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Es un hecho que cada día las empresas gestionan miles de documentos. Con la evolución de las nuevas tecnologías y la conectividad, muchas compañías han querido sumarse a la transformación digital. Su objetivo: aligerar sus gestiones documentales diarias.
Para ello, han implementando nuevas herramientas como la firma electrónica. En los últimos años, la firma electrónica se ha convertido en un elemento clave en la digitalización empresarial.
Sin embargo, alrededor del 25% de las empresas españolas no han utilizado nunca la firma electrónica. Todavía queda un largo camino por recorrer y grandes dudas por despejar.
En este artículo descubrirás qué es realmente la firma electrónica, cuáles son sus diferencias con la firma digital y cómo ha cambiado las gestiones diarias en las empresas.
Firma electrónica vs firma digital
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos que, asociados a un documento, permiten identificar al firmante sin que haya lugar a errores. De este modo, la firma electrónica asegura la integridad de los documentos y el hecho de haber firmado, de manera inequívoca.
Existen diferentes tipos de firmas electrónicas, cada uno con sus requisitos establecidos en el artículo 26 del Reglamento Europea 910/2014. y métodos.
- Cada firma electrónica debe estar vinculada a una única persona.
- Permitir la identificación del firmante.
- Garantizar la seguridad de los datos del firmante. La mejor manera es que el firmante pueda firmar desde sus propios dispositivos.
- Los datos sólo podrán ser modificados por la persona vinculada a la firma.
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es una parte fundamental de la firma electrónica avanzada. Ésta consiste en demostrar, mediante mecanismos de criptografía, que el contenido de un mensaje es auténtico, no se puede dudar de su envío y demuestra que no ha sido modificado desde su emisión.
La firma digital es legal pero no tiene naturaleza jurídica, es decir, su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad por parte del firmante, sino tan sólo cifrar los datos de un documento para una mayor seguridad.
Firma electrónica vs firma digital, ¿en qué se diferencian?
Naturaleza jurídica
La principal diferencia es que la firma digital no tiene naturaleza jurídica como la firma electrónica, sino que su principal función es cifrar el documento para una mayor seguridad.
Criptografía basada en clave pública
La firma digital se basa en la criptografía en clave pública, en cambio, la firma electrónica es una expresión genérica y mucho más amplia relativa a los datos electrónicos.
Autenticación e identificación
La firma electrónica está basada en la tecnología de la firma digital, por esto, permite evitar la suplantación de identidad y la autenticación e identificación en toda clase de procesos administrativos o burocráticos.
Ventajas de la firma electrónica: un gran cambio en la gestión empresarial
La inversión en digitalización empresarial incrementa año tras año y uno de los softwares que han aumentado su uso de forma considerable es la firma electrónica.
Según Statista, el uso de la firma electrónica sigue en ascenso. Desde 2015 hasta 2019 han pasado de ser un 68% a un 77% las empresas que la utilizan gracias a sus numerosas ventajas que vamos a ver a continuación.
Más seguridad en los documentos
Los documentos electrónicos no pueden manipularse. La evolución tecnológica ha hecho que los sistemas de seguridad digital sean altamente eficaces, por lo que los documentos permanecerán intactos y confidenciales.
Más ahorro
Utilizar la firma electrónica supone una gran disminución de papel. La considerable reducción del uso de papel puede suponer un ahorro de cientos de miles de euros, además de la disminución del impacto medioambiental.
Más agilidad
Usar la firma electrónica supone un ahorro de tiempo, porque se pueden gestionar documentos de relevancia de una forma mucho más simple como los que se envían a la Administración Pública. Los CEO tienen que firmar una gran cantidad de documentos cada día y con la firma digital es posible agilizar estos trámites.
Centralización de la gestión de documentos
El software de firma electrónica permite disponer del historial de los documentos firmados en la nube. Podrás acceder a ellos en el momento en el que lo necesites.
Entorno sin papel = a mayor sostenibilidad y mayor organización
Como hemos comentado en un punto anterior, la firma electrónica fomenta el entorno sin papel, disminuyendo así su impacto medioambiental. Pero además, mejora la organización de la empresa. ¿Cuántos documentos has imprimido tres veces por haberlos perdido? Gracias a la disminución del uso de papel, tus documentos estarán siempre organizados, localizables y accesibles.
¿Cómo obtener y utilizar la firma electrónica?
Para obtener una firma electrónica es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico. Estos documentos permiten identificar al poseedor de forma oficial para garantizar la seguridad de la firma.
Después de haber obtenido la firma electrónica, para su uso hay que seguir los siguientes pasos:
- Cuando un usuario dispone de un documento (Word, PDF, Excel…) y de un certificado que lo identifica, el software de firma electrónica realiza un resumen del documento.
- El resumen del documento es único y si el documento se modifica, también se modificará el resumen.
- Mediante el software de firma electrónica, como VIDsigner, se utiliza una clave privada para codificar este documento y se crea otro documento digital que es la firma electrónica.
- Este último documento es el que se debe conservar por su validez a efectos legales.
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