Cómo optimizar el ciclo de ventas con un CRM

Saqqara Informática   |   27 August 2019   |    5 MINUTOS DE LECTURA
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El área de ventas desempeña un papel fundamental dentro de cualquier empresa. En la mayoría de ocasiones, conseguir clientes es todo un reto, pero conocer el ciclo de ventas contribuye a conseguir que el proceso de captación y fidelización de los clientes sea más ágil y previsible.

Conocer cada una de las etapas que componen el ciclo de ventas permite aumentar la productividad y la satisfacción del cliente.

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¿En qué consiste el ciclo de ventas y cuáles son sus fases? 

Cuando hablamos del ciclo de ventas nos referimos a un proceso que incluye varias etapas y que tiene como objetivo la formalización de la compra de un producto o servicio y conseguir la satisfacción por parte del cliente con el fin de que se convierta en un cliente fidelizado.

El ciclo de ventas abarca el período de tiempo que transcurre desde que una empresa inicia el contacto con un lead (cliente potencial) hasta el servicio post-venta. 

Las fases del ciclo de ventas son:

#1 Prospección

Consiste en identificar al cliente potencial u objetivo. Debes investigar y conocer lo máximo posible de él antes de ponerte en contacto. 

#2 Contacto inicial 

Dicho primer contacto se puede realizar a través de un e-mail, por teléfono, en unas jornadas de negocio..., etc. Si contactas por e-mail, trata de ser original. Escoge un título atractivo, que llame la atención y sea breve, directo y con una llamada a la acción.

#3 Calificación

Se trata de una de las etapas más relevantes y consiste en anticipar si un cliente potencial tiene probabilidad de convertirse en un cliente real.

#4 Presentación

Se trata del momento en el que le presentas tu producto o servicio y propuesta comercial a los clientes.

Debes presentar tu oferta como una solución a las necesidades de tu cliente potencial. Adapta tu propuesta en función a la información reunida en las anteriores fases del ciclo.

#5 Objeciones

Se trata de la etapa de negociación. La conversación tiene que ser dinámica. En esta etapa se entienden las objeciones más probables, como pueden ser el precio, el tiempo o la garantía. Es conveniente preparar a todo el equipo comercial para cualquier tipo de preguntas.

#6 Cierre y post-venta

Es la etapa en la que se realiza la compra o, al menos, se consigue un compromiso a través de una serie de formalidades. También se puede confirmar la satisfacción del cliente mediante la solicitud de referencias. La duración del ciclo de ventas ejerce un gran impacto a la hora de contabilizar los resultados.. 

Cómo acortar el proceso del ciclo de venta 

En primer lugar, es importante conocer las características del ciclo de venta del producto o servicio que se va a comercializar para poder diferenciar sus fases. Teniendo en cuenta que cada ciclo de venta es diferente, te proporcionamos una serie de consejos para que vendas tus productos de manera más eficiente y rápida. 

Antes de nada es primordial: 

  • Conocer al buyer persona: Conocer cuáles son sus necesidades, sus inquietudes, sus hábitos...ayuda a entender cómo se comportan los clientes potenciales y cómo llegar a ellos de una forma efectiva. 
  • Tener claro cuánto suelen durar cada fase del ciclo de venta, para poder hacer un análisis y mejorar aquello que no funciona. 
  • Controlar la efectividad del equipo para conseguir que cada uno desempeñe la función que mejor encaje con sus habilidades. 

Además, será importante que una vez tengas claros estos aspectos, te focalices en lo siguiente: 

  • Cuándo se produce el primer contacto con el cliente

Planifica una estrategia previa antes de contactar con un cliente. Determina si es un buen momento para tener una primera toma de contacto. Para ello, investiga un poco, analiza en qué situación se encuentra la empresa o el contacto. Esto te ahorrará mucho tiempo y esfuerzos en vano. 

  • Intentar que sea el consumidor o usuario quien se acerque a la empresa y no nosotros a él/ella. 

Para ello es fundamental utilizar los canales de venta digitales como por ejemplo RRSS o Google Adwords. Generar visibilidad a la empresa para que el usuario la conozca y vea. En caso de que esto ocurra, la empresa debe adelantarse, tocar sus puntos de dolor para generar una necesidad. 

