Todo lo que necesitas saber para la gestión y control de stocks

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By saqqara

La organización y la gestión del almacén es clave para conseguir el correcto funcionamiento y desarrollo de la actividad empresarial. En la actualidad, cualquier empresa trata de ofrecer un servicio rápido y de calidad, al menor coste posible. Para conseguirlo, una gestión de stocks óptima es fundamental para alcanzarlo.

Algunas incidencias como la rotura de stocks o la equivocación a la hora de enviar un pedido pueden provocar la pérdida de una venta. Todos estos problemas surgen en el área logística de una organización, por lo que juega un papel fundamental para que los productos lleguen al cliente de forma satisfactoria. 

Gracias a la tecnología, la gestión de los stocks puede ser mucho más sencilla. A día de hoy existen herramientas que proporcionan todo tipo de información relativa al inventario y contribuyen a tomar decisiones estratégicas y operativas de las empresas con más agilidad y flexibilidad.  

¿Cómo contribuye la tecnología a la gestión de inventarios?

Realizar el seguimiento de todos los productos almacenados no es tarea fácil si se realiza de forma manual. De hecho, el desorden es uno de los principales retos a los que se enfrentan las empresas del sector logístico a diario.

Esto se debe, en gran medida, a la gestión manual del inventario. Debido a la falta de actualización diaria, se puede perder la localización exacta de los productos y esto genera elevados costes y pérdidas en la productividad.

En los últimos años, las empresas del sector logístico han ido implementado diferentes soluciones tecnológicas con el fin de acabar con los problemas de gestión de inventarios más frecuentes. A día de hoy existen múltiples soluciones en el mercado, pero es importante elegir la que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa. 

En Saqqara disponemos de soluciones dedicadas para la gestión de almacén, completamente integradas con los ERP de Sage.

Razones por las que necesitas una gestión de almacén y control de stocks más eficiente

Ahorro de costes

Mantener la disponibilidad de los stocks conlleva una serie de costes a las empresas. Su gestión y su organización ayuda a calcular los costes asociados y permiten tomar decisiones estratégicas más eficaces, ya que gracias a las herramientas SGA es posible manejar y clasificar la información relevante sobre los stocks, mejorar su organización y reducir tiempos de gestión que se traducen en una reducción de costes operativos. 

Mejoras en el servicio

Un almacén organizado y controlado permite que los trabajadores puedan localizar los productos con rapidez y reducir errores en la gestión. Esto garantizará la llegada de los pedidos a su destino de forma rápida y eficiente y contribuirá a que la empresa sea más competitiva y pueda aumentar sus ventas a medio plazo.

Ahorro de tiempo en la gestión 

Una gestión ineficiente de un almacén puede convertirse en una tarea compleja, debido a la gran cantidad de tareas asociadas, requiriendo mucho tiempo en su administración. Sin embargo, una gestión eficiente y organizada puede reducir considerablemente la carga de trabajo.

Evita clientes descontentos

Llevar un buen control de tu stock te ayudará a tener siempre existencias de tus productos y poder así, satisfacer las necesidades de los clientes, evitando retrasos en las entregas por la falta de stock. Ten en cuenta que es frecuente perder ventas y clientes por falta de stock. 

Incremento en tus ventas

Un poco ligado al punto anterior, una buena gestión te ayudará, no sólo a tener un control de tu stock e inventario actualizado y al día, sino a tomar mejores decisiones y de manera más ágil para focalizarte más en las ventas y no tanto en la gestión.  

Reposición de la mercancía con agilidad

Como ya sabes, la reposición de los productos no es inmediata, sino que esta puede tardar algunos días. Llevando a cabo un control de inventarios, los pedidos siempre se realizarán con el tiempo suficiente para que lleguen antes de que el almacén se quede sin existencias de un determinado producto. 

Minimiza los robos o mermas

Mediante el control de stocks es posible mejorar la supervisión de la cadena de distribución y la trazabilidad de los productos. Gracias a un mayor control es posible detectar las causas por las que se producen esas mermas y, así, es posible emprender mejoras para incrementar la eficiencia en los procesos de seguridad. Consejos para el proceso de inventario 

Ten una estrategia organizativa

Es importante que establezcas una serie de procedimientos que permitan organizar el trabajo (orden de los productos, gestión de los pedidos, distribución del almacén…) y quién se va a encargar de cada tarea. Cada empleado debe saber, exactamente, en qué consiste su trabajo, para que sea lo más productivo posible.

