Ley Antifraude y programas de gestión

La Ley 11/2021 de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal o Ley Antifraude, entró en vigor el 11 de Octubre de 2021 con la finalidad de luchar contra las prácticas de evasión fiscal, así como contra la utilización por parte de las empresas y autónomos del software de doble uso.

Lo que la ley pretende, entre otras cosas, es acabar con los programas de gestión que permiten llevar una contabilidad B. Para ello, la Ley Antifraude obliga a autónomos y empresas a trabajar con programas informáticos (Sistemas Informáticos de Facturación o SIF) que soporten procesos contables, de facturación o de gestión que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Un software de doble uso es aquel que permite la manipulación de la contabilidad en las empresas y la alteración de los registros de las transacciones realizadas. Para la Ley 11/202, la principal y más importante medida, es la total prohibición y persecución de todas las empresas y autónomos que utilicen este tipo de software, considerándose infracción tributaria, la fabricación, producción, comercialización y tenencia de programas informáticos que no cumplan con las especificaciones exigidas por dicha ley.

Ley Antifraude contra el software de doble uso

Esta ley recoge de forma específica una modificación en la Ley General Tributaria a través del nuevo artículo 29.2.j que dice lo siguiente:

“La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.”

Pero, esta ley además incluye otras medidas para reducir el fraude y la economía sumergida que también deberemos tener en cuenta, como por ejemplo la limitación de pagos en efectivo a 1000€ entre particulares y empresas, el control de criptomonedas, la reducción del umbral de deuda con Hacienda hasta los 600.000€ para aparecer en la lista de morosos, etc.

Infracciones de un software de doble uso

El software de doble uso es todo aquel que permite llevar a cabo cualquiera de las siguientes acciones:

No reflejar en su totalidad o parcialmente las transacciones efectuadas.
Llevar contabilidades distintas del artículo 200.1.d) de la misma ley.
Registrar transacciones diferentes a las anotaciones.
Alterar transacciones ya registradas sin dejar anotaciones en el propio software.
No garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

De esta forma, todos los programas de gestión que no estén certificados por la nueva legislación estarán incurriendo en infracción. Además, la sola tenencia de este tipo de programas por parte de los usuarios, está considerada como infracción grave y tiene multa, tanto para el distribuidor como para el usuario.

Pero ¿qué ocurre con el uso de hojas de cálculo? Muchas empresas y sobre todo autónomos, gestionan su negocio mediante hojas de cálculo o en papel. Aunque la utilización de este tipo de hojas de cálculo no ha sido especificado por la nueva Ley Antifraude, existe una alta probabilidad de que al utilizarlas podamos ser sancionados con una infracción tributaria grave. Esto es debido a que no estaremos cumpliendo con los principios que exige la nueva ley de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Sanciones de la Ley Antifraude

Si no cumplimos con los requerimientos de la nueva ley en lo que a programas de gestión se refiere, nos enfrentamos a cuantiosas sanciones:

Multas de 150.000 €. En el caso de fabricación, producción y comercialización de programas de gestión de doble uso que permitan cualquiera de las acciones prohibidas. La cuantía se multiplicará por cada año en el que hayan tenido ventas.
Multas de 50.000 €. Será objeto de sanción cualquier usuario que utilice o tenga en su haber un software de doble uso, aunque no se utilice para llevar una doble contabilidad. La cuantía se multiplicará por cada año en el que se haya utilizado.

Para evitar cualquier tipo de sanción deberemos gestionar nuestro negocio con un programa de gestión adaptado a Ley Antifraude y certificado.

Funcionalidades imprescindibles de un software adecuado a la Ley Antifraude

Las características que obligatoriamente han de satisfacer los programas de gestión adecuados a la Ley Antifraude son:

Integridad. Registrando toda la información necesaria para emitir correctamente las facturas y el resto de documentos comerciales. El software debe permitir crear, consultar, descargar y enviar todos los documentos comerciales, cumpliendo con todos los requisitos para garantizar la autenticidad e integridad del origen de estos, desde la fecha de expedición y durante el periodo de conservación, sin que pueda modificarse su contenido por terceros.
Conservación. La información debe ser conservada por el software y permanecer en el sistema, no siendo posible su eliminación.
Accesibilidad. La información debe ser siempre accesible por todos los usuarios mediante el nombre de usuario y contraseña encriptada, utilizando roles específicos que garanticen que cada usuario solo puede acceder a la información a la que ha sido autorizado en cumplimiento del RGPD.
Legibilidad. Todo programa de gestión deberá cumplir con los formatos estándar para su legibilidad, pudiendo ser almacenada, exportada, etc.
Trazabilidad. El software de gestión deberá llevar una trazabilidad completa de todos los procesos de venta y de compra, registrando qué usuario creó cada documento, incluido la fecha y la hora en que se realizó, así como toda su gestión documental relacionada.
Inalterabilidad de los registros. Sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas. Se debe llevar, por lo tanto, un registro de todas las modificaciones realizadas sobre cualquier documento, incluidos la fecha, el usuario y la IP desde la que se realizó la modificación. Al mismo tiempo, se deberá almacenar una copia exacta de todas las versiones anteriores del documento, incluso en el caso de los elementos eliminados.

En Saqqara disponemos de soluciones a medida que cumplen en todo momento con los requerimientos exigidos por la Ley 21/2021 o Ley Antifraude, para de esta manera poder ofrecer a todos nuestros clientes una solución certificada por la Agencia Tributaria que les permita cumplir con la normativa vigente. Somos Sage Master Partner Platinum impulsando el cambio en tu empresa y apostando por el trabajo colaborativo, unificando y simplificando las tareas de tus departamentos dentro de una única plataforma.