La importancia de cómo elegir un ERP para mi empresa

En el mercado actual, cada vez más competitivo, llevar a cabo una gestión empresarial eficiente apoyándonos en un sistema ERP, ha dejado de ser una opción para convertirse en un mecanismo esencial e imprescindible para la supervivencia de una empresa.

Una solución ERP (Enterprise Resource Planning) es un conjunto de sistemas de información o gestión empresarial que nos permite ahorrar tiempo en labores administrativas, documentación y organización. Gracias a esta herramienta, podremos integrar y automatizar los procesos de la empresa en una sola plataforma para facilitar la gestión de datos y la organización del negocio.

Los procesos que cubre cualquier sistema ERP son:

• Control y gestión comercial y de ventas.

• Gestión de stocks.

• Gestión financiera.

• Gestión de ventas.

• Informes.

Saber cómo elegir un ERP para mi empresa es fundamental, ya que es una decisión estratégica muy importante que hay que tomar con el mayor cuidado debido a que impactará directamente en el futuro de la empresa. Al mismo tiempo, afectará al rendimiento general del negocio, a otros sistemas de software y a todos los departamentos que manejan datos corporativos o de catálogo.

Por qué necesitamos saber cómo elegir un ERP para mi empresa

Cualquier empresa que maneje un gran volumen de datos, del tipo que sean, necesita un ERP (Enterprise Resource Planning) para poder gestionarlos de forma óptima. Disponer de un ERP nos ofrece múltiples ventajas. Por ejemplo, entre otras, un sistema ERP permite almacenar toda la información del negocio y facilitar su localización por cualquier persona o desde cualquier otro software conectado. Al mismo tiempo, el sistema ERP es el cerebro de la empresa con conexiones ágiles con el resto de sistemas.

Invertir en un software ERP o sustituirlo por otro más moderno requiere de una gran inversión de tiempo e implicación, como largos plazos para incorporar datos, costes de suscripción, implementación y mantenimiento, etc. Por este motivo, no es algo que debamos hacer a la ligera, siendo muy importante que conozcamos cuáles son las claves que nos permiten saber cómo elegir un ERP para mi empresa entre todas las opciones del mercado.

Cómo elegir un ERP para mi empresa de forma adecuada

Existe un amplio abanico de opciones en el mercado a la hora de decantarnos por un determinado ERP u otro, por lo que su elección no es una tarea sencilla. Antes de nada tenemos que saber que los sistemas ERP son adecuados para todo tipo de empresas, independientemente del tamaño que tengan, ya que gracias a los módulos personalizables todo negocio podrá personalizar su propio ERP.

No obstante, decidir qué ERP implantar es un proceso decisivo, por lo que tenemos que ser capaces de elegir aquel que cumpla nuestras expectativas y que se adecue a las necesidades particulares de nuestra empresa.

Antes de elegir un ERP para nuestra empresa deberemos:

• Involucrar a nuestro equipo o a nuestros colaboradores en la decisión, ya que es importante que usuarios finales, personal informático, gerentes y directivos sepan que se va a implementar un sistema de gestión.

• Definir los objetivos que queremos conseguir con el ERP. Para ello hay que definir el esquema de implementación y las áreas de la empresa que se van a beneficiar.

• Pensar en las necesidades de la empresa y en consecuencia elegir un software de calidad, escalable y flexible ante los cambios que se den en la organización.

• Planear los tiempos de implementación teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos internos de nuestra empresa, ya que de ellos depende la duración y el éxito de la implementación.

Para saber cómo elegir un ERP para mi empresa de forma adecuada tenemos que tener en cuenta una serie de factores que nos ayudarán en la toma de nuestra decisión:

Tamaño de la empresa. Las necesidades no son las mismas dependiendo del tamaño de la empresa, ya que éste influye en la complejidad para implantar el ERP. Además, debemos valorar la funcionalidad del sistema por encima del precio. La implementación de un software ERP es una inversión a largo plazo que proporciona resultados eficientes en todas las áreas de la empresa.

