Diagrama de procesos: cómo puede ayudar un ERP

Un diagrama de procesos o diagrama de flujo, es una útil herramienta para la gestión de proyectos de todo tipo en cualquier empresa. Gracias a ella podremos conocer todos los procesos del negocio y sus relaciones, desde los más grandes hasta los más pequeños, dentro de un único documento e identificando los puntos de mejora.

Mediante este diagrama representamos de forma gráfica los principales procesos que se llevan a cabo en la empresa, su orden y sus interrelaciones. Para ello se muestra la secuencia e interacción de las actividades de un proceso mediante símbolos gráficos que proporcionan una mejor visualización del funcionamiento del proceso, ayudando a su entendimiento y consiguiendo que su descripción sea más visual e intuitiva.

Es, por lo tanto, una herramienta fundamental para analizar los procesos y comprobar en qué aspectos se pueden introducir mejoras para aumentar la productividad de los empleados, delimitar las responsabilidades de cada tarea y establecer el flujo de trabajo. De esta forma podremos llevar una mejor gestión integral de la empresa, sobre todo en aquellos procesos que son complejos o que están muy interrelacionados.

Algunos de los diagramas de flujo más conocidos para la gestión de proyectos son el diagrama de Gantt y el diagrama de Pert, los cuales permiten planificar y programar tareas y proyectos de forma sencilla, visual e intuitiva.

Elementos de un diagrama de procesos

A la hora de representar y dibujar un diagrama de procesos, existe una determinada simbología que ha sido establecida por el ANSI (American National Standards Institute). Estos símbolos están compuestos por elementos como terminadores, símbolos de procesos, de subprocesos y de decisiones, líneas con flechas y conectores. 

Los principales elementos que componen un diagrama de flujo son los siguientes:

• Procesos o actividades. Son representados como rectángulos y se refieren a una acción en un proceso de negocios. Son los elementos más importantes de un diagrama y aparecen siempre, por este motivo deben describirse de forma clara y concisa con una frase única.

• Subprocesos. Representados como un rectángulo con líneas dobles en cada lado. Forman parte de otros procesos más complejos y sirven para asignar tareas más simples al diagrama de flujo.

• Nodos de decisión. Están representados con un diamante. Estos nodos, en función de la respuesta, hacen que el árbol se dirija hacia un camino u otro, respondiendo a la decisión de “sí” o “no”.

• Conectores. Están representados como pequeños círculos o cuadros conectores que se etiquetan utilizando letras. Aseguran que todos los procesos están conectados de forma lógica y correcta.

• Líneas de flecha. Mantienen la coherencia y claridad en un diagrama de flujo. Se dibujan hacia una u otra dirección representando el camino por el que fluirá el diagrama.

• Terminadores. Representados por un rectángulo con esquinas curvas. Aparecen tanto al inicio como al final de un diagrama de flujo, indicando la finalización de dicho diagrama.

Cómo llevar a cabo un correcto diagrama de procesos

Para crear un diagrama de procesos es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

• Establecer los componentes del proceso. Señalando cuáles son los parámetros de entrada al proceso y sus salidas, así como las actividades que se desarrollan en él.

• Ordenar por prioridades las actividades. Es necesario ordenar las actividades para saber cuáles van primero.

• Elegir los símbolos adecuados en función del tipo de tarea, para que de esta forma cualquier usuario pueda diferenciar los distintos elementos que forman el diagrama.

• Realizar la conexión entre actividades, utilizando flechas y líneas de puntos o continuas.

• Indicar el comienzo y el final de cada proceso para establecer límites de cara a los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.

• Revisión final del diagrama para asegurarnos de que su representación gráfica es la adecuada a lo que se quiere reflejar.

Beneficios de un diagrama de procesos

Utilizar un diagrama de procesos en la empresa aporta diversos beneficios a esta. Veamos a continuación algunos de los más significativos:

• Favorece la comprensión del proceso. Mediante este diagrama simulamos un proceso que se representa mediante elementos gráficos con nodos interconectados entre sí. De esta forma es más fácil saber cuáles son las tareas que se dibujan, así como sus relaciones de dependencia. 

• Permite identificar rápida y visualmente los problemas y dónde se producen. Gracias a un diagrama es más sencillo conocer dónde se crean los cuellos de botella, cuáles son las responsabilidades de cada área y los puntos de decisión. También permite analizar de forma exhaustiva el problema, ayudando a generar nuevas soluciones y alternativas.

• Posibilita la definición de los límites de cada proceso. De esta manera, podemos saber qué tareas suponen un mayor valor añadido y cuáles no aportan tanto.

• Es una herramienta de formación para nuevos empleados y de capacitación para los que ya forman parte de la organización. 

Diagramas de procesos en un ERP

Existen diversas formas de realizar un diagrama de procesos y plasmar el flujo de trabajo de la organización. La manera tradicional, y que aún hoy en día muchas empresas utilizan, es la manual utilizando papel y lápiz.  

Pero en la actualidad, las empresas tienen a su disposición una serie de programas y herramientas informáticas que pueden elaborar diagramas de procesos de forma totalmente automática, rápida y sencilla. Los propios ERPs disponen de estas herramientas integradas dentro de su software, las cuales permiten realizar dichos diagramas, también llamados workflows. 

Las soluciones de Sage brindan la posibilidad de desarrollar diagramas de flujo y de esta forma comprobar los procesos de cualquier empresa de forma visual. Gracias a esta funcionalidad, cualquier usuario dentro de la empresa conocerá cada una de las fases por las que tiene que pasar para desempeñar su tarea, desde una única pantalla y con acceso directo a todas las funciones.

Mediante los diagramas que nos proporciona nuestro ERP podremos configurar las tareas que tienen que realizar los distintos empleados dentro de la empresa. Los trabajadores tendrán a golpe de vista, desde la misma pantalla, todos los pasos que tienen que seguir, en función del departamento en el que se encuentren. Simplemente deberán seguir el flujo para realizar todas las tareas, pudiendo acceder directamente a todo lo que el usuario necesita desde una única pantalla. 
    
Las soluciones de Sage incorporan muchos procesos visuales por defecto, los cuales se pueden modificar y personalizar o se pueden crear desde cero. 


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