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Las empresas que se dedican a la ejecución de proyectos de ingeniería son conscientes de la gran cantidad de información y documentación que se genera y que tienen que manejar para que su trabajo se desempeñe de forma correcta. En muchas ocasiones, el lidiar con este gran volumen de documentación se convierte en un obstáculo que dificulta su actividad cotidiana.
Por este motivo el disponer de una herramienta para manejar de forma cómoda, sencilla y segura toda esta documentación se convierte en un elemento esencial en cualquier proyecto de ingeniería. Y esto lo podemos conseguir gracias a los sistemas de gestión documental.
Mediante el proceso de digitalización de las empresas, se ha logrado que la documentación de éstas no genere problemas de espacio, que se almacene de forma segura y que pueda gestionarse de forma óptima.
Un sistema de gestión documental en proyectos de ingeniería asegura que toda la información se encuentre siempre organizada, mejorando de esta manera la productividad empresarial al poder gestionarse una gran cantidad de documentos con una mayor agilidad.
Por qué es necesaria la gestión documental en los proyectos de ingeniería
De cualquier proyecto de ingeniería se deriva una gran cantidad documentos en su actividad diaria. Además, y debido al tipo de tareas que desarrollan, la gestión documental es especialmente importante en este tipo de empresas.
Habitualmente un proyecto de ingeniería suele funcionar de forma colaborativa, es decir, la empresa no se encarga ella sola de ejecutar todo el proceso, sino que suele subcontratar determinados aspectos de la obra a terceras partes. Por este motivo surge la necesidad de que la coordinación sea perfecta entre todos los implicados en el proyecto.
Para ello es imprescindible que exista un sistema de gestión documental que permita que todos los participantes en el proyecto tengan acceso a la información que necesiten en cada momento y en tiempo real, como planos, especificaciones técnicas, etc. De esta forma se evita cualquier retraso o equivocación que pueda comprometer la viabilidad del trabajo.
Al mismo tiempo es muy importante que toda esta documentación se guarde a buen recaudo y que solo tengan acceso a ella las personas implicadas en el proyecto, evitando un posible espionaje industrial. Gracias a los sistemas de gestión documental para proyectos de ingeniería se puede establecer de manera segura qué personas son las autorizadas para ver según qué documentos.
Todas estas necesidades que surgen en un proyecto de ingeniería las podrá resolver de forma totalmente satisfactoria un software de gestión documental.
Tipos de documentos que debe de tener en cuenta un software de gestión documental en proyectos de ingeniería
Tal y como acabamos de ver, un software de gestión documental es una valiosa y fundamental ayuda en un proyecto de ingeniería. Veamos a continuación qué tipos de documentos son los que tienen que quedar cubiertos por esta clase de software.
Un proyecto de ingeniería necesita ir generando y transmitiendo documentos de muchos tipos. Estos son algunos de los más importantes que tenemos que manejar con más frecuencia y que un software de gestión documental debe de tener en cuenta:
- Estudio de viabilidad. En ingeniería se plantean actuaciones que posteriormente no son asumibles, bien por la dificultad técnica, bien por el coste que supondrían, bien por otros factores como medioambientales, sociales, etc. El estudio de viabilidad es un documento que tiene en cuenta todas las posibles dificultades y extrae conclusiones sobre éstas y la forma de resolverlas.
- Planos y cálculos. Antes de comenzar con el proyecto hay que determinar qué se pretende hacer y de qué manera, para así realizar de forma correcta el reparto de tareas y su adjudicación a los distintos responsables.
- Presupuesto. Recoge el coste que tiene ejecutar el proyecto y que será presentado al cliente para su aprobación.
- Informes de seguimiento. Describen el progreso de cada tarea, incluyendo las dificultades que hayamos encontrado y cómo se han solucionado. Gracias a ellos sabemos cómo está avanzando el proyecto.
- Actas de reunión. Recogen lo acordado en una reunión de trabajo y sirven para tener presente la hoja de ruta a seguir, detectando dónde nos hemos podido desviar del programa establecido.
- Legislación. Son todos los textos legales de obligado cumplimiento para la ejecución del proyecto de ingeniería. En este sector son especialmente relevantes las normas técnicas que exigen que la tarea se cumpla siguiendo unos parámetros determinados.
- Listado de suministros. Los que necesitamos para ejecutar el proyecto y sus distintas fases según las previsiones realizadas.
- Material de consulta. Cualquier tipo de documentación o manual que se considera ajeno al proyecto pero que, llegado el caso, nos ayudará a superar cualquier problema o dificultad.
- Dictámenes periciales. Emitidos por un experto sobre una cuestión determinada que nos exija la ley o que pueda sernos de utilidad en algún momento del proceso.
- Documentación económica. Existe una amplia variedad de documentos relacionados con el movimiento de capital que pueden tramitarse mediante la gestión documental de un proyecto de ingeniería.
Según las características concretas del proyecto de ingeniería en el que estemos trabajando, los distintos documentos tendrán mayor o menor relevancia. No obstante, dada la cantidad de participantes involucrados, es necesario que se establezca un flujo de trabajo adecuado apoyado siempre en un software de gestión documental.
Funcionalidades necesarias en un software de gestión documental en proyectos de ingeniería
Un software de gestión documental aplicado a un proyecto de ingeniería nos debe permitir poder llevar a cabo, entre otras, las siguientes acciones:
- Digitalización de todo tipo de planos donde se quiere llevar a cabo el proyecto.
- Unificación de formatos de redacción de los distintos informes.
- Creación de un espacio común donde estén accesibles todos los materiales de consulta.
- Establecimiento de permisos de acceso a los distintos archivos en función de la fase del proyecto en que participe cada experto.
- Adopción de medidas de seguridad para evitar filtraciones.
- Etc.
Todas estas tareas pueden ser muy laboriosas, tediosas y complejas si se intentan efectuar de forma manual. Disponer de un software de gestión documental nos ayudará a sistematizar y agilizar el proceso.
Este es el caso de la útil herramienta Sage 200 que dispone de un completo módulo de gestión documental que permite gestionar de forma rápida y eficiente toda la documentación generada y recibida en cualquier proyecto de ingeniería, estructurando su clasificación, ubicación y archivo. Además, ofrece herramientas de búsqueda, selección, manipulación y seguimiento de la documentación.
En Saqqara ofrecemos soluciones específicas de gestión documental, para empresas de todo tipo y de cualquier sector de actividad, mediante módulos adicionales escalables, perfectamente integrados con la ERP de cada cliente, que se adaptan a la perfección a sus necesidades.
