Ventajas de la conciliación bancaria automatizada en despachos

Llevar a cabo el proceso de conciliación bancaria en una empresa no es obligatorio pero sí que es altamente recomendable para controlar de forma eficaz la contabilidad y las finanzas.

Realizarlo de forma periódica conlleva un amplio abanico de beneficios para la empresa, como por ejemplo poder llevar la contabilidad al día, contar en todo momento con información básica de nuestro estado de tesorería para tomar decisiones de forma correcta y gestionar los recursos económicos adecuadamente. La conciliación bancaria ayuda por lo tanto a tener una imagen fiel de un negocio.

Mediante la conciliación bancaria comparamos los apuntes contables que la empresa tiene registrados de su cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco proporciona a través del extracto bancario. De esta forma podemos justificar todos los movimientos bancarios enlazándolos con su operación correspondiente.

La periodicidad de la conciliación bancaria suele ser mensual, aunque esto dependerá de cada empresa, ya que hay algunas que prefieren acortar este periodo y otras hacerla por ejemplo de forma trimestral, todo depende de las necesidades específicas de cada negocio.

¿Qué se necesita para llevar a cabo la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria puede llevarse a cabo de forma manual, que es la clásica con papel y bolígrafo o en una hoja de cálculo, o bien de forma automática mediante algún software que se conecte con los programas de facturación y contabilidad de las empresas.

Antes de comenzar un proceso de conciliación bancaria de forma manual es necesario tener la contabilidad de la empresa al día, pero también necesitaremos disponer de:

• Los extractos bancarios que envía el banco mensualmente.

• Los movimientos mensuales de la cuenta o cuentas bancarias: facturas emitidas y recibidas, tickets, cheques emitidos y cobrados, depósitos recibidos, efectivo retirado….

• La conciliación bancaria del periodo anterior para comprobar el saldo final y los ajustes pendientes.

En el caso de realizar la conciliación bancaria de forma automática tan solo será necesario que nos conectemos al banco desde el software de contabilidad para importar el extracto bancario. Para ello es esencial que hayamos utilizado este software para generar todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, y para subir los tickets.

El proceso de conciliación bancaria es sencillo, tanto la empresa como el banco registran todos los movimientos en un libro auxiliar.

De forma mensual el banco envía a cada cliente un estado de cuenta o extracto bancario en el que se detallan todos los asientos realizados.

Posteriormente se realiza una verificación en la que se revisa y comprueba uno a uno cada movimiento que la empresa ha registrado, comparándolos con los del banco, comprobando si coinciden o no y si es así, determinando cuál es la causa de la diferencia. Realizar este proceso de forma manual no es complejo pero puede llegar a ser muy laborioso en función del volumen de actividad que tenga la empresa.

Conciliación bancaria manual o automática

Como hemos comentado anteriormente, el proceso de conciliación bancaria puede llevarse a cabo de forma manual o de forma automática. En función de la cantidad de apuntes contables que tenga una empresa puede interesar más hacerlo de una manera u otra.

Conciliación bancaria manual

Se puede llevar a cabo con una simple hoja de cálculo o en papel. En este caso la empresa anota todos los movimientos que realiza, tanto bancarios como de facturación, y los compara con los apuntes bancarios para ver si ambos coinciden. Para ello hay que comenzar comprobando el saldo inicial y el saldo final, y si observamos que existe alguna diferencia deberemos revisar y verificar los movimientos, señalando todas las operaciones que tengan algún error y averiguando a qué se debe el descuadre.

Las causas más comunes de este descuadre de movimientos suelen ser un despiste a la hora de contabilizar algún movimiento o que hayamos anotado un cobro o pago que el banco todavía no haya recogido.

Este procedimiento, que en principio es sencillo, suele llevar mucho tiempo y por este motivo es más que recomendable efectuar la conciliación bancaria de forma automática.

Conciliación bancaria automática

En la actualidad cualquier empresa tiene la posibilidad de realizar la conciliación bancaria de forma automática mediante un software de contabilidad que automatice el proceso de sincronización bancaria.

Gracias a estos programas que permiten realizar la conciliación bancaria automática, los cobros y pagos de la empresa quedan registrados automáticamente, asociándose a las facturas y gastos. La conciliación bancaria automática nos permite tener todos los pagos y cobros al día de forma rápida y sencilla.

