Cómo controlar el teletrabajo, herramientas y estrategias

Con la llegada de la digitalización a todos los ámbitos de nuestra sociedad, incluidas las empresas, se ha producido un gran cambio en los procesos de trabajo y en la gestión del personal en las organizaciones, variando el concepto que se tenía hasta ahora de control horario y trabajo a distancia, y facilitando su gestión.

Muchas empresas tras la pandemia, han implantado el teletrabajo como modalidad preferente, opción que anteriormente nunca habían contemplado. Otras se han adaptado a un modelo híbrido de trabajo que permite a los empleados efectuar algunos días de teletrabajo y otros días de trabajo presencial en la oficina.

Se hace por lo tanto imprescindible que las empresas cuenten con un software de supervisión de empleados durante la jornada de teletrabajo para poder analizar el rendimiento de su negocio a la vez que acompaña a sus trabajadores deslocalizados. La posibilidad de teletrabajar trae aparejada la necesidad de cambiar la forma de control del trabajo, especialmente en lo que respecta a la productividad y horarios de los trabajadores que prestan sus servicios desde sus domicilios.

El teletrabajo es una medida de flexibilidad muy importante que ha sido bienvenida entre la mayor parte de los trabajadores y que contribuye a:

Incrementar la productividad.
Facilitar la conciliación de la vida laboral y personal.
Favorecer la inclusión de colectivos en riesgo.
Beneficiar el desarrollo sostenible de la sociedad debido a que reduce desplazamientos.

Pero a pesar de sus múltiples ventajas, el teletrabajo también puede presentar algunos inconvenientes, como por ejemplo la protección de datos, las brechas de seguridad, el horario continuo, la conectividad digital permanente, el mayor aislamiento laboral, la pérdida de la identidad corporativa, las pérdidas de información, etc.

Veamos a continuación cómo controlar el teletrabajo de forma adecuada, qué pautas debemos seguir y qué herramientas son las más adecuadas para garantizar la obtención de datos objetivos y precisos sobre el rendimiento de nuestro personal, así como el cumplimiento de la ley de teletrabajo, y el respeto de los derechos de los trabajadores.

Qué dice la ley sobre cómo controlar el teletrabajo

Para garantizar el buen funcionamiento de la empresa, así como el cumplimiento del marco legal, es necesario definir una serie de pautas que permitan el control del teletrabajo a distancia. La ley de teletrabajo reúne todas las condiciones, deberes laborales y derechos fundamentales que tienen los trabajadores que prestan sus servicios fuera de la oficina; entre estos el derecho a la intimidad y privacidad de datos, el derecho a la desconexión digital y el derecho a un horario flexible.

La capacidad de control empresarial está regulada en el artículo 22 del Real Decreto-Ley 28/2020 de 22 de septiembre de trabajo a distancia, en donde se determina que: «La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.»

En el artículo 17 de este mismo Real Decreto-Ley se recogen también algunas limitaciones al control empresarial, ya que se debe garantizar de manera adecuada el derecho a la intimidad y a la protección de datos, de acuerdo con los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad de los medios utilizados.

Tampoco podrá exigir la empresa la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora y los medios de control empresarial de la actividad que se apliquen al trabajador deberán estar recogidos en el acuerdo de trabajo a distancia (art. 7 h del RDL 28/2020).

Cómo controlar el teletrabajo de forma adecuada: Pautas previas

Para garantizar el correcto funcionamiento de la organización, así como el cumplimiento del marco legal en lo que a materia de teletrabajo se refiere, es necesario definir una serie de pautas que nos ayuden a saber cómo controlar el teletrabajo de forma óptima:

Realizar un acuerdo de teletrabajo. Que se base en la ley de trabajo a distancia y que esté firmado por el empleador y el empleado.
Brindar a los empleados las herramientas necesarias. La empresa tiene la obligación de dotar a todos los empleados de las herramientas tecnológicas, tanto físicas como digitales, para que puedan realizar su trabajo a distancia sin ningún tipo de problema.
Definir unos objetivos. Hay que definir claramente un horario de trabajo fijo, y al mismo tiempo asegurarse de que cada empleado entienda qué tareas debe realizar y cuáles son las prioridades. Es esencial definir un objetivo claro y realista para que el proceso sea más sencillo y efectivo.
Establecer reuniones de seguimiento. Es muy importante controlar los diferentes proyectos y su progreso, realizando un seguimiento exhaustivo de las tareas para poder repartir de forma eficaz las cargas de trabajo y comprobar si se están cumpliendo los objetivos. Para ello es fundamental utilizar herramientas de comunicación y espacios digitales de trabajo.
Disponer de herramientas de medición del tiempo. Es necesario que la empresa disponga de una solución dedicada al control del trabajo a distancia, para de esta forma asegurar el correcto desempeño del teletrabajador, al mismo tiempo que le ayuda a entender cómo gestionar su tiempo y comprobar su nivel de cumplimiento respecto a los objetivos establecidos. Para ello existen softwares de teletrabajo que ofrecen indicadores de desempeño para evaluar los resultados y el rendimiento, permitiendo analizar a través del uso de las aplicaciones, el reparto del tiempo entre las tareas.

