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El COVID 19 ha afectado a las empresas y profesionales de la gestión de servicios generales o Facility Management, reduciendo su facturación, un sector que engloba todo lo relacionado con el mantenimiento de inmuebles, desde la climatización, la electricidad y la limpieza hasta el catering o la seguridad de las instalaciones.
A pesar de eso, se prevé que el papel de los Facility Services será más importante que nunca, porque se encargan de adaptar los espacios de trabajo a las nuevas necesidades de las empresas.
El auge del Facility management
El sector del Facility Management en España supone una facturación anual de 32.210 millones de euros según datos de 2018 del Observatorio Sectorial DBK y es un área que sigue creciendo.
Entre las tendencias, destacan la creación de nuevas plataformas digitales. En estas los usuarios pueden hallar al profesional cualificado que necesitan para una necesidad de reformas, limpieza o mantenimiento de sus hogares o empresas, comparando de forma gratuita y transparente entre distintos presupuestos. Los profesionales, mediante estos canales, puede encontrar clientes más eficientemente.
El mercado, dominado por el uso de internet y del E-commerce, está sobre todo dirigido al ámbito empresarial.
Igualmente se hará más habitual la figura del Facility manager, con funciones como creación y ejecución de estrategias relacionadas a la operatividad de instalaciones e inmuebles en general, que realizará una planificación global de sus espacios de trabajo y hará frente a los costes por la falta de previsión en los consumos o en el mantenimiento de instalaciones.
7 tendencias son visibles en el Facility Management
1. Optimización en la gestión de proyectos y en su trazabilidad
En este sector, una de las mayores prioridades es conseguir un mayor control de los recursos para alcanzar la máxima rentabilidad en cada proyecto realizado.
Para ello, las empresas dedicadas a Servicios Generales o Facility Management están en búsqueda de un software de gestión que se adapte a sus necesidades del día a día y que les permita afrontar nuevos retos.
El objetivo de estas compañías es llegar a integrar, mantener y desarrollar servicios que mejoren la efectividad de sus servicios principales. De esta forma, tratan de aumentar el retorno de la inversión mediante el uso óptimo de servicios e infraestructuras a través de proyectos bien planificados, gestionados y controlados.
2. Creación de espacios flexibles y colaborativos
La tendencia es crear espacios flexibles y colaborativos, renovando el interior de las oficinas con un nuevo diseño basado en la usabilidad y la funcionalidad con el centro en las personas.
Estos nuevos entornos de trabajo promueven la colaboración, la creatividad y la flexibilidad. El trabajo participativo y el coworking forman parte del objetivo del Facility Manager.
3. Mayor externalización de servicios
La externalización, conocida como outsourcing, si está bien organizada, puede aumentar la rentabilidad y ser una ventaja competitiva.
Ciertos trabajos se subcontratan a proveedores especializados en un campo de negocios y tienen una mejor experiencia.
Es el caso del Facility Management. Sin embargo, a pesar de los beneficios de subcontratar un servicio a empresas o personas especializadas, antes de externalizar la gestión de las instalaciones a terceros, se debe revisar que existe la mezcla adecuada de contratación interna y externa en función de la capacidad, el coste y la cobertura.
4. Mejora de la relación con el cliente
Una parte fundamental del trabajo del Facility Management consiste en escuchar de forma activa a sus clientes, para poder entender sus necesidades y atenderlas de la mejor forma posible, logrando así alinear la gestión con los requerimientos de los clientes. A veces, las necesidades que se reciben de los clientes son contradictorias con la estrategia de la empresa.
¿Cómo actuar en estos casos? En estos casos será básico contar con un plan estratégico, que será lo que haga que la labor del Facility Management se muestre como verdaderamente útil.
5. Espacios de trabajo inteligentes
Actualmente los Facility Manager pueden aumentar los niveles de eficiencia energética y la sostenibilidad con la adopción de la tecnología de edificios inteligentes.
Ahora los sistemas avanzados de gestión de energía identifican patrones de uso complejos y adaptan el uso de energía con precisión a los ocupantes específicos del edificio.
También, por medio de las apps, se crean condiciones de temperatura e iluminación según demanda de los trabajadores para una oficina o zona individual, en lugar de para toda una planta.
6. Decisiones basadas en datos (Data driven)
Las compañías “Data Driven” usan los datos para mejorar su funcionamiento.
La digitalización da lugar a que muchas organizaciones hayan transformado su funcionamiento dando prioridad a los datos y la información como motor de su desarrollo.
Esta tendencia se da en los Facility Management, que recopilan datos sobre el funcionamiento de los edificios, las tendencias de consumo de sus ocupantes y otra información para realizar las tareas de mantenimiento y las demás de servicios generales.
7. Mayor utilización de la inteligencia artificial IA
La inteligencia artificial emplea los equipos informáticos para hacer tareas complejas que antes hacían los humanos. Por ejemplo, el reconocimiento de voz. Además, la IA puede recopilar, almacenar y analizar conjuntos de datos masivos en segundos.
