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Un sistema de trazabilidad es esencial en una empresa para poder llevar a cabo una gestión de la calidad eficiente, una mejora en los procesos productivos o una atención al cliente óptima. Entendemos por trazabilidad al conjunto de acciones que se emprenden para llevar a cabo el control y seguimiento de un producto durante todas las etapas del proceso productivo. Toda la información que necesitamos referente a nuestros productos se obtiene a través de un correcto sistema de trazabilidad.
Por lo tanto, gracias a un sistema de trazabilidad podremos controlar en todo momento los productos de nuestra empresa. Uno de los sectores donde se llevan a cabo los sistemas de trazabilidad más rígidos y exhaustivos por lo que ello conlleva, es en la industria alimentaria. Desde el año 2005 llevar la trazabilidad de los productos alimentarios es de obligado cumplimiento para las empresas del sector alimentario de la Unión Europea.
La Organización Internacional para la Estandarización (ISO 9001:2008) define la trazabilidad como “la propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continua de comparaciones todas con incertidumbres especificadas.”
Los sistemas de trazabilidad tienen que estar compuestos por cuatro elementos:
- Sistema de identificación. De cada producto individualmente o de productos agrupados en lotes.
- Sistema para la captura de datos. Para recoger toda la información sobre materias primas, fábricas y almacenes.
- Software para la gestión de datos. Toda la información recogida debe estar correctamente gestionada y administrada.
- Datos a registrar. Una vez obtenidos los datos hay que registrarlos.
La tecnología ayuda a que los procesos y registros de la trazabilidad cada vez sean más precisos y rápidos, proporcionando mayor grado de seguridad para el consumidor final.
Las visiones de la trazabilidad
La trazabilidad nos brinda una visión de los productos desde tres puntos de vista diferentes:
- Visión hacia atrás. Desde este punto de vista se tiene en cuenta la información de los productos antes de llegar a la empresa, es decir, dónde, cómo y cuándo son fabricados, cómo se transportan y toda información relevante antes de su recepción.
- Visión interna. Tiene en cuenta todos los procesos y actividades relacionadas con los productos una vez han llegado a la empresa. Incluye la recepción y almacenaje, si se mezclan con otros productos, si se les aplica algún proceso o tratamiento, etc., es decir, toda acción que involucre a los productos dentro de la empresa.
- Visión externa. Una vez los productos salen de la empresa debe quedar registrado el transporte y a quién y cuándo se venden, realizando un seguimiento post venta.
Cómo implementar un Plan de Trazabilidad en la empresa
Para poder llevar a cabo un sistema de trazabilidad, el primer paso consiste en elaborar un Plan de Trazabilidad de la empresa. En este plan se recogen todos los criterios que vamos a utilizar para llevar a cabo el seguimiento y control de los productos.
Para implementar de forma correcta este plan deberemos en primer lugar, realizar un análisis previo de los sistemas de archivos que utilizan nuestros proveedores y clientes, así como los de la propia empresa. De esta forma comprobaremos qué información puede ser utilizada y cuál no.
Los distintos pasos a llevar a cabo recogidos dentro del Plan de Trazabilidad de la empresa son los siguientes:
Definir los criterios para la agrupación de productos
Deberemos definir cuáles son los criterios que vamos a seguir para agrupar los productos dentro de nuestro Plan de Trazabilidad y cómo vamos a registrar los datos en el sistema.
Habitualmente se agrupan los productos por conjuntos denominados lotes. Cada lote genera una numeración única que tiene que incluirse en la etiqueta de cada uno de los productos pertenecientes a dicho lote. Otro tipo de agrupación son las partidas y agrupaciones de distintos productos que son utilizadas en almacenamiento y distribución para enviar grupos distintos de productos.
Esta codificación de grupos de productos debe ser uniforme a lo largo de la cadena de suministro para facilitar la identificación de estos productos. El tamaño del lote o agrupación dependerá de los criterios que tenga la empresa para realizarlos.
Hay que destacar que mientras más precisa sea la agrupación de los productos, menor será la cantidad de producto que habría que retirar del mercado en caso de que se produjera algún problema con un determinado lote.
