Funcionalidades principales que debe tener un programa de nóminas

Es fundamental que antes de decantarnos por un determinado programa de nóminas u otro tengamos en cuenta que no todos ellos ni sus funcionalidades son adecuados para todas las empresas. El programa ideal es aquel que satisface las necesidades específicas de cada organización, atendiendo los requerimientos de los procesos críticos en la gestión de nóminas. Por ello deberemos seleccionar las funcionalidades básicas de nóminas más adecuadas a nuestra empresa.

A su vez, es fundamental que el software de nóminas que elijamos sea fiable, compatible con otros programas de gestión y que facilite su configuración cloud o en la nube. Además, los programas de gestión de nóminas deben ser accesibles y minimizar o eliminar tareas rutinarias. Un buen software de nóminas nos permitirá ahorrar tiempo y dinero. 

Veamos a continuación cuáles son los aspectos que siempre deberemos tener en cuenta a la hora de seleccionar un determinado software de gestión de nóminas, así como las principales funcionalidades que debe ofrecer.

Factores a tener en cuenta antes de seleccionar un programa de nóminas

Antes de elegir un programa de nóminas es muy importante que nos planteemos una serie de aspectos que deberemos valorar. Los principales factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar el programa de contabilidad y nóminas más adecuado para una empresa son los siguientes:

1. Las funcionalidades básicas que ofrece el programa. Es muy importante que este tipo de programas cuenten con funcionalidades básicas que permitan a la empresa cumplir con todas sus obligaciones legales en el ámbito laboral y fiscal, sin casi margen de error. Este software deberá agilizar algunos procesos internos como automatizar y simplificar tareas que se deben ejecutar de forma precisa y a tiempo para cumplir con la ley en materia laboral, fiscal y de Seguridad Social.

2. El proveedor del programa. Las características del proveedor del software de nóminas deberán ajustarse a los requerimientos de nuestra organización. Es importante que conozcamos aspectos como, por ejemplo, cuál es su experiencia y reputación en el sector, qué servicios y soporte ofrece, si es propietario de la licencia del software, cuáles son sus partners, etc.

3. La seguridad. La base de datos de los programas para la gestión de nóminas está formada por información confidencial y personal de los empleados, así como por información sensible sobre la propia empresa, como datos financieros, números de cuentas bancarias, etc. Por este motivo, es imprescindible que dichos programas contengan un sistema de seguridad para proteger dichos datos sensibles. Es muy importante que utilicen protocolos de cifrado de datos, que creen automáticamente copias de seguridad y que cumplan con el reglamento general de protección de datos.

4. El soporte. Es fundamental que el proveedor ofrezca un soporte sólido que respalde a la empresa, tanto en el proceso de implantación del programa como en el uso habitual de éste. De esta forma podrán resolver dudas o problemas que surjan en la implementación del sistema.

Funcionalidades principales de un programa de nóminas

1. Gestionar todo el ciclo de vida laboral de los empleados. El programa debe permitir el alta y el envío de datos de afiliación y contratación, el control y seguimiento de las incidencias más habituales como ausencias, incapacidades, etc. También la realización de cálculos y simulaciones de nóminas, de manera que tengamos acceso a dichas nóminas para realizar cualquier modificación.

2. Posibilidad de conectarse directamente con la Seguridad Social y otros organismos oficiales. El software debe permitir la conexión con el Sistema de Liquidación Directa de la Tesorería General de la Seguridad Social para poder liquidar de forma telemática los seguros sociales, así como la integración con aplicaciones de otros organismos oficiales como la Agencia Tributaria. También debe permitir el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales de otros regímenes, como por ejemplo el agrario, el de artistas y el del mar.

3. Cumplir con la legalidad vigente. El cálculo de las nóminas debe corresponderse con la normativa laboral vigente y  estar al día de los cambios legales que se produzcan. Esto implica la adaptación a los distintos convenios colectivos y el cumplimiento de obligaciones fiscales.

4. Adaptarse al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El programa debe cumplir en todo momento con la RGPD y facilitar información sobre el derecho de los empleados a acceder a sus datos personales y su tiempo de almacenamiento; y el derecho a eliminar o rectificar datos personales en determinadas circunstancias. 

5. Generar informes e incorporar herramientas de analítica. Debe permitir desglosar todos cálculos de forma visual e intuitiva y proporcionar información detallada de los procesos laborales y el seguimiento de los empleados para optimizar las relaciones laborales. 

6. Conectar empresa y trabajadores. El software debe recoger toda la información de valor de los trabajadores en un portal del empleado, de esta forma se ahorra tiempo en el intercambio de información entre empresa y empleados.

7. Permitir trabajar con múltiples ejercicios y empresas. El programa de cálculo de nóminas debe ofrecer una gestión abierta que permita trabajar con múltiples ejercicios y empresas, así como con diferentes centros de cotización y convenios. En todo momento tiene que facilitar la gestión analítica y permitir la distribución de costes de los diferentes centros de trabajo, zonas geográficas y áreas de la organización. 

8. Conectarse directamente con el correo electrónico. El programa tiene que incluir la opción de poder conectarse con el correo electrónico, de forma que las nóminas lleguen de forma directa a los empleados por email.

9. Posibilidad de integrarse con otras aplicaciones. El software debe ser capaz de integrarse con aplicaciones, tanto de gestión administrativa como contable, lo que facilitará la gestión integral de la empresa. También tiene que ser capaz de poder enlazar con las aplicaciones ofimáticas más comunes y ser compatible con soluciones de control de presencia. 

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