Claves de política de compras

La política de compras de una empresa es un componente fundamental de su estrategia empresarial. Se trata de un conjunto de directrices, procesos y normativas que rigen cómo la organización adquiere bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. La política de compras tiene un impacto significativo en la eficiencia operativa, la rentabilidad y la competitividad de una empresa. 

La política de compras se establece mediante un documento que detalla las reglas y procedimientos que deben seguirse al adquirir productos o servicios. Esta política tiene como objetivo principal garantizar que las compras se realicen de manera eficiente, efectiva y ética, y que estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

Por lo tanto, debemos tener bien establecido qué comprar, cómo, a quién y, cuándo, para de esta forma mejorar la productividad de la empresa, la satisfacción de nuestros clientes, la tranquilidad de los empleados, la calidad de nuestros productos y la rentabilidad del negocio. 

Actualmente, la gestión inteligente de las compras es relativamente sencilla gracias a soluciones como el programa de Sage de Contabilidad. Es el caso por ejemplo de Sage 50, un programa que aporta coherencia a la gestión comercial, financiera, de tesorería e inventarios, y que al mismo tiempo mantiene en orden cuentas, facturas e impuestos.

Ventajas de establecer una correcta política de compras

Como acabamos de comentar, gracias a soluciones como el programa de Sage de Contabilidad podremos llevar a cabo una política de compras sólida y bien implementada, lo que es esencial para una empresa y aporta diversas ventajas:

1. Eficiencia operativa. Una política de compras bien diseñada ayuda a la empresa a adquirir los productos y servicios necesarios de manera más eficiente, lo que a su vez consigue reducir los costes operativos y mejorar la productividad.

2. Control de gastos. Al establecer criterios claros para la adquisición de bienes y servicios, la política de compras permite controlar los gastos y evitar compras innecesarias o costosas.

3. Calidad y consistencia. La política de compras contribuye a garantizar que la empresa adquiera productos y servicios de alta calidad de manera consistente, lo que ayuda a mejorar la satisfacción del cliente y la reputación de la marca.

4. Cumplimiento y ética. Una política de compras sólida garantiza que la empresa cumple con todas las regulaciones y leyes aplicables, y que se adhiere a estándares éticos en sus relaciones con los proveedores.

5. Negociación de contratos. Una política de compras bien desarrollada facilita la negociación de contratos con proveedores, lo que permite tener acuerdos más favorables para la empresa.

6. Reducción de riesgos. La política de compras también puede ayudar a reducir los riesgos relacionados con la adquisición de productos y servicios, como la falta de suministro o problemas de calidad.

7. Tesorería saneada. Una buena política de compras permite flexibilizar los plazos de pago y acompasar aprovisionamientos y ventas. El resultado es una tesorería más sana.

Elementos de la política de compras

Una política de compras eficiente, como la que podemos gestionar a través del programa de Sage de Contabilidad, está formada por diversos elementos:

1. Objetivos y estrategia. La política de compras debe definir los objetivos generales de adquisiciones de la empresa y cómo estas se alinean con la estrategia empresarial. Por ejemplo, puede incluir la búsqueda de proveedores que ofrezcan productos de alta calidad a precios competitivos o la reducción de costes operativos a través de acuerdos a largo plazo con proveedores.

2. Procedimientos de compra. La política de compras debe establecer los procedimientos que deben seguirse para llevar a cabo una compra. Esto incluye desde la solicitud de cotizaciones y la evaluación de proveedores hasta la emisión de órdenes de compra y la recepción de bienes o servicios.

3. Responsabilidades y autoridades. Debería definirse quiénes son las personas o departamentos responsables de la toma de decisiones en el proceso de compra. Esto incluye la autorización para emitir órdenes de compra y la gestión de contratos con proveedores.

4. Evaluación de proveedores. La política de compras puede establecer criterios y procesos para evaluar y seleccionar proveedores. Esto puede incluir la revisión de la calidad de los productos, la capacidad de entrega, la solidez financiera y la ética empresarial de los proveedores potenciales.

5. Gestión de contratos. La política de compras debe abordar cómo se gestionan los contratos con proveedores, incluyendo los plazos, las obligaciones y los mecanismos de resolución de disputas.

6. Ética y cumplimiento. La ética empresarial y el cumplimiento de las regulaciones y leyes son aspectos críticos de la política de compras. Debe incluir pautas sobre la prevención de prácticas corruptas, el tratamiento justo de los proveedores y el respeto por los derechos laborales y medioambientales.

7. Gestión de costes. La política de compras también debe incluir estrategias para la gestión de costes, como la búsqueda de descuentos, la consolidación de compras o la optimización de inventarios.

Cómo llevar a cabo una política de compras efectiva

Ahora que hemos explorado qué es la política de compras y por qué es importante, veamos cómo llevar a cabo una política de compras efectiva en una empresa:

Definir objetivos claros. Antes de implementar una política de compras, es esencial definir objetivos claros, los cuales deben dirigirse a conseguir los productos y servicios que la empresa necesita. Para ello se recomienda seguir ciertos criterios, como adquirir los suministros y materias primas en la cantidad y la fecha establecidas; conseguir siempre el mejor precio posible; que la materia prima tenga siempre el nivel de calidad contratado; y manejar alternativas viables ante posibles problemas de abastecimiento.

Diseñar y documentar la política de compras. Una vez que se han establecido los objetivos, deberemos diseñar y documentar la política de compras. Esto implica definir los procedimientos, responsabilidades, criterios de selección de proveedores y otros elementos clave. La política debe ser clara y fácil de entender para todos los empleados involucrados en el proceso de compra.

Comunicar y capacitar. Es fundamental comunicar la política de compras a todos los miembros relevantes de la organización y proporcionar capacitación adecuada. Esto garantiza que todos estén al tanto de las reglas y procesos, y puedan cumplir con la política de manera efectiva. 

Implementar y automatizar. La implementación de la política de compras puede implicar la automatización de ciertos procesos, como la emisión de órdenes de compra o la evaluación de proveedores. Esto lo conseguimos mediante soluciones como Sage 50, que aporta coherencia a la planificación, gestión y control en la empresa. Esta solución integra contabilidad, finanzas y gestión comercial y permite mantener bajo control todas las áreas de un negocio.

Monitorear y medir. Una vez que la política de compras esté en funcionamiento, es importante monitorear y medir su efectividad. Esto implica el seguimiento de los costes, la calidad de los productos y servicios, el cumplimiento de los plazos y otros indicadores relevantes. Los resultados deben compararse con los objetivos establecidos.

Mejora continua. La política de compras no es estática; debe adaptarse y mejorarse continuamente. Si se identifican áreas de mejora a través del monitoreo y la medición, es importante tomar medidas para ajustar la política y los procedimientos en consecuencia.

Auditorías y cumplimiento. Es importante realizar auditorías periódicas para asegurarse de que la política de compras se esté cumpliendo correctamente. Esto puede incluir la revisión de contratos, la verificación de registros y la evaluación de la ética empresarial.

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