Control de inventarios, ¿Cuál es la importancia para una empresa?

Es fundamental que las empresas lleven a cabo un correcto control de inventarios que les permita disponer de unas existencias mínimas para cubrir la demanda de sus clientes en cualquier momento. El inventario debe proporcionar una relación detallada, ordenada y valorada, de todos los productos de los que dispone la empresa en su almacén.

Es muy importante para una empresa que este control se lleve a cabo de manera óptima y eficiente, y para ello será necesario que se realice un seguimiento detallado de todos los productos almacenados, incluyendo las características de cada uno, ubicación, dimensiones, peso y unidades almacenadas. De esta forma podremos optimizar los costes de almacenamiento y los pedidos.

Un correcto control de stocks cubrirá todo el ciclo de vida de un producto, desde el fabricante hasta los puntos de venta, de manera que podamos tener el producto disponible para los clientes en el lugar y el momento adecuados. Y para que este control sea mucho más sencillo y ágil, en la actualidad existen diversas heramientas tecnológicas para la gestión de inventarios.

Los pasos que deberemos seguir para llevar a cabo un correcto control y gestión de inventario son:

• Control minucioso de la recepción de pedidos en el almacén.

• Correcto almacenaje de los productos, permitiendo un fácil acceso a la cadena de producción, para posteriormente poder proceder a su envío de forma rápida y sencilla.

• Control sobre las ventas de cada producto del almacén.

No llevar a cabo un correcto control de stocks puede llegar a dar lugar al desabastecimiento de existencias en una empresa, provocando una subida en los costes, alterando los ciclos de compraventa, empeorando el servicio al cliente y disminuyendo las ventas y la rentabilidad. Por este motivo, la gestión de inventarios es uno de los activos más importantes de una empresa.

Es fundamental que la empresa implante un sistema de control que optimice el seguimiento del inventario y simplifique el proceso, para conseguir la automatización en la gestión del negocio y poder anticiparnos a la demanda de nuestros clientes.

Qué queremos conseguir con el control de inventario

Una política eficiente de control de inventarios establece, entre otros aspectos, cuál es el nivel de inventario ideal para cada referencia de producto, cuándo hay que realizar los pedidos de reposición, qué cantidad debemos adquirir de cada referencia, etc. Todo ello con el objetivo último de llevar a cabo una óptima gestión de inventarios. Para ello es necesario que se produzca un equilibrio entre las siguientes variables:

• Ajustar el nivel de inventario a la demanda. Un inventario se calcula en función de las previsiones de la demanda futura. El inventario varía en función del sector del que se trate, ya que no es lo mismo un sector con un consumo estable de productos que otro marcado por la estacionalidad. Existen diversas herramientas tecnológicas que nos ayudan a realizar previsiones de demanda en función de los datos de ventas, las tendencias del mercado, la competencia y otros indicadores económicos.

• Asegurar un óptimo nivel de servicio al cliente. En la actualidad, una posible rotura de stock afecta de forma muy negativa a la empresa, ya que son cada vez menos toleradas por los consumidores. El cliente final acude a la competencia si no encuentra el producto que desea en el momento que quiere.

  Un buen nivel de servicio afecta directamente a la capacidad del almacén de localizar la referencia de un determinado producto, empaquetarlo, enviarlo y entregarlo de forma correcta, en perfectas condiciones y en un corto plazo de tiempo. 

• Disminuir los costes de almacenamiento. Mediante un correcto control de stocks cumplimos con el objetivo de intentar limitar el inventario sin que se vea afectado el nivel de servicio. Para llevarlo a cabo podemos utilizar soluciones de mejora de la eficiencia global del almacén como, por ejemplo, la automatización de procesos estables y repetitivos, la organización de la mercancía en función de la rotación de existencias o la optimización de las tareas de preparación de pedidos gracias a los SGA.