¿En qué consiste automatizar la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria automatizada es un proceso de control llevado a cabo por un software que compara los registros contables de una empresa con los movimientos de su cuenta bancaria para descubrir y corregir errores muy negativos para la contabilidad de un negocio. De esta forma la empresa tendrá cómodamente todas sus cuentas bajo control.

En primer lugar el banco o bancos se sincronizan con el software para reflejar los movimientos bancarios en el programa, el cual automáticamente rastrea todos los movimientos del banco y los relaciona con los documentos que coinciden por importe. La empresa tan solo tendrá que confirmar la transacción y la conciliación bancaria estará lista. Además, todos los asientos contables, tanto de pago como de cobro, se generan de forma automática quedando registrados automáticamente en la contabilidad.

Estos programas que permiten realizar la conciliación bancaria de forma automática, tienen en cuenta todas las problemáticas y diferentes situaciones que se producen en el día a día de una empresa, como es el caso de los pagos fraccionados, permitiendo asociar más de un movimiento a una sola factura. También por ejemplo, contemplan si el banco ha cargado comisiones, pudiéndose registrar como un gasto en el programa de facturación y asociar ese movimiento a dicho gasto.

Ventajas de automatizar la conciliación bancaria

Las ventajas que proporciona a la gestión de despachos profesionales el hecho de automatizar la conciliación bancaria son varias, destacando las siguientes:

• Ahorro de tiempo y dinero. Es la principal ventaja que aporta la automatización de la conciliación bancaria.

• Detectar errores a tiempo y minimizar de esta forma cargos indebidos o apuntes contables equivocados. Si llevamos la conciliación bancaria al día podremos detectar cualquier error o descuadre en la contabilidad, teniendo el margen suficiente para subsanar este error.

• Comprobar transacciones. Muchas veces y gracias a la automatización de la conciliación bancaria, descubrimos alguna transacción que no había sido procesada por la contabilidad de la empresa.

Check-it: Solución para conciliación bancaria

Check-it es una eficaz solución para la automatización de la conciliación bancaria que recoge en una única plataforma todos los movimientos de los bancos de una empresa, así como sus datos asociados, exportándolos automáticamente al programa contable de dicha empresa. Permite descargar y actualizar de forma automática los movimientos de todas las cuentas bancarias sin necesidad de entrar en cada uno de los bancos.

Check-it aporta muchas ventajas en la gestión de despachos profesionales y ofrece a las empresas un amplio abanico de funcionalidades.

Dispone de conexión multibanco descargando automáticamente los movimientos; es una solución segura y fiable ya que todas las conexiones se llevan a cabo siguiendo protocolos de seguridad que protegen al máximo la información; proporciona un gran ahorro de tiempo de hasta un 70% a las empresas y de un 90% a los despachos profesionales, debido a que concilia los movimientos bancarios de forma ágil; y es compatible con la mayor parte de los ERP del mercado, descargando fácilmente los movimientos conciliados para importarlos al ERP de forma automática.

Entre sus múltiples funcionalidades destacan:

• Configuración online automática. Solo es necesario darse de alta a través de la web y vincular las cuentas bancarias que se deseen incluir.
• Descarga automatizada de movimientos. Diariamente Check-it se conecta a las cuentas bancarias y descarga los últimos movimientos, actualizando el saldo total de cada cuenta.
• Conexión al ERP de Contabilidad. Tras conciliar los movimientos de una empresa los exporta de forma automática al ERP de contabilidad y genera los apuntes necesarios en clientes y proveedores.
• Canal de comunicación despacho-empresa. Permite la comunicación con la asesoría para aclarar dudas sobre cuentas, movimientos, IVA o cualquier detalle contable.
• Repositorio de facturas digitales. Permite guardar las facturas digitales o en papel escaneadas, recibidas o emitidas, y vincularlas a cada movimiento bancario.
• Listado de clientes y proveedores. Ofrece un listado completo que permite ver con detalle los cobros y los pagos asociados a cada uno de ellos.

Check-it se conecta de forma automática con los principales softwares de gestión contable del mercado como Sage.

En Saqqara llevamos a cabo esta integración completamente a medida del software del cliente adaptándonos a la perfección a todas sus necesidades y requerimientos.