¿Qué es el Lápiz Contable y cómo aplicarlo a tus facturas?

El Lápiz Contable es una solución informática que permite automatizar la contabilización de facturas y extractos bancarios de una manera rápida, sencilla, eficaz y fiable. Esta herramienta genera de forma automática los asientos contables, los cuales aparecerán en el programa de contabilidad de la empresa como si se hubieran introducido manualmente, pero mucho más rápido y sin posibilidad de error.

Este dispositivo dispone de diferentes módulos que trabajan de manera independiente y que le permiten contabilizar en función del soporte en el que reciba la documentación:

• Contabilización de facturas desde el papel (escáner tipo lápiz).

• Contabilización de facturas desde una imagen (escáner con alimentador).

• Contabilización de facturas desde listados (papel, PDF, Excel).

• Contabilización de extractos bancarios (papel, Q43, PDF, Excel).

Por lo tanto, permite contabilizar desde cualquier soporte utilizando diferentes métodos y tecnologías de captura e interpretación de los datos. La aplicación de Lápiz Contable funciona con todos los programas de contabilidad, por lo que es un elemento muy útil y versátil para el departamento de administración de cualquier empresa.

Características del Lápiz Contable

Las características más significativas del lápiz contable son:

Versatilidad
Funciona con cualquier programa de contabilidad del mercado.

Precisión
Reconocimiento asistido por algoritmos contables, y en caso de que el sistema tenga dudas, preguntará al usuario.

Rapidez
Dispone de cuatro opciones diferentes para capturar los datos contables, para que de esta forma podamos utilizar el que mejor se adapte a cada forma de trabajar.

Intuitivo
El sistema es completamente interactivo, es decir, el usuario puede ir viendo en todo momento el resultado a la vez que captura la información.

Funcionamiento del Lápiz Contable

El funcionamiento del Lápiz Contable varía en función del soporte en el que tengamos la documentación a tratar:

Contabilización de facturas desde el papel (escáner tipo lápiz)
Según pasamos el lápiz sobre los datos, éstos se van mostrando en la pantalla para, a continuación, crear el asiento contable. El lápiz realiza diferentes validaciones sobre los datos leídos, generando diferentes sonidos en función de la validez de los mismos. De esta forma, no es necesario mirar a la pantalla para verificar el asiento contable.

El sistema garantiza el 100% de exactitud en la captura de fechas (en cualquier formato), localización de cuentas, contrapartidas, importes, tipos de IVA y de retenciones. Además, la aplicación permite introducir cualquier tipo de factura (compras, ventas, gastos, facturas con varios tipos de IVA, etc.).

Contabilización de facturas desde una imagen (escáner con alimentador)
Si las facturas están digitalizadas o en formato PDF, se puede contabilizar directamente desde la imagen de la factura, ya que el sistema utiliza plantillas OCR para reconocer las zonas con información útil.

Una vez definido el diseño de las plantillas, que se tarda muy poco en hacerlo, el sistema las utilizará de forma automática cuando detecte las facturas de cada proveedor. En el caso de las ventas, con una sola plantilla podremos procesar todas las facturas de venta de una determinada empresa.

Además, el sistema guarda la imagen de la factura junto con el asiento contable en un repositorio para que puedan ser consultadas en cualquier momento.

Contabilización de facturas desde listados (papel, PDF, Excel)
Sobre todo en el caso de los asesores, sus clientes suelen enviarles el informe de ventas, ya que todos los programas de facturación lo generan, lo cual es mucho más cómodo que no enviar todas las facturas en papel.

El lápiz permite contabilizar cualquier tipo de listado independientemente de su formato, de la información contenida y del soporte en el que esté realizado (papel, PDF o Excel). El sistema analiza la información del listado, detecta incidencias como cuentas inexistentes, o posibles errores de cálculo o de fecha, y permite crear las cuentas de manera automática.

Además, este módulo permite generar plantillas en hojas Excel en las que se incluye el plan de cuentas de la empresa. De esta forma se pueden introducir los datos directamente en la hoja de Excel apoyándose en listas de proveedores, cuentas de gasto, etc.

Contabilización de extractos bancarios (papel, Q43, PDF, Excel)
Este lápiz también incorpora un módulo que permite la contabilización automática de extractos bancarios, ya sea desde el propio extracto en papel o utilizando ficheros Q43 u hojas Excel con cualquier formato. Para ello se muestra un formulario idéntico al extracto, ajustando automáticamente el formato para cada banco.

El sistema genera los asientos contables basándose en la información contenida en el movimiento del banco, ya sea por localización de cuentas o por utilización de plantillas. En este caso también la fiabilidad en la captura de datos está garantizada al 100%. 

Ventajas del uso del Lápiz Contable

Disponer de esta útil herramienta proporciona diferentes ventajas para las empresas de cualquier tipo y tamaño. Veamos a continuación algunas de las más significativas:

• Debido a su multisoporte se adapta a distintas estructuras de negocio, proporcionando ventajas a todos ellos.

• Permite ahorrar tiempo en captura y transcripción de los datos contables. Evita la codificación de cuentas, ya que el sistema busca por el nombre, CIF u otro dato para establecer tanto la cuenta de su proveedor como la contrapartida. También    permite introducir los asientos de manera mucho más rápida que si se realizara manualmente 

• Ofrece una alta fiabilidad, ya que evita errores humanos al introducirse toda la información de manera automatizada. El sistema garantiza el 100% de exactitud tanto en la localización de cuentas de clientes y proveedores como en los importes. Además, cuando el sistema tiene dudas solicita la información al usuario ofreciéndole diferentes posibilidades

• Ofrece una gran facilidad de uso, ya que no se requieren conocimientos contables para poner en marcha la herramienta, lo que amplía sus posibilidades de utilización. El sistema indica mediante sonidos la validez de las lecturas realizadas, lo que permite contabilizar las facturas sin levantar la vista del documento. 

• Mejora la eficiencia del departamento de administración gracias a una interfaz que permite contabilizar las facturas de modo automático, consiguiendo ahorrar una gran cantidad de tiempo.  

• Posibilidad de enlazarse con diferentes plataformas contables, como las incluidas en el marketplace de Sage. 

• Es multiplataforma y multiusuario, permitiendo trabajar tanto en puesto como en red local o servidores en remoto.

Lápiz Contable integrado en Sage 50, Sage 200 y Sage Despachos

La aplicación de Lápiz Contable es totalmente integrable con Sage 50, Sage 200 y Sage Despachos, permitiendo a la empresa crear de manera automática los asientos de cualquier tipo de compra, venta, ingresos y gastos, desde diferentes soportes. 

Las funcionalidades de esta herramienta integrada en cualquier solución Sage, van a permitir simplificar de manera considerable todas las tareas relacionadas con la gestión de documentación contable, así como la elaboración de la contabilidad de la empresa. 

Entre las funciones más relevantes que se pueden llevar a cabo se encuentran:

• Contabilización de facturas desde el papel con el escáner tipo lápiz.

• Contabilización de facturas desde la imagen utilizando el escáner con alimentador.

• Contabilización de facturas desde listados soportando diferentes formatos, en papel, y también electrónicos como PDF y Excel.

• Contabilización de extractos bancarios de distintos formatos como el papel, el Q43, el PDF, o el Excel.

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