Cómo llevar una planificación efectiva de tu actividad con el teletrabajo

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Ante la nueva situación mundial, el teletrabajo se ha vuelto una nueva realidad impuesta para muchas empresas españolas, que hace menos de un mes, ni se planteaban. Todo ello ha supuesto un cambio disruptivo en el desarrollo de su actividad empresarial.

Pero la incorporación del teletrabajo ha supuesto mucho más: ha significado un cambio en la cultura organizacional y en la gestión, con el fin de garantizar la continuidad de la actividad empresarial, y asegurar el cumplimiento de la operativa, tal y como estaba programada antes de la situación de crisis derivada del Covid-19.

Con el fin de que esta nueva situación sea los más manejable posible, hemos preparado una recopilación de consejos y recomendaciones para una planificación efectiva de tu actividad en periodo de teletrabajo. 

Consejos para un teletrabajo eficiente y productivo

Recomendaciones previas al teletrabajo: Cuestiones a tener en cuenta

Imprescindible disponer de herramientas y plataformas digitales y/o cloud

Para que tu equipo pueda comenzar a trabajar desde casa, es importante disponer de las herramientas y plataformas adecuadas para hacerlo; herramientas de comunicación, gestores de tareas, plataformas cloud… Y no sólo esto, sino también asegurar que tenéis la capacidad organizativa que requiere el teletrabajo. 

En este sentido, los software de gestión empresarial pueden serte de gran ayuda. Estos aumentarán tu eficiencia, te permitirán incrementar tu productividad agilizando la toma de decisiones y mejorando la comunicación interna, en un momento en que cada uno de nosotros se encuentra en un espacio diferente. 

¿Necesitas una VPN? 

Importante tener en cuenta si tus trabajadores necesitan una VPN para acceder a las redes privadas de la empresa de forma remota. Si es así, deberás configurarla cuanto antes para poder garantizar el desarrollo de tu actividad fuera de la oficina. 

En este sentido, los servicios cloud son una buena opción, puesto que puedes trasladar tu ERP directamente a la nube para que tus empleados tengan acceso en cualquier momento y lugar. 

Recomendaciones durante el teletrabajo 

Reunión de status

Para comenzar el día, puede ser positivo realizar una pequeña reunión de status, con el fin de saber el estado general de las tareas pendientes. Para poder realizar estas reuniones a distancia, existen plataformas de reuniones tipo Zoom o Skype, que pueden ser de utilidad. Es una buena manera de iniciar el día, poniendo sobre la mesa y planificando urgencias, prioridades o trabajos que no estaban contemplados, para que todo el mundo esté alineado y disponga de una agenda común.

Lo ideal sería que este tipo de herramientas de comunicación las pudieras integrar dentro de tu software de gestión empresarial tal y como ofrece nuestra solución Sage 50cloud, que se integra con Office 365 y Skype. De este modo, es posible consultar el estado de cualquier proyecto y comunicarse con clientes y proveedores desde cualquier lugar.

Rutina

Los cambios de hábitos o la falta de rutina pueden terminar convirtiéndose en un problema. Cuando estás en casa, es muy fácil no tener un horario de trabajo establecido o hacer pausas muy largas o demasiado cortas… Es importante que se establezca una franja horaria más o menos similar, para no trabajar de más, pero tampoco de menos.  

Haz pausas 

Igual que en el trabajo necesitas pausas, en casa también deberías tenerlas. Desayuna tranquilamente, come lejos de la pantalla del ordenador y sobre todo, cuando se esté en periodo de descanso, no te acerques al móvil, al ordenador o a la tableta. Unos minutos de relajación siempre vienen bien para seguir con más fuerza. 

Espacio ordenado y silencioso

Somos conscientes que para aquellos que tenéis los niños en casa es un poco complicado, pero debes encontrar el equilibrio y espacio necesarios para que puedas seguir siendo productivo, a pesar de que tu familia se encuentre en casa. Te recomendamos que dispongas de una mesa propia o incluso una habitación entera, para así, garantizar que todo lo que necesitas lo tienes a mano y nadie va a tocar tus cosas. 

Y tú, ¿cómo te estás organizando el teletrabajo estos días? ¿Tienes alguna otra recomendación? ¡Esperamos tus comentarios!

Fabrica

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