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En la contabilidad tradicional (manual), el contable hace los cálculos e introduce los datos manualmente, llevando a cabo los registros diarios, conservando los comprobantes y realizando los libros de cuentas para clarificar y detallar todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa.
Habitualmente, la contabilidad llevada de manera manual es común en emprendedores, pequeños negocios y comercios. Para este tipo de empresas, realizar la contabilidad de manera manual es más accesible, pero también se corre el riesgo de cometer más errores.
Contabilidad automatizada vs contabilidad manual, una cuestión de evolución en el tiempo
Con la irrupción de los softwares contables y de los ERP, se ha ido planteando la dicotomía entre Contabilidad automatizada vs contabilidad manual para ver qué ventajas aporta cada una de estas formas de llevar a cabo la contabilidad.
Gracias a la tecnología, las personas dedicadas a la contabilidad pueden ahorrar mucho tiempo en sus tareas diarias y evitar errores manuales.
Aunque las funcionalidades y las posibilidades de automatización varían de programa a programa, los usuarios pueden configurar tareas específicas para el programa, tales como recopilar cifras para documentos fiscales o crear un presupuesto comercial basado en los gastos previstos.
Estos dos métodos tienen cada uno un conjunto de particularidades, en función de cada tipo de empresa. Sin embargo, incluso para los pequeños negocios, contar con un software de contabilidad o un ERP ayudará a agilizar y a tener una visión completa de su empresa.
A continuación, se ofrece una mirada más detallada a estas tareas y cómo las manejan los métodos de contabilidad manuales y automatizados.
Informes
En la contabilidad tradicional se necesita buscar información para el informe fiscal desde fuentes diferentes. Después se ingresan las cifras en el lugar correcto del informe.
Los informes pueden costar mucho tiempo cuando se utilizan métodos de contabilidad manual, porque hay que extraer información de distintos libros de contabilidad.
Tener los libros de contabilidad bien organizados puede ayudar a acelerar el proceso, pero un sistema de contabilidad informatizado será casi siempre más rápido cuando se trate de crear informes. Los programas de contabilidad colocan toda la información en un solo lugar. Puedes encontrar la información a través de una función de búsqueda o llamando a archivos específicos.
También se puede usar un software contable para tomar mejores decisiones y crear informes personalizados.
Un programa de contabilidad informatizado puedes configurarlo para compilar el informe automáticamente. Eliges la información (deuda, flujo de caja o ingresos) necesaria para el documento y el programa ubicará los datos e introducirá las cifras necesarias sin ninguna interacción por tu parte.
Gracias a este nivel de velocidad y conveniencia, la contabilidad computarizada ahorra tiempo en los informes financieros. Este nivel de automatización es una de las razones para usar un software de contabilidad en una empresa. Vemos por tanto que en la cuestión contabilidad automatizada vs contabilidad manual, hoy gana la partida la primera.
Gestión del tiempo
Con un método de contabilidad manual, el mantenimiento de registros y los cálculos requieren mucho tiempo.
Las grandes empresas tienen contables dedicados, pero las pequeñas empresas, los autónomos y los empresarios a menudo se encargan de las tareas contables por sí mismos. Para pequeñas empresas o propietarios únicos sin contable a tiempo completo, los programas de contabilidad pueden automatizar la recopilación de datos y las tareas de cálculo.
Un software para la contabilidad no solo te ahorra tiempo en el mantenimiento de registros del día a día, sino que también te ayuda con la creación de informes y documentos fiscales. Cuantas más tareas pueda automatizar un empresario con la contabilidad informatizada, más tiempo tendrá para concentrarse en otros aspectos de índole empresarial.
Proceso de copia de seguridad
Los sistemas de contabilidad informatizados son fáciles de respaldar. Una empresa puede guardar sus datos financieros en local o almacenarlos en la nube. Algunos programas te permiten realizar copias de seguridad de libros diariamente o trabajar en la nube para que tus libros de contabilidad digitales estén siempre accesibles y respaldados.
Sí, es posible hacer copias de un libro mayor físico y almacenarlas en un lugar seguro, pero este proceso requiere mucho tiempo y es tedioso.
Sin embargo, una copia de seguridad sencilla en un sistema computarizado solo es ventajosa si recuerdas hacer una copia de seguridad con regularidad o configurar una copia de seguridad automática. Deberás verificar los procesos de respaldo para asegurarte de que los datos contables se estén guardando.
Accesibilidad y seguridad de los datos
Los programas de contabilidad permiten a los usuarios acceder a sus datos rápidamente. Una infraestructura basada en la nube es una de las ventajas de programas líderes en este espacio y ofrecen constantemente promociones e incentivos para nuevos clientes. Con las opciones de contabilidad computarizada, puedes acceder de manera segura a tus datos desde múltiples dispositivos sin instalar software adicional.
El propietario de una empresa también podría permitir que varios usuarios tengan acceso al software de contabilidad. Esta accesibilidad es una clara ventaja en comparación con tener libros de contabilidad físicos o software de contabilidad sólo instalados en un solo ordenador.
La mayoría de los software para la contabilidad ofrecen un acceso seguro a tu información financiera. Sin embargo, siempre existe el peligro de que se produzca una infracción de seguridad con cualquier dispositivo conectado a Internet.
Es necesaria la elección de un programa de contabilidad de calidad con características de seguridad adecuadas puede aliviar los problemas de ciberseguridad.
Cumplimiento tributario
Es mucho más fácil lidiar con los problemas de cumplimiento tributario con un sistema computarizado. Esta ventaja es especialmente importante para las empresas que tienen que pagar impuestos sobre las ventas, que podrían requerir cálculos diarios para garantizar el cumplimiento.
Las empresas pueden utilizar un programa informático para recopilar los datos necesarios para presentar los impuestos sobre la renta y calcular los pagos.
Exactitud
Los programas de contabilidad pueden eliminar el error humano de la ecuación. Estas aplicaciones también pueden realizar cálculos que pueden resultar demasiado complejos para las personas que realizan tareas contables para tu empresa pero que no son contables profesionales.
La posibilidad de error humano es un inconveniente importante de los métodos contables tradicionales. Los errores pueden incluir ingresar cifras incorrectas, realizar cálculos incorrectos o colocar números en el lugar incorrecto.
El único inconveniente de la contabilidad informatizada es que muchos programas requieren una curva de aprendizaje. Debes tomarte el tiempo y aprender a usar el programa correctamente para garantizar la precisión y obtener los otros beneficios que ofrecen estas herramientas de contabilidad digital. Sin embargo, algunos como Sage 50 o Sage 200 son muy intuitivos y fáciles de usar.
Coste
Sobre el papel, la contabilidad tradicional es una opción más económica. Los libros mayores solo cuestan unos pocos euros, y un bolígrafo y una calculadora no arruinarán el presupuesto de tu empresa. El software de contabilidad generalmente cuesta más, especialmente cuando se calcula en las actualizaciones y el coste de un ordenador.
Los sistemas de contabilidad basados en la nube pueden ofrecer suscripciones en lugar de compras únicas. Tanto las suscripciones como las descargas únicas suelen ser más caras que los libros de contabilidad y los equipos tradicionales.
Sin embargo, debido a las ventajas de la contabilidad computarizada, estas opciones de software a menudo ofrecen más valor que los libros de contabilidad tradicionales. Al ahorrar tiempo, mejorar la precisión y garantizar las copias de seguridad y el acceso a los datos, los sistemas de contabilidad informatizados pueden proporcionar un mejor valor a largo plazo que los métodos de contabilidad tradicionales.
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