Cómo funciona la seguridad en la nube para Sage ERP

Un software ERP en la nube o cloud ERP es una solución compuesta por una serie de herramientas y aplicaciones de gestión empresarial integral a las cuales se accede a través de Internet y que nos permiten disponer de información empresarial actualizada en tiempo real. De esta forma podremos tomar decisiones informadas y ajustar nuestras estrategias de acuerdo con los cambios del mercado. A diferencia de un ERP tradicional, el cloud ERP permite controlar todas las áreas de una empresa desde cualquier lugar y dispositivo, y en cualquier momento. 

Una de las más importantes ventajas de un ERP alojado en la nube es la seguridad que ofrece. Hay que destacar que las actualizaciones y las copias de seguridad que se hagan de todos los datos de la empresa que están alojados en la nube, serán responsabilidad del proveedor de servicios. Por lo tanto, no tendremos que preocuparnos por perder tiempo actualizando el software o realizando copias de seguridad, ya que todo esto se llevará a cabo de forma automática. Es fundamental que el cloud ERP, como herramienta básica para la organización, se mantenga siempre seguro.

Cualquier problema de seguridad en el ERP, por pequeño que sea, puede suponer un importante contratiempo. Por este motivo, la seguridad del ERP es un factor clave para controlar los riesgos en la empresa.

Riesgos que puede tener un ERP en la nube

Algunos de los principales riesgos a los que un ERP en la nube se enfrenta son:

• Conexiones externas y accesos de Internet. La seguridad del ERP y sus datos se puede ver comprometida por un acceso externo, es el caso, por ejemplo, de puertos abiertos en el router para el acceso desde el exterior, un punto débil habitual utilizado por los ciberdelincuentes. También pueden suponer un riesgo las conexiones desde Internet a través de programas de terceros que no cifran la comunicación. En estos casos, el uso de una VPN (Virtual Private Network) es fundamental si no queremos comprometer la seguridad de la empresa.

• Creación de roles de acceso. Cada usuario que accede al cloud ERP debe hacerlo con sus propias credenciales para establecer una trazabilidad óptima. De esta forma podremos controlar todos los movimientos de cada usuario. Para ello es fundamental la creación de roles, los cuales permiten agrupar a los usuarios según su función, ya que no necesitan acceder todos a la misma información. Desde el portal de servicios de cualquier ERP Sage en la nube podremos añadir o cambiar usuarios habilitados para utilizar la aplicación.

• Cumplimiento con el RGPD (Régimen General de Protección de Datos). Este cumplimiento lo garantizan los fabricantes del ERP y es fundamental si tratamos con datos personales. De esta forma controlamos el acceso a la información y se da respuesta a las peticiones de los usuarios respecto a sus derechos de acceso, rectificación u oposición, entre otros.

• Violación de datos. Una de las amenazas de seguridad más comunes a las que se enfrentan las empresas es el robo de cuentas, la violación y la pérdida de la información. La violación de datos puede afectar a cualquier tipo de información confidencial de la empresa, y el ataque puede producirse en la solución, en la nube o en aplicaciones puestas en marcha por la propia empresa. Por este motivo es fundamental que los expertos de la empresa configuren de forma correcta el acceso a los datos.

• Robo de cuentas. Se suele producir si se tienen contraseñas vulnerables. Mediante el robo de los datos de acceso de un usuario se pueden interceptar actividades y manipular datos, acceder a áreas que utiliza la empresa de manera privada y causar daños mayores.

• Pérdida de información. Los datos pueden desaparecer por un borrado accidental. En este caso tanto el proveedor como el usuario deben tomar medidas de seguridad adicionales para evitar que esto tenga lugar. Entre ellas, es esencial que se realice un correcto backup periódico de la información o instalar algún tipo de solución de recuperación de datos. 

• Ataques DoS. Son los que se producen para detener máquinas o servicios, tratando de evitar que los usuarios puedan acceder a sus datos o aplicaciones. Mediante este tipo de ataques se consigue que al intentar acceder a los servicios e información en la nube, se consuman grandes cantidades de recursos para de esta forma ralentizar los sistemas de los usuarios e incluso dejarlos sin acceso.

No obstante, aunque existen todas estas amenazas al trabajar en la nube, ésta puede mejorar la seguridad de nuestro ERP y simplificar su mantenimiento. Para ello será necesario que tengamos conexiones de Internet redundantes, ya que un fallo de nuestro proveedor de servicio de comunicaciones nos impediría el acceso. 

Cómo mejorar la seguridad de un ERP en la nube

Identificar las debilidades de trabajar con un ERP en la nube permite afrontar las amenazas de seguridad y evitar poner en riesgo los datos de la empresa y los clientes. Podemos limitar todos los riesgos citados anteriormente estableciendo una serie de acciones que deberemos realizar de forma periódica:

• Implementar un calendario de actualizaciones del programa y de los sistemas operativos de servidor y terminales que acceden a la información en la nube. En sistemas complejos conviene probar la actualización en un entorno de pruebas antes de ponerla en producción, así como establecer un plan alternativo por si algo saliera mal, para tratar de no interferir en la continuidad del negocio.

• Crear un esquema de copias de seguridad, que contemple datos y sistemas. Es decir, hay que proteger los datos, programa, bases de datos y tener un plan preparado en caso de que se produzca algún problema. Para ello tendremos que efectuar una copia de seguridad externa que nos permita continuar en caso de un problema grave. Esto se lleva a cabo implementando soluciones de Backup que impidan la pérdida masiva de los datos críticos de la empresa. En los ERP Sage se incorporan funcionalidades de integración con Microsoft, entre las que cabe destacar la posibilidad de realizar y programar copias de seguridad en la nube de Microsoft gracias a ClodBackup.

• Realizar pruebas de esfuerzo periódicas que nos aseguren que las copias están funcionando de forma correcta y que nos permitan valorar el tiempo que tardaríamos en recuperar el sistema y la información en caso de pérdida.

• Crear un sistema de alertas en la detección de accesos indeseados que nos avise cuando alguien no autorizado intenta acceder a los datos de la empresa.

• Utilizar el cifrado como método de seguridad. A través del cifrado, la empresa puede codificar sus datos para que solo pueda acceder a ellos el personal autorizado. Es importante destacar que para que el cifrado de datos sea totalmente seguro, deberemos utilizar una clave que sea 100% segura, superando los 8 caracteres e incluyendo mayúsculas, minúsculas y caracteres especiales. 

• Modificar los ajustes de configuración de la nube. Si conservamos los ajustes por defecto ayudamos a que cualquier ciberdelincuente pueda acceder de forma directa al servidor. Si el proveedor de servidores cloud proporciona controles de seguridad adicionales, es importante que los activemos.

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