Cambiar a una contabilidad automatizada, beneficios y dificultades.

Cada vez son más las empresas, tanto grandes como pymes, que están implantando en sus departamentos financieros sistemas de contabilidad automatizados. Esto es debido a la gran cantidad de ventajas que aporta el uso de este tipo de sistemas y a la necesidad actual de una gestión financiera en tiempo real que no permite llevar a cabo la contabilidad manual.

Pese a ello, la contabilidad manual sigue estando muy presente en muchas empresas e incluso en algunas asesorías, la cual además de consumir mucho tiempo y recursos del departamento financiero, conlleva una alta probabilidad de cometer errores humanos, problemas que se solventan gracias a la automatización.

La función contable y financiera se enfrenta al desafío de tener que dar un mejor servicio utilizando la menor cantidad de recursos posibles y de obtener datos para gestionar la empresa en tiempo real. Y para ello nos podemos apoyar en los softwares de contabilización automática, los cuales nos pueden llegar a ahorrar hasta un 80% en costes de gestión.

De esta forma podemos definir a la contabilidad automatizada como el uso de un software especializado para completar las tareas de contabilidad tradicionales. La automatización del proceso contable puede ahorrarnos tiempo y ayudarnos a asegurar que nuestras finanzas sean lo más exactas posibles. A continuación veremos cómo este tipo de contabilidad puede beneficiar a nuestro negocio.

Principales motivos para cambiar a un sistema de contabilidad automatizada

Como acabamos de ver, la principal diferencia entre la contabilidad manual y la automatizada es que en este último caso el software es el responsable de completar todos los aspectos de nuestra contabilidad, realizando éste la mayor parte del trabajo. Este software de contabilidad es esencial para conseguir simplificar todas las tareas necesarias para llevar a cabo la contabilidad de un negocio.

Un sistema de contabilidad automatizada puede conseguir ahorrar hasta un 80% del tiempo que se necesitaría para hacer el mismo trabajo con la contabilidad manual. En la actualidad resulta muy poco efectivo invertir tanto tiempo del departamento financiero en tareas repetitivas y operativas que no aportan ningún tipo de valor a la gestión contable y financiera de una empresa.

Además, en el proceso de gestión contable manual se dan muchos errores que luego son arrastrados a lo largo del proceso y que retrasan tanto el tratamiento como el pago de las facturas. También, al ingresar los datos de forma manual se pueden producir errores en los asientos contables y en los datos bancarios, entre otros. Según diversos estudios, la gestión manual de las facturas genera un 31% de errores en los pagos a proveedores.

Al mismo tiempo, archivar documentos en papel conlleva diversos costes e ineficiencias asociadas, como el tiempo que se invierte en buscar una factura en los archivos físicos, posibilidad de pérdida de una factura, el espacio físico que ocupan, etc.

Ventajas de utilizar un sistema de contabilidad automatizada

Llevar el proceso de contabilidad automatizado a través de un software permite optimizar todo el ciclo de gestión contable, reduciendo costes y aumentando la eficiencia y la productividad, lo que provoca un incremento en la rentabilidad y un mejor servicio al cliente.

Por lo tanto, la automatización de los procesos contables conlleva diversos beneficios. Veamos a continuación algunos de los más significativos:

Reducción de los errores provocados por la anotación manual de datos. Al integrar un software de contabilidad con otras herramientas, los datos se pueden actualizar automáticamente.
Reducción del tiempo de tratamiento de una factura o asiento contable.
Reducción en el coste de procesamiento de los documentos.
Eliminación del papel. Toda la documentación está en la nube, para acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento con una simple conexión a internet.
Mayor visibilidad de las cuentas de la empresa.
Mejora de la seguridad en el proceso contable.
Disminución de retrasos en pagos y de litigios con proveedores debido a un menor número de errores en la contabilización.
Incremento en la calidad de la gestión empresarial.
Mejora en el control del fraude documental.
Acceso a informes detallados que nos proporcionan una visión de la situación financiera de la empresa, lo que permite mejorar la toma de decisiones.
Mejora la gestión del flujo de efectivo, ya que al automatizar la contabilidad con un software podemos acceder a herramientas para que la previsión de nuestro flujo de efectivo sea mucho más fácil de efectuar.
Simplificación en la declaración de impuestos.

Dificultades del cambio a un sistema de contabilidad automatizada

Pero todavía son muchas las empresas que se resisten a cambiar a un sistema automático de contabilidad debido al miedo a no ser capaz de manejar un programa contable. Aunque existen dificultades potenciales que pueden surgir, son muchos más los beneficios que obtendremos al automatizar nuestros procesos de contabilidad.

Veamos a continuación algunas de las barreras que podemos encontrar al cambiar de un sistema de contabilidad manual a otro automatizado:

Cuestiones técnicas. Aunque los problemas técnicos pueden aparecer en cualquier momento, suelen ser pocos y muy espaciados. Además, los proveedores de software especializado ofrecen soporte continuo para solventar cualquier incidencia que pueda surgir.
Tiempo de formación. Al efectuar el cambio a la contabilidad automatizada, es necesario invertir algún tiempo en la formación para que todos los integrantes del departamento aprendan a trabajar con el nuevo software. No obstante, los softwares de contabilidad actuales están diseñados para que sean muy sencillos e intuitivos a la hora de utilizarlos.
Barreras psicológicas de los empleados. Algunos empleados son más reacios al cambio y piensan que su forma clásica de trabajar es la más efectiva y óptima, algo que está muy lejos de la realidad. En estas ocasiones surgen importantes barreras al cambio y es muy importante que se conciencie a todos los empleados de las ventajas que ofrece un sistema automatizado de contabilidad y del tiempo que van a ahorrar en tediosas tareas que ahora podrán emplear para otras más gratificantes.

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