Cómo llevar la contabilidad en la nube, ventajas y desventajas

Que toda empresa lleve su contabilidad de forma ordenada y correcta, cumpliendo con los plazos de presentación y la normativa vigente, es algo esencial independientemente del tamaño del negocio. Cualquier descuido o error en nuestra contabilidad puede acarrear importantes sanciones por parte de Hacienda, al mismo tiempo que dejamos de conocer el estado financiero real de nuestra empresa.

Por este motivo, es fundamental que llevemos la contabilidad de nuestra empresa perfectamente y al día. Esto lo podemos hacer bien de forma manual o bien mediante el uso de un software que nos permita automatizar esta tarea.

Llevar la contabilidad de forma manual, además de ser una tarea tediosa y poco práctica, implica que podamos cometer errores en el cumplimiento de los requerimientos legales y tributarios. Esto, unido a los nuevos procedimientos para enviar información de la Agencia Tributaria, incrementa la necesidad de utilizar un software contable y de facturación para la gestión de la contabilidad de nuestra empresa.

La mayor parte del software de contabilidad con el que trabajan las empresas en la actualidad está alojado en la nube, independientemente del tamaño del negocio. La nube es una plataforma en internet que permite que los datos y el software sean accesibles en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo. Al tener los datos almacenados en la nube, todas las transacciones se procesan inmediatamente, siendo posible el almacenamiento de grandes volúmenes de datos.

Las aplicaciones de contabilidad en la nube se ejecutan en servidores remotos y se accede a ellas a través de un navegador web, ofreciendo un amplio abanico de ventajas y apenas unos pocos inconvenientes. Veamos a continuación en mayor profundidad qué es un software de contabilidad en la nube y las ventajas y desventajas de estos programas

Qué es un programa de contabilidad en la nube

Si nos decantamos por la utilización de un software contable hay que saber que existen dos tipos diferentes. En primer lugar es el conocido como software on-premise, que es el que se instala directamente en los equipos de la empresa, para lo que es necesario disponer de una infraestructura tecnológica donde alojar toda la información. Además, esta instalación local requiere de una supervisión por parte de un experto, así como un mantenimiento, un sistema de seguridad e incluso un hardware adicional. Al tratarse de un sistema interno, el acceso está limitado y sujeto a permisos para conectarse en remoto.

Sin embargo en la actualidad, la mayor parte de las empresas se decantan por la utilización de un software de contabilidad y facturación en la nube, desestimando la gran inversión inicial y de mantenimiento que implica tener un software alojado en las instalaciones corporativas, y al mismo tiempo consiguiendo evitar las restricciones de accesibilidad que conlleva.

Los softwares de contabilidad en la nube son una herramienta informática que permiten a las empresas llevar su contabilidad a través de Internet. Mediante el uso de estos programas podemos almacenar, acceder y gestionar todos los datos a través de Internet en la nube, sin necesidad de tener un programa instalado en el ordenador o en un servidor local. De esta forma, cualquier persona que esté autorizada podrá acceder a estos programas a través de un navegador web, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Las soluciones de contabilidad que trabajan en la nube son muy seguras ya que la información se almacena en centros de datos que son mucho más seguros que los softwares instalados en ordenadores. Además, las copias de seguridad se realizan de manera periódica, los datos están asegurados por el proveedor de servicios y todos los datos que entran y salen del sistema están codificados.

Ventajas de un programa de contabilidad en la nube

Las ventajas de trabajar con un software de contabilidad en la nube son muchas. Los continuos avances de la tecnología “cloud”, tanto en seguridad como en optimización de la productividad y la velocidad, han hecho que cada vez haya un mayor número de empresas que se decantan por utilizar programas de gestión contable en la nube.

Veamos a continuación algunos de los beneficios más significativos que proporcionan los programas de contabilidad en la nube:

• Mayor accesibilidad. Podemos acceder a toda la información contable y financiera de nuestra empresa desde cualquier lugar, momento y dispositivo, sin necesidad de estar conectados en remoto. Tan solo será necesario tener conexión a Internet e iniciar sesión en nuestro programa.
• Seguridad. Los sistemas de seguridad en la nube son los mismos o incluso mejores que los que puede tener un software on-premise. Al mismo tiempo, la información está protegida ante un posible fallo o incluso pérdida total de los servidores locales. El proveedor del servicio es quien se encargará de realizar las copias de seguridad periódicas.
• Actualizaciones de software. Los sistemas en la nube se mantienen constantemente actualizados de forma simultánea para todas las soluciones y siempre a cargo del proveedor.
• Facilidad de implantación. Los softwares cloud se instalan de forma rápida y sencilla al mismo tiempo que se abaratan los costes asociados. Además, ofrecen una alta compatibilidad con el resto de sistemas de las organizaciones.
• Reducción de los gastos de instalación y mantenimiento. Los gastos iniciales de un software de contabilidad en la nube son mucho más bajos que si tuviéramos el programa instalado en nuestro ordenador. También nos ahorramos los gastos de mantenimiento, ya que es el proveedor del servicio quien se encarga de la mayor parte de la instalación y del mantenimiento del mismo.
• Visualización en tiempo real de la información contable y financiera. Los programas en la nube permiten personalizar y visualizar la información contable y financiera de la empresa en tiempo real y a través de cualquier dispositivo, lo que nos permitirá agilizar y mejorar la toma de decisiones. De esta forma podemos tener una visión general a tiempo real de la salud financiera de la empresa, un factor clave a la hora de tomar decisiones. Todos nuestros datos se almacenan y archivan en la nube, pudiendo acceder a ellos cuando necesitemos. También podremos exportar estos datos al formato más conveniente para no tener problemas de sincronización entre los diferentes sistemas de información.
• Adaptación y actualizaciones más rápidas a los cambios normativos. Un software contable en la nube puede estar en constante actualización y adaptarse a los cambios normativos del momento cuando sea necesario.
• Ahorro de tiempo y reducción de errores. Con un software de contabilidad en la nube podemos acceder a todo tipo de informes de forma sencilla y rápida. La automatización de acciones supone además, la reducción de errores humanos en el área contable que se producían con la contabilidad manual.
• Espacio colaborativo virtual. Estas soluciones en la nube permiten disponer de un espacio para favorecer la interacción entre el cliente y el equipo, compartiendo procesos y flujos de trabajo, facilitando la resolución de problemas y el intercambio seguro de información.
• Toda la gestión de la empresa en una única plataforma. Los sistemas en la nube nos permiten gestionar las ventas, compras, cobros, pagos, inventario, contabilidad, impuestos, etc., desde un único lugar.
• Mayor agilidad en los procesos. Todas estas ventajas se traducen en una simplificación de las operaciones, lo que permite llevar una contabilidad más fluida.

Desventajas de un programa de contabilidad en la nube

Aunque las desventajas son muy pocas o casi inexistentes en comparación con las ventajas, podemos señalar algunas:

• Los datos de la empresa están almacenados fuera de la red empresarial, y posiblemente en el exterior, lo que en algunas ocasiones puede llegar a infringir las leyes y las normas de protección de datos.
• Desconfianza. Internet suele generar miedos a la hora de compartir datos privados y delicados. Muchas personas creen que los hackers están detrás de ellos y que les pueden robar sus datos en cualquier momento. Este problema también lo ofrece la contabilidad en la nube, ya que a pesar de su gran seguridad, tiene un mínimo riesgo.
• Brecha digital. Se da entre los usuarios que están acostumbrados a utilizar ordenadores e Internet y aquellos que no. Para los primeros esta evolución a la contabilidad en la nube ha supuesto toda una ventaja y avance, mientras que para el segundo grupo, que estaba acostumbrado a llevar la contabilidad de forma tradicional, es todo un problema, ya que supone una dificultad añadida y un aprendizaje extra.
• Dependencia 100% de Internet. En el momento en el que no dispongamos de conexión a la red no podremos usar nuestro software de contabilidad. Cualquier corte en la conexión puede suponer una pérdida de datos o que sea imposible el acceder a ellos.

La valiosa ayuda de un software de contabilidad en la nube

Tal y como acabamos de ver, en la actualidad la mayor parte de las empresas, tanto si son pequeñas como si son grandes, utilizan programas de contabilidad con tecnología basada en la nube, permitiendo gestionar nuestras finanzas desde cualquier lugar y en cualquier momento. De esta forma nuestra información se almacena en la nube en un servidor remoto seguro, necesitando tan solo una conexión a Internet para acceder y trabajar con dicha información.

Sage es uno de los programas de contabilidad en la nube más utilizados en España que cuenta con todas las funcionalidades de la versión que se instalaba anteriormente en el ordenador, pero con la ventaja del almacenamiento en la nube. Emite facturas, gestiona el IVA y el IRPF, crea presupuesto y albaranes, control de inventario, conciliación bancaria, etc.

Gracias a esta herramienta en la nube podremos:

• Llevar la contabilidad.
• Crear informes fácilmente.
• Consultar tu situación financiera.
• Calcular el IVA.
• Controlar los pagos nacionales e internacionales.
• Estar actualizado en materia de legislación financiera.
• Etc.

En Saqqara, Partner Máster Platinum Sage en España, te ayudamos a mantener bajo control la contabilidad de tu empresa y gestionar de manera integrada todos los aspectos financieros: entradas de gasto, cobros, efectivo, movimientos bancarios…y mucho más. Para ello nos encargamos de la implantación de la solución de contabilidad en la nube, de sus actualizaciones y mantenimiento y resolvemos cualquier incidencia que pueda surgir.