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Ambas herramientas contribuyen a gestionar las finanzas y la contabilidad de una empresa y, a menudo, suelen confundirse. Es por eso que, en algunas ocasiones, intercambian estos términos cuando realmente son tipos de software diferentes. Conocer sus diferencias es fundamental, sobre todo si se va a implantar uno de ellos.
¿Por qué tiene tanto riesgo confundirlos?
Principalmente, porque las necesidades de las empresas pueden no cubrirse. Cada herramienta tiene un alcance y funcionalidades diferentes.
Mientras un ERP integra diferentes módulos que ayudan a controlar y automatizar los procesos de diversas áreas de la empresa como gestión de proyectos, ventas o contabilidad, un software de contabilidad es mucho más limitado.
Los software de contabilidad, también conocidos como software de entrada, operan de manera independiente, ya que usan su propia base de datos y no se integra con otros programas.
En cambio, un ERP comprende una solución integral, donde los datos de los diferentes módulos se recogen en una misma herramienta. De este modo se puede ganar eficiencia en todas las áreas de la empresa, no solo en la contabilidad.
¿Cuáles son las principales diferencias entre un ERP y un Software Contable?
Las diferencias principales entre un ERP y un Software Contable se encuentran en las funcionalidades:
Funcionalidades de un software de Contabilidad
- Contabilidad de diversas empresas. Permite la gestión de la contabilidad de diversas empresas en una misma plataforma.
- Múltiples datos en una misma plataforma. Almacena los datos de los clientes y permite crear facturas, automatizar cobros, calcular el pago de impuestos… a partir de la introducción manual de los datos. También permiten detectar errores en las facturas y emiten notificaciones.
- Facilidad en la toma de decisiones. A partir de estos programas se pueden analizar los datos, presentar obligaciones fiscales, corregir errores y facilita las tomas de decisiones. Eso sí: solo contribuye a la toma de decisiones contables.
- Elaboración de reportes. Crean un registro electrónico de los usuarios que acceden al libro contable de la empresa. Los gerentes, por su parte, pueden revisar las auditorías contables y revisar la información con el fin de corregir errores y tener un conocimiento más preciso de la situación contable.
Funcionalidades de un ERP
- Información múltiple: A partir de los distintos módulos que lo conforman, un ERP puede aportar la misma información contable que un Software de entrada más la información del resto de las áreas de la empresa.
- Centralización de los datos: Todos los datos están en el ERP y todo el equipo contable puede acceder a ellos. De este modo, se agilizan los procesos de trabajo y la productividad en las empresas gracias a la automatización.
- Simplificación de los procesos administrativos. Un ERP, a partir de su interfaz sencilla, permite que los procesos administrativos sean más ágiles. A partir de la sincronización de los datos con otros módulos, se puede obtener una información mucho más completa.
- Automatización en informes contables: Los ERP pueden proporcionar informes contables de forma automática. De este modo, por ejemplo, la presentación de las obligaciones fiscales es mucho más sencilla. El ERP se encarga de generar los archivos correspondientes a presentar en la sede de la Agencia Tributaria de acuerdo a los requisitos fijados.
Por qué elegir un ERP frente a un Software de Contabilidad
Los ERP permiten mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa. De este modo, la actividad contable se puede enriquecer con la información de otros departamentos y la productividad se verá incrementada.
Un software de contabilidad no dispone de otros módulos y esto hace que se limite al área contable. De este modo, si hay datos de otras áreas que pueden contribuir a agilizar las tareas contables, no podrán utilizarse de una forma centralizada.
En definitiva, un ERP incrementa el alcance del negocio. Los ERP como Sage 200, son software escalables que se adaptan al crecimiento de las empresas. Permiten agilizar los procesos de trabajo, de ventas y las tareas contables.