Cómo llevar a cabo de forma eficaz un control de inventario 

Como ya hemos comentado, es fundamental llevar a cabo un correcto control de inventario para evitar pérdidas de rentabilidad e incrementar los beneficios de nuestra empresa. Para ello es necesario que cumplamos con una serie de consejos fundamentales que nos ayudarán a lograr un sistema de control de stocks eficaz:

• Mantener la información de producto actualizada. Debemos tener almacenada la información correcta de cada producto y actualizada en tiempo real. De esta forma tendremos localizado cada producto, conociendo el número de unidades disponibles que pueden venderse en cada canal, agilizando el proceso de preparación de pedidos. También reduciremos las probabilidades de enviar a los clientes productos erróneos.

• Priorizar el inventario. No todos los productos deben ser tratados por igual, por lo que debemos evitar que los productos caduquen y se echen a perder. 

• Realizar revisiones regulares del almacén. De esta forma, a lo largo del año se mantiene bajo control todo el almacén de forma progresiva.

• Comparar las ventas y el inventario. Al analizar el inventario de forma regular comprobamos si es interesante aplicar promociones o descuentos a un determinado tipo de producto con stock acumulado. El objetivo es conseguir una mayor y más rápida rotación del inventario.

• Planificar los picos de demanda. Las previsiones de ventas varían a lo largo del tiempo tanto por motivos impredecibles como por momentos de mayor demanda ante los que conviene estar preparado. Debemos evitar realizar una previsión de stocks poco realista, por exceso o por defecto. 

Uso de tecnología para el control de inventario

Para llevar a cabo un control de inventario de forma eficiente podemos utilizar un software de gestión de inventarios, gracias al cual procesamos de forma rápida la oferta y la demanda de los productos. De esta forma generamos un almacén inteligente y automatizado en el que los procesos logísticos se ejecutan por equipos informatizados, eliminando las tareas repetitivas, de manera que los trabajadores puedan centrarse en otras que añadan valor al producto.

Gracias a las soluciones tecnológicas para la gestión de inventarios podemos llevar a cabo tareas como por ejemplo:

• Automatizar procesos.

• Reducir los tiempos de ejecución.

• Obtener la trazabilidad del recorrido que siguen los productos a lo largo de la cadena de suministro.

• Disponer de cualquier tipo de información sobre la situación del inventario en tiempo real.

• Conocer el nivel de existencias, los movimientos de stock y la localización de los activos.

• Aumentar la seguridad frente a posibles errores administrativos, deterioros o sustracciones.

• Garantizar la continuidad del suministro evitando roturas de stock.

• Agilizar la gestión para ofrecer un mejor servicio de distribución y entrega.

Existen muchas soluciones en el mercado que nos pueden ayudar a controlar el inventario de forma óptima, como los softwares de Sage Mobility Live SGA y Sage Mobility Live Print Center.

Sage Mobility Live SGA, es una útil y completa solución específica para la gestión de almacenes y conectada a Sage 200 que ayuda a realizar todas las operaciones logísticas en tiempo real desde dispositivos móviles. De esta forma consigue simplificar y optimizar la productividad de un almacén. Ofrece diversas funcionalidades a las que se puede acceder cómodamente desde cualquier dispositivo móvil, como gestión de artículos, salida y entrada de mercancías, mapas de calor, inventarios y rutas.

Sage Mobility Live Print Center es un software de diseño e impresión de todo tipo de etiquetas logísticas que consigue agilizar su creación e impresión. Permite utilizar un único diseño de etiqueta realizado con la solución NiceLabel para poder imprimir en cualquier marca o modelo de equipo de impresión. De esta forma se consigue una reducción importante del tiempo dedicado al diseño de etiquetas.


En Saqqara ayudamos a las empresas a llevar a cabo un completo y eficiente control de inventarios implantando soluciones tecnológicas que consiguen mejorar y optimizar todos sus procesos de gestión de pedidos y almacén. Estas herramientas están completamente integradas con los ERP de Sage que nos permiten conocer en todo momento el estado de los pedidos y productos. En Saqqara sabemos cómo ayudar a las organizaciones a incrementar su eficiencia en almacenes gracias al uso de las más novedosas soluciones de gestión de inventarios.