¿Cómo llevar a cabo la automatización de facturas con proveedores?

Gracias a la tecnología el tedioso proceso de organizar y trabajar con las facturas de proveedores puede automatizarse por completo. En la actualidad existe un amplio abanico de herramientas en el mercado que nos van a permitir automatizar facturas de proveedores de forma rápida, sencilla, segura y eficaz.

En una empresa, a medida que el proceso de compra de productos y servicios aumenta y se vuelve más complejo, se hace necesario disponer de una herramienta que permita gestionar las facturas de los proveedores de forma automática. Por esta razón, muchas empresas buscan cada vez más los caminos más óptimos para gestionar sus facturas con proveedores y de esta forma administrar mejor su flujo de efectivo.

Los beneficios de la automatización de facturas con proveedores son muchos, destacando entre ellos las mejoras en la eficiencia y en la precisión, siendo una parte imprescindible en la automatización financiera y la transformación digital de la empresa. Pero veamos a continuación cómo llevar a cabo este proceso de automatización y qué beneficios va a reportar a nuestro negocio.

En qué consiste la automatización de facturas de proveedores

La automatización de las facturas de proveedores es un proceso mediante el cual se consigue que todas las facturas de gastos relacionados con la actividad profesional se gestionen de forma automática.

Siempre que realizamos el pago a un proveedor debemos introducir los datos de facturación, comprobar su codificación, verificar la factura y aprobarla. Posteriormente, hay que contabilizar el importe indicado en dicha factura, autorizar el pago y archivarla correctamente en los libros de contabilidad. 

Realizar todo este proceso de forma manual puede inducir a cometer múltiples errores, además de ser una tarea que implica mucho trabajo y que es muy tediosa. Para llevarlo a cabo de manera mucho más rápida y sin apenas esfuerzo, disponemos de diversas herramientas digitales de automatización. En la actualidad, este tipo de herramientas son imprescindibles tanto para profesionales como para empresas que acumulan muchas facturas de proveedores mes a mes y que quieren ganar en competitividad, eficiencia e incremento de la productividad.

Importancia de la automatización de facturas de proveedores

Automatizar todo el procedimiento que implican las facturas de proveedores es esencial para cualquier tipo de negocio. Llevar a cabo este proceso de forma manual supone, tal y como hemos adelantado anteriormente, un importante impacto de rendimiento y económico que se traduce en pérdidas.

Según diversos estudios, la automatización de las facturas de proveedores supone una reducción de costes de casi el 50%. Además, se necesitan unos 15 días para procesar todas las facturas de proveedores de forma manual, frente a los 3 días que se requieren en caso de hacerlo utilizando un software.

Todo esto se traslada a la productividad de la empresa o del autónomo. Si gestionamos las facturas de proveedores de forma manual, deberemos invertir una importante cantidad de tiempo en esta tarea en lugar de dedicar dicho tiempo a tareas más útiles para el desarrollo de nuestra actividad. No solo se pierde dinero, sino que también se disminuye la productividad y capacidad de crecimiento de nuestro negocio.

A su vez, la facturación electrónica incorpora la posibilidad de envío electrónico en tiempo real de documentos originales y todos los datos fiscales necesarios a las autoridades. Estos softwares suelen estar homologados por la Agencia Tributaria, preparados y adaptados a los requerimientos normativos y las novedades fiscales del momento. Se podrá, por lo tanto, convertir una orden de compra directamente en una factura, evitando problemas de contabilización manual. Esto garantiza la seguridad legal del negocio y la trazabilidad documental.

Beneficios de la automatización de facturas de proveedores

Como acabamos de ver, automatizar las facturas de proveedores es fundamental. Las ventajas que nos ofrece el uso de un software que automatice las facturas de nuestros proveedores son varias:

• Se evitan posibles errores. El proceso de contabilización manual de las facturas de proveedores implica cotejar y comprobar información por parte de una persona, lo que puede hacer que se produzcan errores. Con la automatización esto se evita, reduciendo los errores en la gestión de facturas hasta casi anularlos.

• Se evitan problemas de cumplimiento de normativa. Un software permite registrar las facturas de forma acorde a como indica la normativa vigente, al mismo tiempo que dicho software se asegura de comprobar que las facturas son válidas y no hay riesgo de falseo.

• Eliminación de pagos erróneos. Gracias a una herramienta de automatización de facturas de proveedores, una vez pagadas las facturas quedarán correctamente archivadas para evitar volver a pagarlas de nuevo por error.

• Mayor control de la documentación. El proceso de automatización de facturas implica un mejor registro y archivo de todas ellas. De este modo, se agilizan las consultas al histórico de facturas o a la contabilidad en caso de ser necesario.

• Acceso a descuentos por pronto pago. La automatización permite acceder a descuentos por pronto pago que ofrecen algunos proveedores.

• Mayor capacidad para ampliar el negocio. Al reducir el tiempo y los costes empleados en la gestión de la facturación, podemos destinar más personal y capital a ampliar el negocio, explorando nuevos modelos o mejorando los procesos actuales. 

• Clientes más satisfechos. La automatización permite brindar un servicio más eficiente, ya que al reducir la carga de trabajo de la gestión de facturas, podremos ofrecer una experiencia mucho más satisfactoria a nuestros clientes.

• Mayor control financiero del flujo de caja. Obtención de una imagen más precisa de nuestra situación desde una perspectiva de gestión del flujo de caja y de contabilidad de gestión. No solo tendremos una mejor idea de nuestro flujo de caja total disponible, sino que también de cómo éste se ve afectado a lo largo del año. La automatización de facturas facilita la planificación que hace posible crecer nuestro negocio.

  Esto nos permitirá: 

  - Invertir en innovación.

  - Contratar a nuevos trabajadores o capacitar a los actuales.

  - Ampliar modelos de negocio o explorar nuevos productos o servicios.

  - Reinvertir en otros departamentos para continuar con la transformación digital del negocio.

   

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Ayudamos a las empresas a implementar herramientas de automatización de facturas de proveedores y facilitar a los negocios a que escalen a medida que evolucionan sus necesidades, impulsando el crecimiento al proporcionar las herramientas que la empresa necesita.