a los cambios normativos de forma ágil
La adaptación inmediata a los cambios normativos es una prioridad en cualquier despacho profesional ya que la Administración introduce cambios de forma constante que afectan a las tareas diarias de los despachos.
Por este motivo apostar por un software actualizado constantemente, que garantice la adaptación inmediata a la normativa, es una de las claves para la eficiencia de un despacho profesional, algo que le puede ahorrar mucho tiempo, además de posibles errores.
3. Plantear opciones de futuro para seguir creciendo
La tendencia actual es la digitalización de los despachos, lo que aporta velocidad, centralización y automatización de tareas y funcionalidades. Esto nos permite al mismo tiempo poder abrir nuevas vías de negocio e incrementar nuestra productividad y rentabilidad. Una de las claves es elegir un software de gestión que incluya opciones de gestión documental, gestión de notificaciones electrónicas, presentación de afiliaciones a la Seguridad Social, presentación de impuestos, etc. De esta forma se obtiene una alta rentabilidad utilizando herramientas que centralizan toda la información.
4. Conseguir fidelizar al cliente y ponerle en el centro de la estrategia
Una buena relación con el cliente es la base de cualquier negocio y vital para su viabilidad y crecimiento. La pandemia nos ha obligado a establecer nuevas formas de intercambio de información con nuestros clientes, imponiendo flujos de trabajo marcados por la digitalización.
Que el cliente se sienta siempre cómodo y atendido, asegurándonos de que está satisfecho con los servicios prestados, es el nuevo enfoque en la relación. Un modelo donde prima la inmediatez y la eficacia para poder ser competitivos. Facilitar el intercambio documental digital con los clientes ayuda a ganar tiempo, tanto al despacho como al propio cliente.
Beneficios de la digitalización de despachos profesionales
La digitalización proporciona muchos beneficios a los despachos profesionales, mejorando su eficiencia y rentabilidad. Veamos a continuación algunos de los beneficios más significativos del proceso de digitalización de un despacho:
• Mejora de la gestión de tareas. Al digitalizar mediante un software acorde a nuestras necesidades podremos organizar los procesos del despacho profesional de forma mucho más eficiente y gestionar a nuestros empleados de forma organizada.
• Agilización de los procesos del despacho. Contar con un software especializado en gestión de despachos profesionales nos ayuda a poder realizar los procesos de forma más rápida y organizada.
• Control en tiempo real. Muchas de las soluciones para despachos que existen actualmente en el mercado, al estar en la nube, trabajan con información en tiempo real siempre actualizada. Esto nos permite consultar cualquier dato necesario sin esperas, agilizando los procesos, lo que nos ayuda en la toma de decisiones y en la elaboración de planes estratégicos que nos lleven a cumplir nuestros objetivos.
• Captación de clientes para el despacho. El disponer de un entorno digital se ha convertido en algo indispensable para que un negocio capte clientes. La presencia en los medios digitales nos ayuda a llegar a un gran número de clientes potenciales.
• Deslocalización. La digitalización nos permite asegurar el servicio bajo a cualquier circunstancia y no depender de un lugar físico para acceder a la información. Al mismo tiempo, permite aumentar el alcance de nuestros servicios a clientes totalmente digitales, y también a clientes que se encuentren separados de nosotros por grandes distancias.
• Aprovechamiento del poder de la nube. Debido a que las aplicaciones en la nube tienen acceso a servidores mucho más potentes que a los que pueden acceder las pymes, estas aplicaciones son capaces de automatizar tareas que tradicionalmente se han hecho a mano. El poder de la computación en la nube nos ofrece la posibilidad de realizar tareas tales como extracción de datos de facturas con una exactitud cercana al 100%, automatización de la creación de asientos contables, automatización del proceso de conciliación bancaria, cumplimentación automática de impuestos, etc..
Cómo llevar a cabo la digitalización de los despachos profesionales
PA la hora de implantar un sistema que nos permita digitalizar nuestro despacho profesional deberemos llevar a cabo las siguientes tareas:
• Definir los objetivos. Es necesario definir los objetivos que queremos lograr gracias a la digitalización, diferenciando los objetivos a largo y a corto plazo. Es importante tener en cuenta que la transformación digital debe llevarse a cabo de forma progresiva para facilitar la adaptación de los equipos de trabajo y de los clientes.
• Establecer una estrategia para nuestro despacho. Una vez que hayamos fijado los objetivos hay que identificar cómo queremos alcanzarlos y qué acciones debemos realizar para ello. Es conveniente analizar las herramientas tecnológicas que existen en el mercado y estudiar cuáles son las que mejor se ajustan a nuestras necesidades y objetivos. Es importante establecer horizontes temporales en los que queremos cumplir cada acción, lo que nos ayudará a llevar a cabo la transformación digital de una forma más organizada y efectiva. También es recomendable que nos dejemos asesorar por expertos que cuenten con la experiencia necesaria en procesos de digitalización de despachos profesionales.
• Implementación de la estrategia. Una vez tenemos definida la estrategia a seguir deberemos implementarla. Para ello hay que definir los responsables de cada acción y mantener un control sobre el cumplimiento de éstas. Durante esta fase deberemos también implementar el software que hayamos elegido para mejorar el funcionamiento de nuestro despacho. Es recomendable desarrollar esta fase de forma progresiva, ya que realizar muchos cambios de golpe en la forma de trabajar pueden resultar contraproducente en el rendimiento de los empleados.
• Análisis y rectificación. Hay que analizar y medir el resultado de las acciones realizadas, ya que el proceso de digitalización puede requerir de rectificaciones en aspectos puntuales. Analizar los resultados y compararlos con los anteriores a la digitalización del negocio nos ayudará a valorar las mejoras que este proceso ha aportado y a medir la rentabilidad de la inversión realizada.
En Saqqara, empresa consultora de referencia, nos encargamos de prestar todo tipo de servicios de digitalización, ofreciendo un asesoramiento completo y personalizado para cubrir las necesidades digitales de cada despacho profesional.
En Saqqara, Máster Partner Platinum de Sage, preparamos un completo proyecto de digitalización, gestionando la tramitación de ayudas, para que los despachos profesionales no tengan que preocuparse por nada. Apoyamos a pymes y autónomos en su proceso de digitalización, ofreciendo todo tipo de soluciones que les hagan crecer y ser más competitivos, aumentando sus competencias digitales. Además, somos especialistas implantando las ERPs de Sage para la digitalización de despachos profesionales, ayudándoles a mejorar su productividad y rentabilidad.
Contar con el asesoramiento y el acompañamiento adecuado durante este proceso de digitalización, de mano de profesionales con una amplia experiencia en el sector, es un factor clave y diferenciador. El futuro en la gestión de cualquier despacho profesional pasa por la incorporación de nuevas herramientas digitales que le permitan optimizar la gestión de todos sus procesos. En Saqqara sabemos cómo ayudar a los despachos a incrementar su eficiencia gracias al uso de las más novedosas soluciones de gestión empresarial.
