3 herramientas para potenciar la productividad de pymes y autónomos

Las empresas necesitan obtener rentabilidad y ser productivas. Para potenciar la productividad es necesaria una buena organización empresarial y un buen aprovechamiento del tiempo de trabajo. Pero también es imprescindible coordinación entre los distintos departamentos de la empresa y una buena comunicación entre los mandos y los empleados.

Como en una empresa hay distintos bloques de actuación, todos ellos deben funcionar en una misma dirección y tener el mismo objetivo de crecimiento y aumento de la productividad.

Áreas que normalmente existen en una pyme, como son las compras y las ventas, la contabilidad y la facturación, la relación con los clientes, la relación laboral con los trabajadores, y que son dirigidas en el mundo de hoy por softwares de gestión empresariales o herramientas que se convierten en apoyos fundamentales en el día a día de las pymes.

Estos instrumentos o herramientas casi indispensables suelen atender todas las tareas de todos los departamentos: almacén, suministro, facturación, atención a los clientes, compras y ventas, etc. Se conocen con el nombre de ERP o sistema de planificación de los recursos empresariales.

Además de las áreas habituales de la empresa, algunos ERP como Sage 200 Advanced han potenciado mucho su conectividad en los últimos meses, convirtiéndose en uno de los pilares diferenciales.

De este modo, gracias a las plataformas API, este tipo de ERP pueden integrar soluciones de terceros que mejoren la productividad y las gestiones diarias de la empresa, agilizando algunas gestiones como:

• La automatización de procesos como la contabilización de facturas recibidas.

• La gestión online de catálogos de productos

• La integración bancaria automatizada y previa a la conciliación de movimientos bancarios y de su contabilización.

• La visualización de los principales informes e indicadores de rendimiento para el negocio en tiempo real.

Gracias a la automatización de tareas y a su integración con otras soluciones, con un ERP es posible mejorar el acceso a toda la información del negocio y llegar mucho más lejos.

¿Qué tres herramientas recomendamos para potenciar la productividad de una pyme o un autónomo?

Los ERP han evolucionado mucho desde su aparición. Hace unos años, este tipo de software estaban enfocados a cubrir las necesidades de un departamento concreto como la contabilidad o las finanzas.

Algunos de esos ERP son una evolución de los conocidos programas de contabilidad, Contaplus o Facturaplus.

Poco a poco estos sistemas fueron evolucionando y en la actualidad son programas que tratan de cubrir todas las áreas de gestión de una empresa. A veces, incluso pueden integrarse con otras soluciones que los complementan, aportándoles más funcionalidades.

A continuación señalamos 3 herramientas que pueden impulsar la productividad de una pyme gracias a su integración con ERP como Sage 200.

Una herramienta para automatizar facturas

Una solución para la contabilización automática de facturas aumenta en gran medida la productividad de las pymes al liberarlas de la realización de tareas administrativas rutinarias. Además, evita los errores manuales, ya que no se tendrán que introducir los datos de la factura de forma manual.

Con este tipo de herramientas, se extraen los datos contables de las facturas escaneadas, sin usar plantillas, y se generan de forma automática los asientos contables.

Las principales prestaciones de nuestra solución para la automatización de facturas

Son las que citamos a continuación:

• Cuenta con un Gestor Documental y un sistema de contabilización automática de facturas.

• Permite la entrada de facturas en papel escaneado o en formato electrónico (PDF, Word, desde correo electrónico…)

• Reconoce los datos mediante su sistema OCR. La indexación de los datos es automática y se integra con el ERP de Sage.

• Dispone de un panel de estadísticas que muestra el volumen de facturas pendientes y contabilizadas, el tiempo de dedicación por clientes, por usuarios, etc.

• Permite generar asientos también desde Excel.

• Permite regular y controlar los accesos, restringiendo el acceso a los usuaros que corresponda.

• Incluye Workflows con los distintos recorridos por los que atraviesa un documento que requiere de algunas fases hasta su aprobación.

Una herramienta de Business Intelligence

Con una herramienta de inteligencia de negocio como Kiwi Power BI, las pymes pueden obtener un conjunto de paneles para visualizar los datos que más les importan y compartir información con toda la empresa.

Disponer de estos paneles puede aumentar la productividad de los empleados y reducir costes, ya que proporciona un acceso más sencillo a los detalles de todo tipo de proyectos y de la contabilidad de la empresa. De este modo, se pueden localizar áreas de mejora, tomar mejores decisiones, y ser mucho más productivos.

Las principales prestaciones de nuestra solución de Business Intelligence

Son las que citamos a continuación:

• Acceso a una visión global de los indicadores de la empresa en todas las áreas: Ventas, Compras, Finanzas, Fabricación, Laboral, Proyectos… etc.

• Todos los usuarios trabajan con la misma fuente de datos, que se actualiza en tiempo real.

• Permite la exportación de datos en Excel, ppt, etc.

• Se pueden configurar los paneles a la medida de cada pyme.

• Los gráficos que ofrece son dinámicos y cuenta con múltiples posibilidades de visualización.

• Se puede acceder de forma remota y está completamente integrado con Microsoft Office 365.

Una herramienta para firma electrónica

Con una herramienta de firma electrónica, los directivos de las empresas pueden firmar documentos como pedidos, nóminas, contratos, presupuestos, etc. estén donde estén y de forma completamente segura. Esto supone un gran ahorro de tiempo y un ahorro de costes, gracias a la agilidad de sus procesos internos.

En estos últimos meses, la movilidad ha sido clave en el mundo laboral. Es por eso que resulta esencial que las pymes dispongan de una herramienta como la firma electrónica para poder ser más eficientes, más productivas y trabajar sin importar el lugar en el que se esté.

Las principales prestaciones de nuestra solución de firma electrónica

Son las que citamos a continuación:

• Integración con el ERP de Sage: De esta manera es posible enviar y firmar documentos desde el propio software de gestión.

• Fuertes medidas de seguridad: cumplimiento de los estándares europeos y de los sistemas de gestión de calidad para asegurar la correcta ejecución de la firma.

• Reduce los archivos físicos: Agiliza el envío de documentos, aumentando la productividad y reduciendo el impacto medioambiental.

• Recoge el máximo número de evidencias en cada momento: doble factor de autenticación, IP, One Time Certificates, etc.

Y tú, ¿qué herramientas consideras imprescindibles para incrementar la productividad en la pyme?