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La automatización de procesos está a la orden del día. Cualquier empresa que busque incrementar su eficiencia, productividad, reducir costes y recursos, deberá apostar por la automatización de procesos.
Aunque ya es un término que se lleva utilizando desde hace tiempo, lo cierto es que ha sido en los últimos años cuando las organizaciones han decidido pasar a la acción. Es decir, han apostado por evitar procesos manuales repetitivos y mejorar su operativa diaria.
A pesar de que ya nos hemos acostumbrado a la palabra automatización, ésta no siempre se lleva de forma correcta o no se entiende como es debido por parte de las empresas. Contar con una solución que permita automatizar tareas, como la solución ERP Sage 200, ayuda a integrar todas las herramientas de gestión y administrar los flujos de trabajo de forma mucho más eficaz.
Pero, ¿cómo nos ayudan estos ERPs en nuestro día a día?
Pues a automatizar tareas manuales repetitivas. Por ejemplo:
- Para el departamento financiero y de contabilidad: Permite realizar facturas de forma digital de manera automática para enviarlas directamente a la persona que corresponda, permite realizar análisis en tiempo real de la salud económica de la empresa, te permite cumplir con la legislación de forma automatizada, puedes conectarlo con otras herramientas para unificar toda la información en una única plataforma, entre muchas otras tareas.
- Para el departamento de RRHH: Podrás llevar el control horario de tus empleados de forma efectiva y automatizada, firmar contratos electrónicamente, gestionar los gastos profesionales digitalmente sin necesidad de que los empleados tengan que entregar los tickets de forma presencial, etc.
- Para el departamento logístico: Podrás saber en todo momento y en tiempo real cuánto stock te queda, evitando así interminables inventarios, podrás gestionar las rutas de los transportistas, sabrás en todo momento donde se encuentra un producto determinado dentro del almacén, minimizarás las roturas y devoluciones, cumplirás con los plazos de entrega, etc.
- Para el departamento de ventas y marketing: El departamento de marketing y ventas podrán trabajar de forma alineada aprovechando todas las oportunidades de venta. Ambos dispondrán de la misma información, para saber en todo momento en el proceso que se encuentra cada cliente y realizar acciones para que se convierta en cliente.
Pero dejando un poco de lado los ERPs, que en realidad son la base fundamental para cualquier proceso de automatización, a continuación vamos a centrarnos en las claves principales para automatizar los procesos de tu empresa con éxito.
Automatiza tus procesos con éxito
Para automatizar tus procesos con éxito, te recomendamos que te hagas las siguiente preguntas:
¿Qué necesidades tiene cada departamento?
Una empresa es como un rompecabezas, cada pieza es diferente, pero todas deben encajar para que ésta tenga sentido y funcione. Por eso, es importante que conozcas las necesidades y dificultades que tiene cada departamento a la hora de desarrollar su trabajo: ¿Qué les ralentiza? ¿Qué tareas son demasiado repetitivas? ¿Cuánto tiempo tarda cada empleado en realizar sus tareas? Etc.
Detectando estas necesidades, podrás saber qué procesos automatizar.
¿De qué presupuesto dispongo?
Tener claro el presupuesto o la partida de dinero que quieres destinar a la automatización de procesos es fundamental. Por ejemplo, si dispones de un gran presupuesto, seguramente podrás cubrir todas las necesidades de tu lista, pero si tu presupuesto es limitado, tendrás que fijarte bien en qué acciones conviene más invertirlo.
¿Qué opciones tengo para automatizar mis procesos?
En el mercado existen diferentes soluciones de automatización: ERPs muy diversos, CRMs, soluciones verticalizadas… Para poder escoger la solución que mejor se adapte a tus necesidades, primero debes conocerlas tal y como te hemos comentado en el apartado anterior. De esta manera, te será más fácil saber el tipo de herramienta que más necesitas.
En Saqqara, como especialistas en soluciones digitales siempre recomendamos disponer de un ERP escalable y personalizable. Es decir, que tenga la capacidad de crecer al mismo ritmo que lo hace tu empresa. Los ERP son herramientas caras y con una implementación compleja, es por eso, que cambiar muchas veces cuesta. No es como una app del móvil que es gratuita y si no nos gusta podemos desinstalarla de forma inmediata, sino que se trata de soluciones complejas y que una vez tienes una, cuesta mucho dar el paso de cambiar. Es por eso, que te fijes bien en lo que escoges.
Por lo que hace a funcionalidades, estaría bien que el ERP te ofreciera la oportunidad de añadirlas y quitarlas en función de lo que vayas necesitando, como por ejemplo los ERPs de Sage y sus soluciones conectadas.
Pero no sólo importan las características y funcionalidades de dicha herramienta, sino también el partner que está detrás y lo que éste te ofrece. ¿Soporte técnico en caso de problemas? ¿Se encarga de toda la implementación? ¿Hay formación?
En Saqqara, para facilitar todo el proceso de búsqueda de la mejor solución, creamos esta consultoría online totalmente gratuita que te permite saber, según tus necesidades, cuál es el ERP ideal para ti.
Analizadas las opciones, es momento de pasar a la siguiente pregunta.
¿Cómo será el proceso de implementación?
Antes de decantarse por una solución, es importante saber con quién va a implantarse y elegir un partner de confianza. Es recomendable saber qué plazos, costes y servicios adicionales ofrecen para poder tomar la decisión adecuada.
Desde Saqqara, como especialistas en soluciones ERP, te recomendamos que escojas un partner que te acompañe antes, durante y después de la puesta en marcha de la herramienta, de esta manera, aseguras que no surge ningún problema ni contratiempo que pueda poner en riesgo tu inversión.
¿Cómo garantizo su correcta puesta en marcha?
Aquí es donde entra el partner y lo que te comentábamos anteriormente de la formación. Cambiar las herramientas y metodología de trabajo de un empleado puede parecer un trabajo tedioso y que muchas veces da verdadera pereza. No obstante, si una vez implementada la nueva solución e integrada con todas tus herramientas, tus empleados reciben una formación fácil y sencilla de su funcionamiento, hará que se familiaricen rápidamente con la solución y que ésta, no suponga un impedimento para el desarrollo de su actividad.
Para garantizar que los empleados utilizan las herramientas en las cuales has invertido y que servirán para hacerles la vida más fácil, asegúrate de hacerlos partícipes de todo el proceso y de dedicarles tiempo para que aprendan a hacerlas funcionar sin agobios.
Haciéndote estas 5 preguntas, sin duda automatizarás los procesos de tu empresa con éxito. Pero si no sabes por dónde empezar o te sientes perdido, puedes contactar con nosotros y te guiaremos y acompañaremos durante todo el proceso.
