La importancia de un software de gestión laboral

Para desarrollar y gestionar en una empresa tareas como la formación de los trabajadores, los procesos de selección, la evaluación del desempeño, las acciones de clima laboral, la prevención de riesgos laborales, etc., necesitamos diferentes soluciones de software específicas que nos permitan realizar de una manera más eficiente nuestro trabajo diario.

Nos referimos a herramientas potentes que permiten automatizar el trabajo diario de un departamento de RRHH, optimizando las tareas y aprovechando los datos para extraer información estratégica y de valor para la compañía. Es muy importante por lo tanto, que elijamos una solución adecuada que permita gestionar de manera eficiente y óptima, y mediante una única herramienta, el activo más valioso de cualquier empresa, su capital humano.

Hay que tener en cuenta además, que los departamentos de RRHH de las empresas son los que más gestiones llevan a cabo dentro de la organización, ya que no solo se encargan de la selección y capacitación de empleados, sino que también administran contratos y nóminas. Por este motivo es fundamental que para poder simplificar todos los procesos nos apoyemos en las nuevas tecnologías y en herramientas software que sean capaces de aligerar la carga de trabajo de este departamento, utilizando un software de gestión laboral o de gestión de recursos humanos.

Veamos a continuación cómo un software de gestión de personal puede transformar el día a día del departamento de RRHH de una empresa.

¿Qué es un software de gestión laboral?

Un software de gestión laboral o de empleados o de RRHH, permite planificar y ejecutar todas las tareas que realiza el departamento de RRHH de la forma más eficiente y óptima posible. Esta herramienta de gestión ayuda a optimizar los procesos internos de un departamento de RRHH y a obtener información sobre el funcionamiento de la estrategia del departamento dentro de la compañía.

Gracias a este tipo de solución se pueden llevar a cabo de forma sencilla tareas como el control horario, la gestión de vacaciones y ausencias la realización de evaluaciones periódicas de desempeño, etc.

Además, permite brindar a los empleados un mejor servicio, con una respuesta casi automática a sus necesidades, lo que ayuda a que se sientan cuidados y a sacar su máximo potencial. Por todos estos motivos, es esencial contar con las herramientas adecuadas para poner los procesos en marcha y alcanzar los objetivos marcados.

Razones por las que utilizar un software de gestión laboral

Son muchas las razones por las que se hace cada vez más necesario que una empresa cuente con un software de este tipo para que los responsables de recursos humanos sean capaces de asumir todos los retos que conlleva la administración del personal. Algunas de las razones más importantes son:

Facilita la toma de decisiones. El talento humano debe gestionarse de forma correcta ya que si no lo hacemos puede que se tomen malas decisiones respecto a él. Un programa de gestión laboral ofrece a los encargados la información y datos necesarios para tomar decisiones de forma acertada.

Al mismo tiempo, el análisis de datos aumenta la posibilidad de mejora dentro del departamento de RRHH, ya que permite analizar cuáles son los vendedores con mayor rendimiento, los que han realizado un mayor número de cursos de formación, etc.

Mejora la productividad. Gracias al uso de un software para la gestión laboral se incrementa de forma exponencial la eficiencia en las tareas diarias, ya que eliminamos los registros manuales, ganando tiempo para dedicarlo a otro tipo de actividades que lo requieran y eliminando los errores típicos de efectuar el trabajo a mano o incluso posibles incumplimientos de la ley de protección de datos.

Reduce los costes. Si utilizamos el software adecuado a nuestras necesidades podemos ahorrar mucho dinero. Automatizar tareas en el área de RRHH consigue que se pueda llevar a cabo una impecable gestión de personal sin necesidad de contratar a trabajadores extra para hacerlo.

Los datos están más seguros. Un buen software de gestión laboral garantiza la seguridad de los datos de nuestra empresa y nos permite recuperarlos fácilmente y crear copias de seguridad periódicas.