Crear un sistema de registros y documentación
Hay que registrar todos los datos generados relacionados con el producto para poder efectuar un control de la trazabilidad correcto.
El modelo de registro que obtengamos debe permitir que la información se proporcione a toda la cadena de suministro sin sufrir alteraciones, para esto lo ideal es utilizar modelos automatizados que no requieran de la introducción manual de datos. Para ello deberemos disponer de las herramientas necesarias para poder realizar los registros correctamente y con el mayor grado de automatización posible. Dispositivos tecnológicos como los lectores de código de barras o identificación por radiofrecuencia RFID facilitarán mucho esta tarea.
Los registros que deben llevarse en cualquier Plan de Trazabilidad son los siguientes:
- Entrada de materias primas y otros productos o materiales en la empresa.
- Registro de todos los procesos de elaboración o transformación.
- Registro de los productos terminados o envasados en la empresa.
- Registro de las comprobaciones realizadas.
Utilizar un sistema de identificación
Es necesario utilizar un sistema de identificación que permita hacer un seguimiento del producto desde los tres puntos de vista que comentábamos anteriormente, es decir, hacia atrás, internamente en la empresa y externamente.
Para poder llevar a cabo esto, el número de lote debe incluirse en etiquetas, albaranes y facturas. Además, debe proporcionarse otra información como:
- A quién se entrega el producto.
- Cantidad y tipo de productos entregados.
- Información sobre cantidad de embalajes.
- Fecha y hora de entrega.
- Tipo de transporte utilizado en la entrega.
Controlar y gestionar las incidencias
Cuando se produce un problema con un determinado producto, las empresas están obligadas a retirarlo del mercado, informando a las autoridades. El Plan de Trazabilidad debe incluir todos los protocolos de actuación ante este tipo de situaciones, permitiendo que se puedan tomar las decisiones de forma ágil y correcta, minimizando al máximo los riesgos de los consumidores.
Realizar un test del Plan de Trazabilidad
El último paso para llevar a cabo la trazabilidad de un producto es comprobar que todo lo desarrollado en el plan funciona de forma correcta. Para ello hay que incluir durante el proceso la monitorización de las distintas actividades y un sistema de revisión de los distintos registros. De esta forma podremos detectar anomalías o desviaciones y tomar las medidas preventivas oportunas.
La monitorización del Plan de Trazabilidad debe ser realizada por personas ajenas a los procesos en sí mismos, para que de esta forma se pueda alcanzar un mayor nivel de objetividad y transparencia.
Software de gestión empresarial para mejorar el Plan de Trazabilidad en la empresa
Hoy en día, y gracias al uso de la tecnología, llevar a cabo la trazabilidad de un producto en la empresa resulta mucho más sencillo. Una tarea que es fundamental para cualquier negocio, sobre todo cuando se maneja un almacén, siendo especialmente importante para las industrias alimentarias, ya que por obligación legal sus productos deben estar perfectamente controlados y registrados.
La solución de gestión empresarial Sage 200cloud ayuda a llevar a cabo la trazabilidad de los productos de forma sencilla e intuitiva, lo que supone una importante mejora en el control del producto a lo largo de todo el proceso de producción y a todos sus niveles.
Mediante el uso de Sage 200cloud se puede controlar un pedido desde que se registra hasta que se entrega. En caso de que se produzca una incidencia con algún lote, Sage 200cloud permite hacer un seguimiento exhaustivo. Al mismo tiempo posibilita la asignación de diferentes precios al mismo producto en función de su fecha de caducidad, entre otras muchas funcionalidades.
También permite generar informes sobre la trazabilidad de todos los productos de la empresa, documento que, por ejemplo, exige el Ministerio de Sanidad a todas las empresas de alimentación.
En Saqqara ayudamos a las empresas a implementar y configurar la solución Sage 200cloud para que responda por completo a sus necesidades, ayudando a controlar la trazabilidad total del producto. De esta forma conseguimos que el negocio sea mucho más productivo y rentable, mejorando y automatizando sus sistemas de trazabilidad. En Saqqara sabemos cómo ayudar a las empresas mediante la utilización de las más novedosas soluciones de gestión empresarial.