Módulos y funciones que necesitamos. No todas las empresas tienen las mismas necesidades en lo que a potenciación de sus departamentos se refiere. Para saber cuáles de ellos requieren de ayuda se realiza un análisis que permite identificar qué áreas son las que necesitan mejorar. Al poder personalizar los módulos en el ERP podremos trabajar solo en los departamentos que necesitemos potenciar.

Escalabilidad y flexibilidad. Es esencial que seamos conscientes de que las necesidades de nuestra empresa pueden cambiar a lo largo del tiempo. Por este motivo el ERP tiene que ser capaz de hacer frente a esos posibles cambios.

Facilidad y uso intuitivo. La interfaz del ERP tiene que ser sencilla y clara, comprobando al mismo tiempo que el sistema es compatible con otros ya instalados en nuestros sistemas empresariales.

Seleccionar un proveedor con experiencia. Debemos seleccionar a un proveedor que sea capaz de hacer frente a los cambios que vayan surgiendo con el tiempo y que sepa aconsejarnos en todo momento sobre las actualizaciones requeridas por el ERP.

Criterios para saber cómo elegir un ERP para mi empresa

Un software ERP debe incorporar las funciones más demandadas en un entorno cada vez más digital e interconectado, adaptadas a las necesidades de cada empresa. Cuantas más de esas funciones incluya o un mayor número de criterios cumpla nuestro ERP, más preparado estará para afrontar cualquier volumen de trabajo y cambios que necesite la empresa. Veamos a continuación cuáles son los criterios a los que nos referimos:

Almacenamiento de la información
Ahorrar espacio de almacenamiento es un objetivo prioritario en cualquier empresa, ya que en muchas ocasiones se manejan miles de referencias. Por este motivo, los sistemas en la nube con espacio de almacenamiento ilimitado, se han convertido en una solución óptima. Además, esto nos permite poder acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Las ventajas de trabajar con un ERP en la nube son muchas:

• Datos estandarizados en una única plataforma.

• Trabajo colaborativo desde múltiples localizaciones.

• Bajo mantenimiento técnico.

• Fácil uso.

Automatización
Un sistema automatizado soluciona la lentitud y los errores humanos que se puedan dar por el carácter repetitivo de la tarea. Un ERP con funciones automatizadas es capaz de detectar automáticamente cualquier tipo de duplicado u omisión. De esta forma el equipo humano podrá avanzar mucho más rápido en sus tareas y tratar los datos de forma segura y eficaz.

Integraciones
Un ERP debe saber trabajar en equipo, es decir, que el ERP admita conectividad con otros sistemas de software de nuestra empresa. Esto facilita los procesos de comunicación entre departamentos, consiguiendo que en todos ellos se utilicen los mismos datos homogéneos y actualizados.

Portabilidad
En la actualidad es esencial poder acceder a los datos del ERP desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, por lo que un ERP debe ofrecer estas características. Al poder acceder a los datos desde cualquier parte, los sistemas ERP en la nube y móviles deben incluir un entorno de encriptación y seguridad de alto nivel que proteja la privacidad de la información de nuestra empresa.

Estándares industriales
Es recomendable elegir un ERP que incluya funciones imprescindibles y específicas para nuestro negocio y sector, ya cada sector empresarial tiene necesidades distintas, y es necesario que el ERP pueda adaptarse a los estándares de cada industria.

Soporte técnico
Es muy importante que el ERP por el que nos decantemos incluya un servicio técnico y de atención al cliente que nos ofrezca un servicio de mantenimiento una vez que se haya instalado el software. De esta forma podrá colaborar con nuestro equipo de IT y ayudarnos a resolver dudas e incidencias.

Actualizaciones
El ERP debe ofrecer actualizaciones regulares que aseguren su mantenimiento. A su vez, también debe garantizar las medidas de seguridad adecuadas para la empresa, y cumplir con las regulaciones de protección de datos.


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