5 razones de utilizar un software EDI para intercambiar documentos

Comercio electrónico y EDI

El sector Retail es uno de los sectores en los que más se utilizan las plataformas EDI. El crecimiento del comercio electrónico y del uso de los dispositivos tecnológicos para realizar compras online ha propiciado que las empresas tengan que adaptarse a nuevos procedimientos mucho más complejos.

Con el fin de adaptarse a cambios, comunicarse con proveedores y distribuidores globales, las empresas del sector se han sumado a la implementación del intercambio electrónico de datos para gestionar de forma más eficiente el volumen de información que manejan y a poder intercambiarla con el resto de los agentes.

Usos típicos de EDI

Normalmente, EDI se usa en los siguientes casos:

Cuando las partes que intercambian documentos son autónomas y tienen un entendimiento claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar. En este caso la información puede mapearse sobre mensajes normalizados.

Cuando se producen los intercambios entre un departamento y una organización externa o entre dos grandes departamentos de la misma Administración.

El elemento básico es que existan conjuntos de mensajes acordados internacionalmente.

Componentes básicos de un sistema EDI

• Los actores: Empresas o entidades que intercambian los documentos.

• Los medios de transmisión o transporte: Es el que hemos denominado Protocolo de comunicaciones.

• Los formatos de la información: Especificaciones sobre el lenguaje que debe contener la información intercambiada.

• Traductor de mensajes: ya que el lenguaje o idioma de intercambio de mensajes EDI es complicado, se usa un software como intérprete, traduciendo el mensaje estándar a uno comprensible por el usuario.

• Los sistemas administrativos: Son los ERP (Enterprise Resource Planning), que son la herramienta de cada empresa para almacenar, administrar y consultar la información del negocio. Este elemento puede estar en propiedad o ser desarrollado por un tercero.

Principales razones para usar un software EDI

Entre sus beneficios hay que citar:

1.-  La agilización de los procesos comerciales.

Con una solución EDI se reduce la impresión de documentos comerciales, franqueo o registro en el ERP. El hecho de compartir un mismo código de comunicación ha proporcionado agilizar los procesos comerciales ya que se ofrecen todos los datos necesarios en un solo envío. Los diferentes formatos de facturas, albaranes, etc. ya no son un impedimento gracias a este tipo de software.

2.-  Mayor precisión, con disminución de errores en los documentos.

Utilizar una solución EDI aporta múltiples beneficios a las empresas porque supone un ahorro de costes administrativos y mejora la gestión operativa del negocio ya que se dispone de información global y se pueden mejorar las relaciones entre clientes y proveedores. Además, a través de la estandarización rígida, se ayuda a garantizar que la información y los datos se formatean correctamente antes de pasar a otras soluciones de negocio.
3.-  Más control de stocks.

Aporta un mayor control sobre los stocks, un mejor seguimiento de los cobros y pagos. Se estima que un EDI puede llegar a reducir hasta un 75% las roturas de stock. Además, reduce los tiempos de entregas, los costes administrativos asociados.
4.-  Más inmediatez y transparencia en la gestión.

Se calcula que los costes de procesamiento de documentos comerciales se minimizan un 35%. A la hora de recibir un pedido, es vital que los proveedores puedan mantener un control de las existencias y un catálogo actualizado. Gracias a una plataforma EDI, esta información puede estar actualizada, además de trackeada, y se cometerán menos errores. También dispone de mecanismos para registrar errores y devoluciones.

5.-  Subida de la productividad.

Una solución EDI permite compartir más documentos en menos tiempo y de manera mucho más precisa. Además, al garantizar una gestión más eficiente de las transacciones, permite lograr mejores resultados.

El volumen de documentos: la clave para ahorrar en la implantación de un software EDI

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas a la hora de implantar una plataforma EDI es su precio. Sin embargo, desde Saqqara ponemos a disposición de nuestros clientes una solución que es posible rentabilizar en el mínimo tiempo posible y con la que es posible ahorrar hasta un 40%.

Además del precio, el EDI de Ediversa tiene otras ventajas:

• Esta adaptado a empresas proveedoras o clientes, de cualquier sector de actividad (distribución, gran consumo, automoción, logística...) con volúmenes medio-altos de tráfico. Es una solución on premise o cloud, es decir, se puede instaurar en los servidores de la empresa o en la nube.

• Solución con un soporte 24/7 para resolver todo tipo de dudas.

• Está avalada por la confianza de grandes cuentas.

• Se integra con Sage 200 y permite el intercambio electrónico de documentos comerciales y logísticos, ya seas proveedor o cliente.

Como conclusión, el intercambio electrónico de datos (EDI) es la transferencia de datos entre dos empresas asociadas. Por lo general, una solución EDI ayuda a agilizar los procesos comerciales de dos formas:

En primer lugar, puede ayudar a reducir los costos asociados con el pedido de productos y el pago de facturas. El proceso de pedido de productos y pago de facturas se puede simplificar y hacer muy efectivo y productivo mediante el uso de EDI.

En segundo lugar, EDI ofrece un alto nivel de coordinación y control sobre la entrega y envío de productos. Atrás quedaron los días del inventario de papel y lápiz, y EDI ayuda a las empresas y los clientes a crear un flujo constante de productos, entregados en el lugar correcto y en el momento adecuado sobre la base de una comunicación y canalización electrónicas efectivas.