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En septiembre de 2022 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas o Ley Crea y Crece. Esta nueva legislación, que entró en vigor el 19 de octubre de 2022, tiene como objetivo fundamental impulsar la creación de empresas y facilitar su crecimiento y expansión, al mismo tiempo que persigue el aumento de su productividad y su digitalización.
Algunas de las medidas más significativas que incorpora esta ley es la posibilidad de crear una sociedad con un capital inicial de un euro, cuando la normativa actual hasta el momento exigía que fueran 3.000 euros, y la adopción de la factura electrónica en España obligatoria para todos los autónomos y empresas. Es decir, desde ahora deberán expedir y remitir facturas utilizando herramientas digitales, lo que garantiza una mayor trazabilidad y un mejor control sobre los pagos.
El objetivo fundamental de la facturación electrónica es el de promover la transición digital del tejido empresarial español y la de controlar y reducir la morosidad en las operaciones comerciales. Por este motivo, la obligación de la facturación electrónica viene acompañada de un programa de ayudas e incentivos para la transformación digital, dotado con 3.000 millones de euros en subvenciones e integrado en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Será necesario que las empresas se acojan a la gestión de la facturación electrónica para optar a subvenciones y contrataciones públicas.
Para facturar como obliga la nueva ley, las empresas y autónomos deberán hacerlo mediante el uso de soluciones de software especializadas y eficaces, que permitan a los destinatarios de las facturas poder acceder, visualizar, descargar e imprimir dichas facturas electrónicas. Se marca, además, un plazo de cuatro años para mantener este acceso, incluso en el caso de que los clientes hayan dejado de serlo.
Ventajas que ofrece el uso de la factura electrónica en España obligatoria
La factura electrónica en España obligatoria ofrece un amplio número de ventajas tanto para las empresas como para los autónomos. Algunas de las más significativas son:
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Ahorro de hasta un 60% de costes derivados de la emisión de facturas. Lo que en el cómputo anual supone un importante ahorro al disminuir los costes por transacción. Se reducen costes en el almacenamiento en papel al mismo tiempo que se mejora la visibilidad de las facturas en tiempo real.
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Incremento de la productividad. La facturación electrónica permite al Departamento de Administración de una empresa liberarse de tareas tediosas, reducir errores, agilizar el proceso de facturación y poder dedicar más tiempo a tareas de mayor valor añadido.
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Mejora de la seguridad. La facturación electrónica aporta nuevas condiciones de seguridad para evitar posibles fraudes.
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Triple vertiente. La digitalización de las facturas puede ser utilizada con clientes, proveedores y administración pública.
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Mejora del nivel de satisfacción del cliente. Gracias a que se centraliza la producción de sus facturas, acelerándose su envío y optimizando la trazabilidad.
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Mayor trazabilidad y control de pagos. Se obtiene información fiable y ágil, mejorando la transparencia y ayudando a conocer los plazos efectivos de pago, lo que ayuda a reducir la morosidad en las operaciones comerciales.
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Agilización de cobros y pagos al llevar un control más preciso y automatizado.
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Posibilidad de generar y archivar impuestos.
La factura electrónica en España obligatoria entrará en vigor al año de la publicación de la nueva Ley Crea y Crece en el BOE, es decir, en septiembre de 2023, para todas las empresas que facturan más de 8 millones de euros. Para el resto de empresas y autónomos será obligatoria a los 3 años de dicha publicación en el BOE, es decir, en septiembre de 2025.
Como hemos comentado anteriormente, la nueva ley amplía la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, para de esta forma evitar la morosidad y tener un mayor control fiscal por parte de Hacienda y en tiempo real de las facturas emitidas.
La obligatoriedad de facturar de forma electrónica también supone, tanto para empresas como autónomos, lo siguiente:
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Obligación de emitir una factura electrónica estructurada.
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Los destinatarios deben ser capaces de recibir y tratar facturas electrónicas.
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Los emisores deben poner a disposición de sus clientes las facturas durante al menos 4 años.
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Se establecen sanciones de hasta 10.000 euros por incumplimiento de la normativa.
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El formato PDF no es válido, siendo necesario generar formatos de factura Facturae, UBL y otros con formatos XML.
Cómo adaptar tu negocio a la factura electrónica en España obligatoria
A partir de septiembre de 2023 para las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año y a partir de septiembre de 2025 para el resto de empresas y autónomos, será necesario disponer de un software que permita generar facturas electrónicas de forma automática en función de los parámetros que hayamos establecido.
Gracias a este programa de gestión de facturación electrónica podremos emitir la factura electrónica con todos los datos exigidos por la ley y guardar el documento. Es aconsejable incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad. Se puede enviar la factura electrónica mediante el correo electrónico o subiéndola a una web en la que cada cliente pueda descargársela accediendo con unas claves personales.
La factura electrónica siempre debe ser expedida en el momento en que se realiza la operación, aunque puede darse el caso de que se realicen trabajos periódicos y se incluyan en una misma factura diversas operaciones realizadas en un plazo de tiempo determinado para un mismo cliente, denominándose estas facturas como recapitulativas.
En Saqqara ayudamos a adaptar tu negocio a la nueva ley de facturación electrónica. Somos agente digitalizador, lo que nos permite tramitar tu subvención procedente del Programa Kit Digital. Enmarcado dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (Fondos Next Generation), este programa proporciona a las empresas y autónomos que lo solicitan, un bono de digitalización para obtener soluciones digitales ya disponibles en el mercado (como ERPs, e-commerce, soluciones de Business Intelligence....). Ayudamos a la expansión digital de tu negocio, mejorando tu gestión empresarial mediante soluciones de software de gestión empresarial Sage a medida.
