Vacaciones ¿cómo afrontar la gestión en la empresa?

Saqqara Informática   |   13 agosto 2019   |    4 MINUTOS DE LECTURA
<span id="hs_cos_wrapper_name" class="hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text" style="" data-hs-cos-general-type="meta_field" data-hs-cos-type="text" >Vacaciones ¿cómo afrontar la gestión en la empresa?</span>

Llega el verano: la época de vacaciones en la empresa por excelencia. Julio y agosto son los principales meses en que los empleados deciden cogerse sus días de vacaciones. En la mayoría de empresas, no se cierra, sino que los empleados hacen rotación para garantizar la continuidad de la actividad los 365 días del año. Por eso, es importante organizarse para garantizar que ningún tipo de actividad dentro de la empresa se paralice.. 

No obstante, organizar la empresa en época de vacaciones no es tarea fácil ya que depende de muchos factores; tamaño de la empresa, sector, actividad empresarial, etc. 

Por ello, vamos a tratar de resumir una serie de elementos a tener en cuenta para que el periodo vacacional de los empleados, no afecte en la organización empresarial y sobre todo, no altere el servicio al cliente y pueda sentirse igual de satisfecho. 

Aspectos a tener en cuenta para la gestión de tu empresa en período de vacaciones

Para que las vacaciones del personal no supongan una paralización en la empresa, hay que dejarlo todo bien organizado:

  • Conoce los puntos clave que tienes que tener en cuenta antes de irte de vacaciones.
  • No dejes todas las cosas para última hora.

Para evitar o intentar minimizar los problemas que pueden ocasionar las vacaciones del personal administrativo de la empresa, puedes seguir los siguientes consejos:

Apuesta por las jornadas intensivas

Muchas empresas aplican una reducción de la jornada durante los meses de verano. Esta reducción se combina con el cumplimiento de las horas de trabajo acordadas y una mayor flexibilidad horaria en cuanto a la entrada y salida. Se ha comprobado que la jornada intensiva en verano ayuda a aumentar la productividad y eficiencia de los empleados.  

Atención al cliente, importante en cualquier época del año

Cuando hablamos de atención al cliente, hacemos referencia a un aspecto primordial en cualquier tipo de empresa o negocio. Da igual qué fecha del año sea, que si tu cliente tiene una mala experiencia puede dañar de manera importante la imagen de una marca. 

Otro aspecto de importancia es que las empresas realicen estudios y prevean al máximo las incidencias que pudieran surgir, para poder responder de forma mucho más eficiente.

Planifica las tareas y funciones de cada empleado

Es importante que analices cuáles son las tareas y funciones clave de cada empleado, para que puedas planificar quién puede cubrirlas durante su ausencia y que no queden sin realizarse. 

Organiza con antelación las tareas a realizar

Es imprescindible que la dirección o el departamento de RR.HH. organicen, de la mejor manera posible, el tiempo de vacaciones de los trabajadores. Por ejemplo, haciendo que más de dos personas de un mismo departamento no coincidan en días. 

Dale uso a la nube

Utilizar la nube y las aplicaciones de gestión que permiten un acceso remoto, de esta manera, en las jornadas intensivas, se garantiza que en caso de que surgiera alguna urgencia cuando te encuentras fuera de la oficina, podrías gestionarla de manera inmediata y minimizando el daño.

Lleva el trabajo al día

Intenta dejar todo el trabajo al día, automatizando todo lo que puedas y dejando aquellas tareas que no se puedan automatizar o que sean más importantes y requieren de factor humano para su realización, asignadas a un compañero que se encargará durante tu ausencia. 

Avisa a los clientes y otros departamentos (si la empresa es muy grande) de tu período de vacaciones

Es importante que la empresa sepa cuándo te encuentras fuera de la oficina y a quien recurrir si tú no estás. Por eso, es importante que dejes un mensaje automatizado en el mail y en tu teléfono en el que especifiques el período (por fechas) en el que te encuentras fuera de la oficina y con quien pueden contactar durante tu ausencia. 

Refuerza tu plantilla

El verano es un buen momento para dar una oportunidad a estudiantes, personal en prácticas o para realizar contrataciones temporales para sustituir al personal que está de vacaciones.

La finalidad de estas acciones es que los responsables de cualquier área, también puedan disfrutar de sus vacaciones. 

Cómo organizar el calendario de vacaciones 

Antes de establecer un calendario de vacaciones y arriesgarte a que no cuadre, es importante tener en cuenta los siguientes puntos clave: 

  • Fíjate bien en lo que dice el convenio colectivo del sector y el Estatuto del trabajador que establecen el derecho del trabajador a disfrutar al menos de 15 días de vacaciones en verano, aunque el calendario suele considerar verano una época muy amplia de mayo a octubre, por ejemplo.
  • Regula los turnos de vacaciones según un criterio de adjudicación. Muchas empresas utilizan el criterio de antigüedad para elegir los días de vacaciones. Los trabajadores más veteranos eligen primero.
  • El criterio es no variar los turnos de vacaciones excepto por necesidades ineludibles del servicio o circunstancias especiales del trabajador, previa justificación. 
  • Por último, hay que establecer un criterio que indique cuántos trabajadores se pueden ir de vacaciones a la vez. Aunque esto implique muchas veces, contratar más personal en verano.

Una vez que se ha establecido el calendario, se puede dar flexibilidad para que los trabajadores negocien entre ellos o intercambien sus turnos.

Software ERP, tu solución de RRHH para la gestión de las vacaciones de tus empleados

Para poder realizar una correcta planificación de las vacaciones de los trabajadores y no incurrir en un fallo que puede perjudicar y provocar grandes consecuencias para tu empresa, desde Saqqara te aportamos una solución de software para RRHH, conectada con tu ERP Sage 200, para una gestión más eficiente de las vacaciones y control horario. 

Los ERP como Sage 200 facilitan la movilidad de los empleados y la automatización de algunos procesos.

Además, los software específicos para recursos humanos, no sólo ayudan en la gestión de las vacaciones, sino también en el control horario, la gestión de viajes empresariales y gastos profesionales y la gestión de horas extras. 

Si tu empresa aún no está cubierta con soluciones específicas en el área de Recursos humanos, como por ejemplo, el portal del empleado, herramientas de gestión documental, firma electrónica, Business Intelligence con indicadores clave para la correcta toma de decisiones, control horario, etc, es el momento de diseñarlo en la estrategia, ya que son herramientas que contribuyen a incrementar la productividad, marcando una gran diferencia en los resultados.

¿Necesitas ayuda en la gestión de tus vacaciones? Estamos aquí para asesorarte, ofreciéndote un valor diferencial. Crecemos contigo en la medida que lo necesites.

Puedes contactar con nosotros en el siguiente enlace.

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