Ten en cuenta los imprevistos y fechas especiales

Anticiparse a la demanda de tu producto es importante. Habrá momentos determinados del año en que el stock de tu almacén se verá alterado. En algunos casos, estas variaciones serán controlables, como por ejemplo, en los meses cercanos a la Navidad. Sin embargo, habrá situaciones imprevistas que pueden influir en la cantidad de stock. Tener al día el stock puede ayudar a prevenir este tipo de situaciones y hacerles frente de la mejor manera posible.

Identifica tus productos correctamente

La identificación correcta es esencial para minimizar errores (pérdida de pedidos, pedidos dañados, pedidos con direcciones erróneas, etc) en tu almacén. También es importante que cada tipo de producto esté ubicado en su lugar dentro del almacén, en base al criterio de almacenaje que mejor se ajuste a la empresa (en función del orden de entrada, de salida…, etc.).  De esta manera, se facilita el trabajo de todo el equipo. 

Control de calidad

No importa qué tipo de productos o servicios se venda, siempre es recomendable llevar siempre un control de calidad. 

Esto es una ayuda en el control de inventario, ya que, permite asegurarse de que en el almacén solo existen los mejores productos y evitar, así, disponer de productos defectuosos. 

Consejos para lograr una gestión de stocks efectiva

Logra la sincronización de los almacenes y tiendas

Tanto si se tienen varios centros logísticos como una tienda física y online, los problemas de inventario son bastante frecuentes debido a la falta de sincronización de los datos. Si no se sincronizan los datos de las tiendas, por ejemplo, se puede generar la venta de un mismo producto y no disponer de stock suficiente para atender a la demanda.

Este problema es sencillo de resolver si se dispone del software adecuado que sincronice y contemple los datos de almacenes multiubicación y a tiempo real. Disponer de un ERP promueve un mayor control sobre las entradas y las salidas de mercancías, logrando una trazabilidad de los productos total.

Aplica la Ley de Pareto – La regla del 80/20 

La Ley de Pareto o Regla del 80/20 dice que, de manera general, aproximadamente un 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.

Aplicado al terreno de la gestión de inventarios, el  80% de los beneficios de un catálogo proviene del 20% de los productos. Esto permite visualizar los artículos de más valor y optimizar la administración de los recursos.

Esto no significa descuidar el 80% restante de los productos. Implica tener un mayor conocimiento del inventario y tener un mayor control del almacén. Gracias a la tecnología, la monitorización de estos productos puede realizarse de forma automática para tener toda la información importante a golpe de clic. 

Utiliza un software de control de stocks

Llevar un control de tu stock de manera manual, ha quedado bastante obsoleto gracias a la aparición de softwares que permiten un control de stocks automatizado. Éstos te ayudan a saber en todo momento el estado de tus pedidos y productos, con el fin de que te dediques a vender más y a gestionar menos. 

Una solución para la gestión automática de stocks

En Saqqara, ofrecemos soluciones integradas personalizadas que permiten ampliar las funcionalidades de tu ERP Sage 200cloud para adaptarnos 100% a las necesidades de tu empresa,  con el objetivo de ayudarte a optimizar la gestión de tu almacén, para una administración más ágil y eficiente. 

Disponemos de un software pensado para la gestión del almacén que te ayudará a simplificar y optimizar todos los procesos logísticos de tu empresa. De este modo, podrás reducir errores y ser más productivo, convirtiendo así, tu cadena logística en una ventaja competitiva.

Con este software podrás controlar de forma automática:

  • Gestionar almacenes con multiubicación (Mantenimiento de ubicaciones, Ubicaciones por artículo, Mapa del almacén).
  • Controlar la entrada de mercancías (Recepción de mercancías contra pedido previo).
  • Controlar la salida de mercancías (Salida de mercancías contra pedido previo, Picking).
  • Llevar a cabo un mayor control y seguimiento de los procesos internos (Traspaso entre almacenes, Inventarios).

Una solución para convertir tu cadena logística en una ventaja competitiva. 

Para más información te invitamos a contactar con nosotros. 

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