Análisis de procesos ¿Qué hacer antes de la implementación de un ERP?

Antes de la implementación de un ERP existen unos procesos previos que deberás realizar. Decidir implementar un ERP, escoger el primer proveedor que aparece en la primera entrada de Google, sólo porque está bien posicionado, no es la mejor idea del mundo, sobre todo porque se trata de soluciones complejas y que una vez implementadas, son difíciles de cambiar. No es como escoger una aplicación gratuita de Play Store y si no nos gusta desinstalarla y cambiarla por otra, sino que los ERP necesitan un proceso, además de que son herramientas que requieren una buena inversión inicial.

Es por esto, que en el post de hoy vamos a hacer un repaso de todos los procesos que debes realizar antes de implementar un ERP en tu empresa, para garantizar así, que este cumplirá con tus expectativas y objetivos.

Análisis de procesos antes de la implementación de un ERP que deberías hacer

Análisis inicial de la situación de tu empresa

¿Qué está ocurriendo actualmente en mi empresa? Esta es la primera pregunta que deberías hacerte. Valorar si se están consiguiendo los objetivos, si la planificación se está cumpliendo, eficacia y productividad de los empleados, cómo son los procesos dentro de la empresa, beneficios de ésta, costes de ésta… Todo esto es lo que tendrás que añadir en el informe de análisis de la situación de tu empresa para valorar necesidades actuales y encontrar la solución que las satisfaga. En este caso, con la implementación de un ERP (software de gestión empresarial)

Realizado este primer análisis, es momento de pasar a la siguiente fase: La búsqueda del proveedor del ERP.

Para ello, te recomendamos que escojas varias opciones, no te quedes con el primero que se te presenta, puesto que cada uno es diferente. Recomendamos:

Reunión inicial: Reúnete con los proveedores para ver qué te ofrecen y cómo solventarán tus necesidades. Recopila toda la información posible: Funcionalidades ERP, si quieres un ERP en la nube, mantenimiento, proceso de implementación, soporte, solución escalable, etc.
Análisis de la información recopilada: Es momento de reunirte con tu equipo de toma de decisiones para analizar la información obtenida de cada proveedor y ver cuál es la solución que mejor encaja con la empresa.
Proceso de aprobación: Tomada la decisión y aprobada la solución ERP a implementar, es momento que todo el equipo os reunáis para planificar todo el proceso de implementación.

Gracias al análisis de procesos, también se podrá conocer el nivel de implicación del proveedor, las necesidades de cada departamento y cómo el ERP las va a cubrir y ajustar los procedimientos internos si es necesario.

Planificación para la implementación

Algunas de las preguntas que te deberías realizar para la planificación del calendario de implementación:

¿Cuánto va a tardar?
¿De qué presupuesto disponemos?
¿Podré migrar todos los datos al ERP?
¿Formación para mis empleados?
¿ERP estándar o necesitará desarrollos propios?

Una vez claros los aspectos anteriores, es importante, dentro de la planificación establecer las siguientes acciones:

Crea una estructura de instalación: Es necesario que junto con tu proveedor te asegures de crear una estructura de instalación y que esta cubra todas las áreas.
Define roles y responsables del proyecto: Es importante definir a un equipo de responsables, que se hagan cargo de todo el proceso de implementación y asegurar que se están cumpliendo con los plazos y todo lo acordado. De esta manera, el peso de la implementación no recae sobre una única persona.
Define un plan de migración de datos: A veces, migrar todos los datos de tu negocio al ERP no es posible, por eso, es importante que escojas aquellos datos imprescindibles y que deben estar incluidos en el nuevo ERP.

Realizada toda la planificación llega el momento de arrancar la fase de implementación del ERP.

Saqqara como tu partner tecnológico

En Saqqara, disponemos de todo un plan de implementación, desde asesoría/consultoría hasta formación y soporte. Te acompañamos a lo largo de todo el proceso: desde el análisis de tus necesidades hasta la fase final de implementación del ERP.

¿Cómo lo hacemos?

Consultoría para conocer tus necesidades: Un consultor se pone en contacto contigo para ayudarte de manera personalizada a encontrar la mejor solución para ti y que cubra tus objetivos. También se valora si se necesita hacer una migración de datos un ERP a otro ERP, o de nada a una nueva solución desde cero.
Decidido el ERP, el equipo técnico valora si necesitas un ERP estándar o realizar algún desarrollo propio.
Te acompañamos durante todo el proceso de implementación. En caso de que se necesiten desarrollos propios, primero se instala el software para que puedas empezar a utilizarlo sin esperas y luego se va modificando. También nos encargamos de la migración de datos.