Automatización de procesos en Facility Services y Servicios Generales

Desde hace unos años las empresas tienden cada vez más a externalizar todo tipo de servicios buscando a los expertos en cada materia, una tendencia en constante crecimiento. Las ventajas de la externalización de servicios son múltiples, por este motivo empresas de todos los tamaños y sectores han optado por este modelo.

Sin embargo, en estos últimos meses, las empresas dedicadas al Facility Management han experimentado un punto de inflexión: han visto reducir su facturación en un 70% de media solo en la Comunidad de Madrid. A pesar de la reducción de su facturación, el papel de estas empresas es más importante que nunca.

Las empresas de Facility Services o Facility Management son todas aquellas que prestan servicios especializados integrales de forma individualizada que las empresas requieren de forma habitual o puntual pero que no están relacionados con su actividad principal, como por ejemplo servicios de limpieza, de mantenimiento de oficinas, de seguridad, de azafatas, etc.

De esta forma, estas empresas permiten contratar uno o varios de estos servicios tratando con un único interlocutor. Esto ayuda a mejorar la optimización y gestión de la empresa contratante ya que les permite dedicar sus esfuerzos y recursos a los aspectos de su actividad que generan valor.

El éxito de las empresas de Facility Management se debe sobre todo a que gracias a ellas sus clientes pueden moderar costes, liberar recursos de gestión y ganar en flexibilidad. Y en este contexto, además, las empresas de Facility Services se encargan de adaptar espacios de trabajo a los nuevos requerimientos del mundo empresarial.

Son las responsables de habilitar instalaciones más seguras en las empresas, generar espacios colaborativos y conseguir que los espacios estén dotados de la tecnología y de las herramientas suficientes para garantizar el buen funcionamiento de las empresas.

Como acabamos de comentar, el número de ventajas que aporta la contratación de una empresa de Facility Services es muy elevado, de ahí su auge y éxito en los últimos años. Veamos a continuación algunas de las más significativas:

• Contratación de diferentes servicios a un único proveedor. Evitan tener que comunicarse con distintos interlocutores con controles de calidad distintos y permiten tener una mejor coordinación de todos los servicios. Al comunicarnos con un único interlocutor para gestionar todos los servicios y que éste responda de todo, se consigue una mayor simplificación, eficiencia y una reducción de costes gracias al volumen contratado y a las sinergias.
• Óptima coordinación de las tareas. Contando en cada caso en particular con un profesional cualificado y especializado en cada área que está a las órdenes de un único responsable con un criterio único.
• Innovación global y calidad. Afecta a la manera de conjugar las diferentes tareas para generar sinergias y ofrecer los servicios integrales a menor precio y con mayor satisfacción total.
• Rentabilidad. Al encargarse una empresa especializada de todas las tareas auxiliares, el negocio puede centrarse en lo que verdaderamente le genera productividad y rendimiento. Además, el coste total es inferior al de la suma de todas las tareas por separado.

Automatización de procesos y transformación digital en las empresas de Facility Management

Cada vez un mayor número de empresas dedicadas a Servicios Generales o Facility Services o Management implantan  softwares de gestión que les permiten maximizar su rendimiento y productividad, gracias en gran medida a la automatización de procesos.

Reflejar sus procesos y monitorizarlos con herramientas como los software de gestión o ERP les permite adaptarse a sus necesidades del día a día y permitiéndoles afrontar nuevos retos. Gracias a este proceso de automatización, este tipo de empresas pueden mejorar la efectividad de sus servicios principales. Se trata de aumentar el retorno de la inversión mediante el uso óptimo de servicios e infraestructuras a través de proyectos bien planificados, gestionados y controlados. Para conseguir los objetivos de rentabilidad necesitamos aplicar tecnología.

Al llevar a cabo un proceso de transformación digital y conseguir la automatización de procesos en este tipo de empresas, se alcanzan estas metas:

• Lograr mayor eficiencia en los procesos.
• Mejorar la competitividad.
• Practicar la excelencia.
• Buscar la rentabilidad.

Además, la utilización de herramientas tecnológicas en las empresas de Facility Management permite por ejemplo:

• Eliminar las clásicas hojas de cálculo.
• Conocer detalladamente cada una de las instalaciones a mantener.
• Elaborar un plan de mantenimiento específico para cada instalación.
• Simplificar las labores de planificación.
• Documentar las tareas y las incidencias.
• Supervisar la óptima realización del plan de mantenimiento.

Cada vez son más las empresas que también se han dado cuenta de la importancia de interrelacionar e integrar los diferentes sistemas que tienen en su organización. Esta integración les va a permitir prever y anticiparse a futuros problemas que puedan surgir, abaratar las gestiones de mantenimiento y coordinar todas las labores de mantenimiento. Por todos estos motivos es muy importante llevar a cabo una óptima interrelación entre sistemas. Al mismo tiempo, todos los protocolos de comunicación deben estar perfectamente integrados para que el mantenimiento global de la instalación sea mucho más eficiente y por lo tanto excelente.

También es imprescindible que la tecnología GMAO (sistema de gestión de mantenimiento asistido) que facilita y da respuesta a las necesidades de las organizaciones que ejecutan procesos de mantenimiento, esté integrada con el ERP de la empresa.

De esta forma y gracias a la transformación digital de estas empresas, se podrán automatizar procesos, reducir costes, etc., es decir, hacer más con menos recursos y cubrir las necesidades de cada cliente de manera personalizada y en menor tiempo. El resultado de la digitalización será más eficiencia, más competitividad y más rentabilidad, consiguiendo de esta forma la excelencia.