Cómo optimizar tu trabajo con un software postventa

En muchas ocasiones, las ventas no acaban en el simple acto de la transacción, sino que continúan después. Es por eso por lo que algunas empresas, como las dedicadas a la distribución de maquinaria o materiales técnicos entre otras, cuentan con un servicio de postventa con el fin de ofrecer al cliente un servicio satisfactorio después de la realización de la compra.  

Optimizar este servicio implica optimizar tu trabajo y para ello muchas veces es una ayuda imprescindible contar con un software que facilite la tarea y que permita un control de los materiales y recursos dedicados, de los partes de trabajo y de la facturación.

Una solución integrada en un ERP como Sage 200 puede ser muy útil. En este artículo te explicaremos cómo puede ayudarte.

El servicio postventa y su importancia

Para una empresa es importante conservar a sus clientes y fidelizarlos. De hecho, la mayoría de transacciones de una empresa proviene de los clientes que ya tiene.

La postventa es la parte de la atención al cliente que engloba todas las estrategias pensadas para mejorar la experiencia después de la compra y mantener una relación duradera con los clientes, siempre correspondiendo a sus expectativas y necesidades.

Nos ayuda a que:

• El cliente reconozca nuestra empresa y la identifique.

• Nuestros clientes adviertan que te preocupas por ellos, que buscas su satisfacción y que valoras su opinión.

• Los clientes estén tan satisfechos con la atención que te recomendarán a sus conocidos

• Cuando sepas cómo reaccionan tus clientes a tu producto o servicio, sabrás si estás cumpliendo sus necesidades o si hay algo que debas mejorar.

Software postventa

Si el cliente sufre una avería en su instalación o maquinaria, debe contactar con el servicio técnico. A partir de entonces se abren una serie de fases: planificar la visita del técnico, solicitar el material necesario y todo el trabajo siguiente a la actuación, la facturación de la reparación y el seguimiento postventa.

En un servicio de asistencia técnica tiene que estar muy bien controlada y gestionada la información durante todo el curso de la actuación. Es por eso que un software postventa es más que necesario para poder tener el control de todos los procesos.

Un software postventa debe localizar y acceder de forma rápida al cliente y a toda su información: sus máquinas, el histórico de intervenciones, los contratos, el historial de facturación.

Algunos software de gestión empresarial como Sage 200 cuentan con un módulo Postventa para facilitar el control de los equipos técnicos de asistencia, controlar la asignación de partes y mejorar la productividad y la calidad del servicio.

Gracias a este tipo de software, es posible realizar algunas tareas como:

• Asignar materiales, horas y gastos (como los de desplazamiento) para tener un control de los costes

• Realizar presupuestos de cada uno de los proyectos de postventa realizados.

• Disponer de alertas de actividades y de comunicaciones con clientes para mantener la agilidad del servicio.

• Contar con las funcionalidades del módulo de Proyectos gracias a su integración.

• Gestionar todo tipo de partes de trabajo e imputaciones.

Además, gracias a las plataformas API, un ERP puede integrar soluciones de terceros que aporten funcionalidades adicionales y que permiten agilizar algunas gestiones del servicio postventa.

La aplicación ideal deber tener en cuenta muchos aspectos y ha de poder utilizarse tanto dentro como fuera de la oficina y hacer uso de las nuevas tecnologías. Esto es posible con SAT-ON y su integración con Sage 200.

SAT-ON, gestión de partes de trabajo en movilidad

SAT-ON es un software ideal para los técnicos de mantenimiento preventivo o correctivo que además te ayuda a optimizar tu trabajo, aumentando la productividad de los técnicos postventa.

El proceso comienza planificando órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo para tener siempre todos los equipos e instalaciones a punto.

De forma opcional, los técnicos pueden elaborar presupuestos de reparación, que quedan integrados con Sage 200.

Además, genera checklist de las tareas asociadas a cada parte de trabajo.

Se pueden hacer fotografías del trabajo realizado de forma que la fotografía quede asociada a esa tarea.

También controla el tiempo de realización y los materiales destinados a cada parte de trabajo.

Finalmente, permite recoger la firma de los clientes cuando se finaliza una tarea e imprimir el albarán o ticket.

¿Qué funcionalidades son destacables en esta solución?

Explicaremos las características o funciones de SAT-ON atendiendo a sus distintos componentes.

Listado de partes.

• Los partes se registran en la aplicación ordenados por prioridad y fecha.

• Existe un código de colores para prioridad y tipo de parte.

• Hay una vista en modo calendario.

En el inicio del parte:

• Hay que iniciar el contador de tiempo.

• Hay que imputar el desplazamiento.

• Seleccionar el tipo de mano de obra.

En cuanto al material en stock, se registra el material comprado con fotografía del ticket.

Visualización del parque instalado:

• Se ofrece la visualización del parque instalado al cliente.

• Se produce el mantenimiento y actualización del parque.

Acceso al checklist de cada equipo:

• Los checklists son editables.

• Hay un checklist para cada equipo y frecuencia de mantenimiento.

• Se sugieren múltiples tipos de pregunta (selección única o múltiple, si/no con observaciones, texto, valor numérico).

• El checklist es de fácil creación y edición.

Imágenes organizadas y finalización del parte

Con SAT-ON, las imágenes de las instalaciones o reparaciones están siempre organizadas. Es un software integrado con gestión documental, también se guardan los tickets de material comprado o de gasto comercial.

Respecto a la finalización del parte, se hace la captura de la firma del cliente y del técnico; existe también la opción de captura del sello de la empresa. Se ajusta el tiempo empleado, y los datos de la persona que firma, con la opción de imprimir el parte o su envío por mail automatizado.

Módulo “Presupuestos” en SAT-ON, ideal para pequeños presupuestos in Situ

Cuando es necesario reflejar la realización de pequeños presupuestos in situ, SAT-ON es idóneo, ya que se hace un fácil seguimiento desde Sage 200, permite recuperar presupuestos desde Sage 200 y convertir el presupuesto en un parte.

Podemos decir, en definitiva, que SAT-ON reduce los tiempos desde la llegada de la solicitud del cliente hasta que el técnico finaliza la tarea o trabajo.

 La orden de trabajo se transmite de modo online al técnico, pero además el tiempo de la operativa del técnico se controla y el parte se elabora digitalmente. Se puede asignar cada orden de trabajo a un técnico y recoger la firma del cliente a la finalización de la misma. También se puede imprimir el albarán o la factura correspondiente a la orden de trabajo.

En otras palabras, esta solución, que puedes integrar en tu ERP, permite una perfecta optimización del servicio postventa.