Volver a Saqqara Blog
En la actualidad, es completamente necesario que las empresas elijan el camino de la transformación digital si no quieren arriesgarse a desaparecer. La alta competitividad y los cambios constantes en el mercado, hacen aún más necesario realizar este proceso de forma urgente para no quedarse atrás. Pero para automatizar una empresa es necesario llevar a cabo una gran transformación cultural dentro de la compañía que puede provocar resistencia por parte de algunos de los miembros de la misma. Por este motivo, para iniciarla es esencial planificar de forma óptima y comunicar con total claridad qué es necesario modificar y cuáles serán los beneficios que la automatización generará en cada área de la empresa.
Al mismo tiempo, es muy importante analizar los resultados del grado de automatización de una empresa a través de una serie de indicadores de transformación digital, ya que de este análisis dependerán en gran parte las decisiones que se tomen en el futuro.
El proceso de automatización de una empresa es largo, y está formado por diferentes etapas que se pueden solapar en el tiempo. Los indicadores del grado de automatización son los que van a indicar si el camino que hemos elegido para digitalizar la empresa es el correcto y si nos está dando los resultados deseados o, por el contrario, si es necesario realizar algún ajuste o modificación en nuestra estrategia inicial.
Los KPI (Key Performance Indicators) o “indicadores clave de rendimiento” son métricas que podemos utilizar para medir el éxito o el fracaso de determinadas acciones con relación a los objetivos definidos en el plan estratégico de la compañía. Gracias a dichos KPI podremos cuantificar los resultados, eliminando lo que no funciona y corrigiendo todo lo que se sea erróneo o mejorable.
Automatizar una empresa es una tarea fundamental y a la vez compleja que no finaliza con la implementación, ya que la transformación digital es constante, debiéndose definir indicadores, lo que hace que la tarea de implementación y mantenimiento de la estrategia sea mucho más exigente.
Medir el grado de automatización de una empresa es esencial y requiere de un importante esfuerzo, por lo que muchas organizaciones prescinden de ello. Esto es debido a que las iniciativas de transformación digital se despliegan a gran escala en las organizaciones, involucrando a todas las áreas, procesos y colaboradores. Pero si no se mide la transformación digital, el éxito no llegará.
Cuando establecemos una serie de indicadores para medir la automatización, podemos identificar puntos débiles y retornos de inversión, aumentando de manera notable las posibilidades de alcanzar el éxito en nuestro negocio.
La madurez digital es una escala que define las capacidades digitales generales o grado de automatización de una organización. Se refiere a las herramientas digitales, la infraestructura de TI y otros factores, como por ejemplo los niveles de habilidad de los trabajadores, la integración del lugar de trabajo digital y la cantidad de software que se está utilizando, etc. Midiendo la madurez digital de nuestra empresa podremos tener una idea clara de qué tecnologías son las más apropiadas para implementar. Una vez realizada esta medición de la madurez digital, podremos definir indicadores para poder controlar el impacto de esta estrategia.
Indicadores del grado de automatización de una empresa
Existen diversas formas de evaluar el grado de automatización de una empresa. Podemos medir la contribución de las nuevas tecnologías a los objetivos de un negocio mediante determinados KPI o indicadores clave de rendimiento. Veamos a continuación algunos de los indicadores más importantes:
Retorno de Inversión (ROI)
Todo proceso de automatización de una empresa requiere de una inversión importante de recursos económicos, por lo que es esencial medir cómo el dinero invertido genera algún tipo de recuperación para la empresa.
El retorno de inversión en la transformación digital de una empresa se puede medir analizando cómo las tecnologías implementadas ayudan a que los procesos sean más eficientes y qué cantidad de dinero representa para la empresa.
Una vez que se disponga de toda la información, la fórmula básica de medición es:
ROI = (beneficio obtenido — inversión) / inversión
Uso de los sistemas de información
Deberemos medir cómo se están usando las herramientas digitales en la empresa, tanto por parte de los colaboradores de la empresa como por parte de los empleados, y saber si se está logrando algún cambio positivo significativo. El usuario es el centro del proceso de automatización de una empresa y si él no hace uso de los sistemas de información que se implementan en las estrategias de transformación digital, la estrategia fracasará.