Si un sistema detecta un problema potencial en un edificio o parte de él, enviará una actualización automática. Esto puede ayudar a corregir el problema antes de que se convierta en un problema mayor.
La gestión de servicios generales afronta la digitalización del mantenimiento y cuidado de edificios gracias al avance rápido de la tecnología y al hecho que la digitalización ya está modificando la forma en la que se produce el diseño, construcción y utilización de los edificios.
La transformación del sector ha motivado que las empresas dedicadas a Facility Management tengan que plantearse nuevos objetivos como mejorar su eficiencia y productividad, disponer de datos actualizados o mejorar los circuitos de seguimiento y control para lograr mejores resultados.
Es por ello que muchas de las empresas dedicadas a esta actividad estén en búsqueda de una solución de gestión empresarial que les ayude a mejorar su planificación de proyectos y equipos en movilidad y les permita contar con información en tiempo real.
Sage 200, una solución para la gestión de servicios generales
Sage 200 es la solución escalable para resolver las necesidades de las Pymes. No te conecta sólo a los clientes, sino también a las plataformas, a proveedores, e incluso bancos.
Es un software para un crecimiento inteligente, integrado con Office 365, en el que puedes acceder a aplicaciones de productividad online e información financiera detallada desde cualquier dispositivo y lugar.
Características generales de Sage 200
En todo proyecto intervienen diferentes departamentos de la empresa generándose gran cantidad de datos.
Proyectos Sage 200 es una herramienta que facilita y ayuda al control de todos los procesos de negocio, consiguiendo una integración y una trazabilidad total de la información. La solución permite el tratamiento de todo el flujo de información, abarcando desde la fase inicial de creación del presupuesto, pasando por las fases de planificación y de compras, hasta el control de las etapas de ejecución y facturación del proyecto.
Dentro del aplicativo podemos distinguir varias áreas funcionales claramente diferenciadas:
El módulo de proyectos permite un control detallado de cada presupuesto, así como de la planificación y del seguimiento y facturación del proyecto.
Presupuestos
Con Sage 200 se puede crear presupuestos asociados a un proyecto, dividido a su vez en diferentes fases y subfases pudiendo realizar todas las modificaciones que sean necesarias.
A cada fase se le pueden asignar las partidas donde se definen los recursos a emplear (máquinas, mano de obra…). Además, permite llevar a cabo un seguimiento detallado del presupuesto y ver las diferentes revisiones realizadas.
Planificación
Con Sage 200 es posible consultar la duración estimada y la dependencia entre cada una de las fases que componen el proyecto, así como los recursos asignados a cada una de ellas. Visualizarás toda la planificación con un Diagrama de Gantt o de Pert.
Compras
Dado que los recursos y los materiales también son una parte imprescindible de cada proyecto, Sage 200 incluye un circuito de compra que abarca desde la creación del pedido hasta la recepción de la factura. De este modo es posible controlar la trazabilidad de los pedidos de compra y verificar y controlar las facturas asociadas a un proyecto.
Ejecución-evolución
Permite realizar un control de unidades y de costes reales. Las imputaciones de materiales, de tiempos (personas o máquinas), los albaranes de compras, y otros gastos generales, son registrados como costes del proyecto, de manera que siempre podremos contrastar los datos teóricos del presupuesto con los datos reales y poder analizar la rentabilidad general del proyecto, del capítulo o de cada una de las partidas
Ventas-Facturación
Con Sage 200 es posible gestionar todo el ciclo de ventas de un proyecto desde la creación de la oferta, pasando por los pedidos y albaranes hasta su facturación.
Cuenta con múltiples funcionalidades para la facturación de un proyecto: facturar a partir de las líneas del presupuesto, facturar por fases del proyecto, generar certificaciones a origen en el caso de constructoras.
El internet de las cosas, IoT va a cambiar el mundo de la gestión de servicios generales del futuro
El internet de las cosas, es decir, los objetos inteligentes que saben darse órdenes a sí mismos, ejecutar instrucciones, ahorrar energía por medio de avisos o advertencias a los usuarios, a la vez que están interconectados con otras máquinas, componentes o dispositivos, hará que el edifico sepa conseguir un ambiente perfectamente equilibrado en cuanto a la iluminación, climatización, humedad, calidad del aire, etc.
Actualmente los datos que aportan los sensores colocados en distintas zonas de un edificio pueden ser analizados y evaluados de forma inteligente. Esto también en el mantenimiento predictivo, pudiendo anticiparse a los problemas de funcionamiento antes de que se produzcan
Como conclusión, podemos decir que, en los nuevos edificios inteligentes, el software se constituye en el núcleo de la estructura y la apertura y la transparencia serán fundamentales en el proceso. Esta transformación dará lugar a nuevas opciones que sólo se mantendrán y prosperarán en un mundo digital.