Funcionalidades imprescindibles en un software de gestión laboral

Un software de gestión de personal ofrece múltiples funcionalidades que permiten al departamento de RRHH llevar a cabo una gestión mucho más sencilla y eficiente de las tareas que les competen. Es por lo tanto, muy importante que utilicemos un programa que cubra todas sus necesidades para lograr la eficiencia dentro del equipo. Algunas de las funcionalidades imprescindibles de este tipo de software son:

Gestión de vacaciones y ausencias. Este software debe permitir canalizar las solicitudes a través de una única plataforma en la que los responsables de equipo puedan aprobar o declinar la petición.
Registro de entrada y salida. Este registro es obligatorio desde mayo de 2019. Gracias a un software específico de control horario, los trabajadores podrán fichar desde cualquier dispositivo de forma sencilla y desde cualquier lugar.
Evaluación de desempeño. Las evaluaciones continuas ayudan a ejecutar el proceso de mejor forma, recopilar la información de todas las partes y filtrar los resultados. De esta forma es más fácil hacer un seguimiento de la evolución de cada empleado y ayudarle a sacar lo mejor de sí mismo, manteniendo una plantilla motivada y aprovechando el talento interno.
Informes y analíticas. Es fundamental que el departamento de personal filtre información, detecte tendencias y tome decisiones basadas en datos.
Organigrama. Un software de gestión de personal debe permitir dibujar la estructura de la empresa y mantenerla actualizada de forma clara para de esta forma saber quién depende de quién.
Reclutamiento y selección de personal. Funcionalidad que permite optimizar recursos y encontrar al candidato perfecto lo antes posible. La funcionalidad de reclutamiento ayuda a diseñar los procesos de selección, filtrar currículums, crear fichas de cada candidato, enviarles comunicaciones automáticas sobre del estado del proceso, etc.
Onboarding. La gestión del proceso de onboarding de un candidato es fundamental. Un software de gestión laboral contribuye a que la acogida de los empleados sea un éxito, ayudando a diseñar el proceso, automatizando comunicaciones e involucrando a las personas necesarias.
Encuestas de clima laboral. Uno de los objetivos del departamento de personal es tener a la plantilla contenta, lo que está directamente relacionado con su productividad. Gracias a la tecnología podemos realizar encuestas anónimas de clima laboral que se enviarán periódicamente con preguntas relacionadas con las preocupaciones de los empleados. De esta forma, el departamento de RRHH obtiene información muy valiosa para implementar medidas que contribuyan a mejorar el ambiente general de la empresa.

Beneficios de un software de gestión laboral

Como ya hemos visto a lo largo de todo este artículo, la importancia de un software de gestión de personal o de gestión laboral es cada vez más evidente para los responsables de recursos humanos, independientemente del tamaño de la empresa.

Los beneficios que ofrecen los programas para la gestión de los empleados son muchos y diversos, destacando los siguientes:

Optimizan los procesos internos. Mediante la integración de diferentes funcionalidades que cubren una amplia variedad de las tareas del departamento. De esta forma no es necesario utilizar varias herramientas ni cambiar de una a otra en función de la necesidad. La integración bajo una única plataforma consigue que el trabajo del departamento sea mucho más eficiente, evitando que se duplique la información y los costes.
Aseguran el cumplimiento de las diferentes normativas. Las diferentes leyes están en continuo cambio y la empresa debe cumplir en todo momento con ellas, siendo éste uno de los grandes retos de los departamentos de RRHH. Gracias a los sistemas de gestión laboral estos departamentos se mantienen al día de todas las novedades legales, simplificando su cumplimiento.
Mejoran el ambiente laboral. Un software para la gestión de empleados ayuda a mejorar la motivación y la productividad de los diferentes equipos. Por ejemplo, recursos como la gestión del desempeño se puede monitorizar a la perfección, evaluando y, sobre todo, obteniendo información muy valiosa sobre el desempeño de los trabajadores y la gestión por competencias. También son muy útiles las encuestas anónimas sobre el ambiente laboral para obtener información de valor para el departamento.
Garantizan la seguridad de la información. Todas las empresas tienen que almacenar información confidencial y sensible de sus empleados, como cuentas bancarias, DNI, dirección, teléfono… El software de gestión en la nube protege toda esta información, ofreciendo importantes medidas de seguridad y cifrado de datos.

En Saqqara te ayudamos a gestionar con eficacia todos los procesos y tareas de RR.HH. para que puedas dedicar más tiempo al diseño de estrategias para la gestión del capital humano. Para ello te ofrecemos un software completamente a medida de las necesidades de tu empresa como es Sage 200 Advanced. Recopilamos información para conocer la situación de la empresa, realizamos un análisis de la información extraída en la fase inicial para estudiar qué tipo de implantación o migración realizar, asesoramos y ayudamos a obtener una solución adaptable y totalmente personalizada, migramos, implantamos la solución y proporcionamos la formación necesaria a todos los usuarios.