Número de procesos realizados con el nuevo software
Es clave identificar cuántos procesos se realizan con las nuevas tecnologías para de esta forma saber cuánto y donde está el valor que aporta el sistema de información que hayamos adquirido.
Si son pocos los procesos que hacen uso de un determinado software, podemos llegar a la conclusión de que es una herramienta que no es relevante para las necesidades del usuario.
Indicadores de productividad
Cada inversión que realicemos en automatizar la empresa debe respaldar los objetivos más amplios de la estrategia del negocio y debe de estar alineada con la arquitectura empresarial.
Un indicador que permite medir el impacto de la estrategia de transformación digital es medir la productividad, entendida como el volumen o valor de los productos en relación con el tiempo y recursos que se invierten para obtenerlos.
Nuevos ingresos gracias a las inversiones digitales
La transformación digital suele estar ligada al desarrollo de nuevos productos y servicios, por lo que se puede medir cuánto influyen las inversiones digitales en los ingresos.
Agilidad del cambio
Hay que medir si se están cumpliendo los plazos planteados para realizar los cambios previstos o si, por el contrario, se están produciendo retrasos, y si es así, debemos analizar cuáles son las causas de estos retrasos para poder resolverlos. Uno de los objetivos de la automatización de una empresa debe ser la adopción de procesos más ágiles y flexibles, por lo que el tiempo que tardamos en llevar a cabo estos procesos es un indicador fundamental para evaluar el grado de automatización de una empresa.
Integración de la estrategia digital con la estrategia general de la empresa
El grado de automatización debe impactar en toda la empresa con la finalidad de modificar su cultura y su forma de trabajar. Por este motivo no puede ser un proceso aislado y debe servir para conectar los distintos objetivos particulares de cada departamento, y conseguir que todos trabajen alineados con la estrategia general de digitalización.
Competencias digitales
Es imposible automatizar una empresa si su personal no dispone de las competencias necesarias. Será necesario evaluar si los empleados necesitan algún tipo de formación para poder seguir la estrategia de digitalización de la organización y decidir si hay que incorporar a nuevo personal atendiendo a las nuevas características de la organización.
Adopción y satisfacción de los trabajadores con el grado de automatización de la empresa
La transformación de la empresa a nivel digital implica la transformación de los trabajadores, siendo fundamental comprobar si los avances que se van realizando están siendo utilizados de forma correcta, si los nuevos procesos están resultando útiles y si están satisfechos con ellos. El compromiso de los miembros de la empresa con la digitalización de esta es fundamental.
Satisfacción del cliente
Todo proceso de automatización debe estar enfocado al cliente, a mejorar su satisfacción y su experiencia. Por lo tanto, es imprescindible analizar si hemos puesto a nuestros clientes en el centro de la estrategia y si los cambios introducidos están dando resultado.
Reducción de costes
El fin último de la automatización de una empresa es reducir los gastos y mejorar la productividad y la rentabilidad. Si los procesos que han sido digitalizados no están contribuyendo a reducir los gastos, tanto administrativos, como operativos o de adquisición de clientes, será necesario replantearlos.
En Saqqara somos expertos en impulsar la transformación digital de empresas. Estamos especializados en diversos tipos de soluciones de digitalización para cubrir todas las necesidades de cualquier organización, ayudando a la expansión digital del negocio mediante soluciones de software de gestión empresarial Sage a medida. Además, te acompañamos en todo el proceso para asegurar el éxito final del proyecto, desde la implantación hasta la formación de los empleados y la medición del grado de automatización de la empresa. Como agente digitalizador tramitamos las subvenciones procedentes del Programa Kit Digital, dotado con un presupuesto de 3.000M de euros, para la digitalización de las pymes.
