Sage 200 Advanced un ERP para la función logística de Forward Future

Forward Future es una empresa de servicios logísticos ubicada en San Fernando de Henares (Madrid), que opera centros de fulfillment B2C, B2B y e-commerce para clientes de múltiples sectores y cuyo sistema instalado era un ERP sin evolutivo y con una escasa integración. La actividad de Forward Future debía estar soportada por un sistema de gestión más allá de la facturación y contabilidad, para llevar un registro de los movimientos de mercancías y las distintas operaciones que realizaba para sus clientes.

Entre estas operaciones se pueden citar los ciclos de entrada y salida de materiales de los que es depositaria Forward Future, así como el resto de las actividades que se realizan en el almacén: transferencias, reservas, carga de ubicaciones, inventarios, etc. En estas funciones, Forward Future es responsable del control, la verificación, la ubicación, el seguimiento y la trazabilidad de los productos gestionados.

Esta gestión se venía realizando con la ayuda de dos sistemas parcialmente integrados que daban respuesta a cada faceta de las operaciones: un ERP generalista que mantenía los movimientos “lógicos” de productos, y un sistema de gestión de almacenes (SGA) para la gestión “física” de los almacenes y las operaciones.

El carácter no evolutivo del ERP, y el interés por una mayor integración con el SGA llevaron a Forward Future a plantearse una renovación del ERP para cubrir las necesidades presentes y futuras de la actividad económica de la empresa.

Su necesidad estaba clara, requerían de un desarrollo ágil y capacidad de adaptación para automatizar procesos logísticos y de e-commerce.

La organización necesitaba migrar su ERP anterior a una solución que ofreciera mayor integración con clientes, con la plataforma e-commerce y con una mejor interacción con el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), minimizando el impacto a los clientes, automatizando y simplificando procesos.

Forward Future tenía un planteamiento muy claro de la funcionalidad que deseaba disponer mediante su nuevo ERP, pero se enfrentaba a la complejidad de los objetivos de automatización y simplificación que también buscaba. Se necesitaba un entorno único y simplificado de gestión, que integrara la información automáticamente y permitiera al usuario consultar fácilmente la trazabilidad de cada pedido y artículo. Adicionalmente, la modernización del ERP no debía suponer la necesidad de reemplazar el SGA, con el que estaban plenamente satisfechos.

Implantación e integración de la solución Sage200 Advanced

Se buscaba, por lo tanto, un ERP con funcionalidad completa y un partner solvente. Desde Saqqara, como partner de Sage, planteamos un proyecto de integración completo, que contemplase tanto los factores existentes, las dificultades de integración sobre sistemas e interfaces vigentes, así como las nuevas funcionalidades.

Dentro de las soluciones ERP de Sage se optó por Sage 200 Advanced al ofrecer una buena relación coste/beneficios en cuanto al desarrollo de nuevas funcionalidades, sin perder de vista futuras configuraciones de usuario que pudieran evolucionar.

Una vez decidida la herramienta a implantar, el proyecto se enfocó en las integraciones del ERP con el SGA y la plataforma Shopify, así como en la automatización y centralización del máximo de tareas en la interfaz de Sage.

Integración avanzada con el SGA
Gracias a los servicios profesionales de Saqqara se consiguió que la integración entre Sage 200 Advanced y el SGA de Forward Future fuera automática, basada en parámetros de control. De tal manera, ciertas operativas eran totalmente programadas, mientras otras se producían a demanda mediante la solicitud de un operador de gestión de clientes u operaciones. Forward Future ha logrado gracias a esta integración que todas las consultas desde el ERP se basen en información recopilada en tiempo real, si bien y en función de la programación, se pueden recoger datos recopilados desde el SGA de períodos anteriores.

Integración con la solución de comercio electrónico Shopify
La integración de Sage 200 Advanced con Shopify permite atender de manera directa las solicitudes de una tienda web, así como actualizar información de preparación de pedidos y expediciones, y sincronización de existencias. Incluyendo todos los datos precisos para realizar desde el fulfillment hasta el envío. Todas estas operaciones son automáticas, salvo aquellos puntos de decisión que hayan sido definidos por cada cliente de Forward Future. A su vez, desde Saqqara desarrollamos para el cliente una serie de funciones personalizadas.

Puesta en producción ágil, para una mayor simplicidad y productividad
Uno de los puntos críticos del proyecto era la puesta en producción. Forward Future necesitaba una solución de implantación inmediata, que garantizase la integración existente con sistemas legacy. En este sentido, las facilidades de configuración y de desarrollo han sido uno de los valores más apreciados de la solución.

“El modelo de arquitectura de funcionamiento, la utilización de tecnologías probadas y la posibilidad de definir controles suficientes de seguridad de uso e inviolabilidad han supuesto una diferencia sustancial”, reconoce Joaquín Mateos, Responsable de Sistemas y Operaciones de Forward Future.

Beneficios obtenidos al implantar la solución Sage200 Advanced

La implantación de la solución Sage 200 Advanced ha permitido a Forward Future alcanzar dos importantes logros. El primero es un mejor y más completo intercambio de información con el SGA. Esto se traduce en un intercambio de información de entradas y salidas de forma automática, de tal forma que las operaciones en almacén generen los movimientos de entrada y salida en los documentos y artículos correspondientes del ERP.

El segundo es una integración con la plataforma de comercio electrónico Shopify, que permite a Forward Future aportar un valor añadido a sus clientes de e-commerce, dándoles información constante de sus pedidos y sincronización directa con su stock.

Gracias a Sage 200 Advanced se ha configurado un ERP que representa la función logística de Forward Future, incorporando la automatización de procesos y una completa integración con el SGA.

Otros de los beneficios obtenidos al implantar Sage200 Advanced son:

• La operación diaria se ha simplificado, tanto en los ciclos de información, como en la facturación automatizada. Todos los procesos se dirigen desde el ERP, desde SGA a clientes, dando respuesta a las necesidades de información de estos.

• Simplificación y representación de procesos logísticos en ERP.

• Integración de ciclos de producto con SGA.

• Automatización de facturación a partir de devengos logísticos.

Según comenta Joaquín Mateos, Responsable de Sistemas y Operaciones de Forward Future, “con el compromiso del integrador Saqqara hemos logrado una transición rápida, efectiva y sin zonas muertas”.

En Saqqara implantamos todo tipo de soluciones para empresas logísticas que les permiten optimizar sus procesos y que les ofrecen más visibilidad, control y eficiencia en su almacén. Como Sage Master Partner Platinum, implantamos la solución Sage 200 Advanced, una herramienta capaz de controlar al 100% la trazabilidad de los productos, optimizando la gestión del almacén para gestionar todos los procesos con información en tiempo real. Gracias a su ecosistema de soluciones conectadas, podemos disponer de un software 100% adaptado a las necesidades de cada empresa con el que optimizar la gestión de su almacén y el resto de áreas, como Finanzas, Ventas, CRM, disfrutando de una herramienta totalmente personalizada a las necesidades de cada empresa.