Cómo controlar el teletrabajo: medidas de control empresarial más utilizadas

Como acabamos de ver, es muy importante que las empresas dispongan de una herramienta de control para asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos para cada trabajador. Algunas de las formas de control pueden ser:

Encuestas de calidad. Gracias a ellas se puede saber si el servicio se está prestando según los estándares de calidad definidos por la empresa.
Dispositivos de control de presencia del empleado. Mediante diferentes tipos de soluciones tecnológicas, como control biométrico, fichajes en la nube, códigos de teclado individuales y aplicaciones móviles.
Sistemas de distribución del tiempo de trabajo. Posibilitan la flexibilidad de la jornada y el control del rendimiento.
Establecimiento de plazos para la entrega del trabajo. Establecer un plazo de entrega es una manera muy eficaz de controlar que las tareas se realizan en el tiempo establecido para ello, facilitando al mismo tiempo la flexibilidad horaria.
Establecimiento de indicadores. Mediante determinados indicadores del rendimiento podemos controlar que los trabajadores cumplan con su trabajo de forma eficiente.
Evaluación de la progresión laboral del trabajo remoto. Esta evaluación permite conocer si el trabajador mejora su productividad al acumular más experiencia en su trabajo.
Monitorización de la actividad. Mediante la implantación de un software se pueden controlar los tiempos de conexión a cada una de las aplicaciones, para saber con certeza el tiempo que se dedica al trabajo.

Cómo controlar el teletrabajo con ayuda de herramientas digitales

Para conseguir cumplir con todos los objetivos empresariales, alcanzando el máximo rendimiento y cumpliendo con la normativa vigente, es esencial contar con las herramientas digitales adecuadas para el control del teletrabajo. Lo ideal será disponer de un software de control que cubra todas, o la mayor parte de las necesidades que la empresa demanda, como un software que permita mejorar el seguimiento de los equipos de teletrabajo, analizar los resultados y brindar una óptima experiencia al empleado fomentando la autogestión. Los resultados del teletrabajo suelen ser muy positivos cuando los empleados y sus responsables cuentan con soluciones de medición y seguimiento del desempeño.

Algunas de las funcionalidades más importantes que debe tener un software de este tipo son:

Medir la actividad de los teletrabajadores. Por ejemplo, el número de horas trabajadas, el uso de las aplicaciones, las pausas, etc.
Cumplir con el registro de jornada laboral y la ley de control horario. El empleado debe poder fichar desde cualquier lugar en el que se encuentre, registrando la hora de inicio y finalización y almacenando los datos en la nube, permitiendo el acceso a los informes en tiempo real.
Cumplir con la ley de teletrabajo. Cumpliendo exhaustivamente con los puntos clave de esta ley para su gestión y desarrollo.
Garantizar la desconexión digital. Es importante proteger el bienestar de los empleados con avisos personalizables que les invitan a desconectar.
Medir la productividad de los teletrabajadores. El software debe permitir un seguimiento completo y exhaustivo del rendimiento y el tiempo productivo del trabajador, ofreciendo informes.
Medir la situación inicial. De qué situación se parte y poder fijar los objetivos del proyecto, por departamento y trabajador.
Proporcionar a los trabajadores procedimientos y métricas que les permiten entender cómo gestionan su tiempo, mejorar hábitos de trabajo y aumentar su productividad.
Evaluar los resultados. Ofrecer un cuadro de mando a la dirección para evaluar los resultados del proyecto.
Informes diarios. La herramienta debe permitir generar informes automáticamente y en tiempo real de todo tipo, como por ejemplo de registro horario.
En la nube. Lo que permite acceder a los datos de forma totalmente segura desde cualquier lugar o dispositivo.
Gestión de vacaciones y ausencias. Para poder gestionar de forma eficiente y rápida, las solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia.

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