  • No descarte la venta a puerta fría

Si no tienes posibilidad de atraer oportunidades de venta, ni los recursos o capacidad necesaria para que los usuarios se acerquen a ti, no descartes la venta a puerta fría. 

Teniendo en cuenta estas recomendaciones y realizando las siguientes acciones, conseguirás agilizar tu proceso de venta e ir saltando de fase en fase de manera mucho más ágil. 

Pero para ello, deberás disponer de las herramientas adecuadas, como por ejemplo CRM, que te ayudarán a optimizar la duración del ciclo de venta. 

CRM: una herramienta ideal para las ventas

Un CRM es una solución para la gestión de las relaciones con clientes y la gestión de algunas áreas de la empresa como el departamento comercial, el área de marketing o el servicio de atención al cliente. 

Esta solución permite a las empresas contactar con sus clientes, liberar al equipo de ventas de hacer temas administrativos y disponer de toda la información reunida en un único sitio.

Aporta las herramientas de análisis para la toma de decisiones, permitiendo que los comerciales puedan dedicar más tiempo en preparar sus ventas y alcanzar unos mejores resultados

Habitualmente, las empresas que cuentan con un CRM pueden mejorar la forma de segmentar a sus clientes y prospectos y, de este modo, personalizar más las comunicaciones enviadas, consiguiendo mejores resultado. 

¿Cómo puede un CRM mejorar tu ciclo de ventas?

Documenta el proceso de ventas

En un principio, puede que el proceso de ventas pueda reflejarse en apenas dos páginas... Pero si en algún momento necesitas coordinarte con el equipo, vas a necesitar un método efectivo.

Con los CRM para ventas puedes documentar las etapas desde el inicio y crear procesos estandarizados. Así, es posible ahorrar tiempo y mejorar el trato con el cliente. 

Tu equipo conocerá cuales son sus tareas en cada momento.

Para que sea útil, toda esa información debe crearse en un sistema que documente las etapas y actividades y que permita saber cuándo debes llevarlas a cabo

Automatiza y reduce la entrada de datos de manera manual

Antes de implementar un CRM, son muchos los equipos de ventas que recurren a las hojas de cálculo en Excel.

Si simplificas el proceso con un CRM de ventas, tu equipo podrá dedicar ese tiempo a conseguir nuevos leads.

Predice con exactitud

Según un estudio publicado por MarketWatch, el 88% de las hojas de cálculo contiene errores. Pero con un CRM podrás ver de forma mucho más precisa todas tus ventas y clientes potenciales.

Mejor seguimiento de los objetivos

En el caso de que tus comerciales alcancen sus objetivos, podrás recompensarlos por ello y en caso de detectar problemas, podrás ser capaz de ver y solucionarlo a tiempo.

Centraliza toda tu información de ventas

Algo que llega a ser muy desesperante  a la hora de encontrar un dato que necesitamos es tener diferentes fuentes de información. Pero implementar un CRM permite tener una fuente de información fiable.

Aumenta la información sobre tus clientes

Aunque los CRM se usen principalmente en los departamentos de ventas, la información del cliente es relevante para todas las áreas de la empresa. Y con este sistema, pueden tenerla a mano en solo un clic.

Cómo escoger el CRM adecuado para tu proceso de ventas

Si te has decidido a implementar un CRM para la mejora en tu proceso de ventas, seguro que te estás preguntando cuál de todos los que hay elegir.

Para estar seguro de acertar, tienes que tener claros los siguientes de tu empresa:

  • Define los pasos del proceso de venta desde el primero al último.
  • Determinar cómo se interactúa con los clientes potenciales.
  • Establecer el volumen de clientes con el que se trabaja
  • Asegúrate que tu proceso de ventas refleja lo que está ocurriendo en la realidad.

¿Por qué Sage CRM?

Sage CRM proporciona una visión instantánea y fiable para apoyarte en la toma de decisiones importantes para tu negocio. Es sinónimo de sencillez y efectividad. Reduce costes y mejora la productividad, aumentando la satisfacción del cliente.

La solución está especialmente concebida para resolver las necesidades de las Pequeñas y Medianas Empresas con un enfoque de negocio orientado al cliente.

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