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Los avances en el ámbito tecnológico han impulsado la revolución digital en las empresas. A medida que la tecnología se sofistica, aumenta la posibilidad de mejorar la gestión de documentos y ser más eficientes. Pero también lo hace la posibilidad de sufrir un ciberataque, poniendo en peligro la información de muchas empresas.
La ciberseguridad se ha convertido en una de las principales preocupaciones para la mayoría de empresas. Es por eso que disponer de herramientas completamente seguras para la gestión de documentos es más necesario que nunca.
Según la Alianza Internacional de Protección de Seguridad Cibernética (ICSPA) y el Instituto Nacional de Seguridad Cibernética en España (Incibe), las empresas españolas ¡ van a multiplicar la inversión en ciberseguridad por 2,5 hasta 2020.
La gestión documental: entre la transformación digital y la ciberseguridad
La gestión documental implica gestionar y tratar documentos. Con las nuevas tecnologías, esta gestión documental es cada vez más digital, segura, fácil y automática.
Los software de gestión documental procuran que todos sus clientes dispongan de medidas de seguridad sólidas con el fin de que puedan acceder y recuperar su información en cualquier momento.
Cuando hablamos de gestión documental y de seguridad, se tiene que prestar atención a 3 aspectos:
Seguridad en el software
Consiste en garantizar que nadie ajeno a la organización pueda acceder a la información disponible en el gestor documental. Sage, por ejemplo, dispone de un gestor documental con encriptación de datos, copias de seguridad periódicas y preparado para gestionar datos en base a la RGPD.
Autenticación
Mediante la autenticación, que se suele realizar por medio de un usuario y una clave, se garantiza que sólo accedan al sistema aquellas personas que están autorizadas para ello.
Autorización
El permiso para editar o manipular un documento es un aspecto importante que se logra a partir de los diferentes permisos de los que disponga cada software.
A pesar de las medidas de seguridad, una gran parte de las empresas han sufrido ciberataques en los últimos años.
El 45% de los ataques en España tuvo como consecuencia daños que superaron los 400.000 €.
Tipos de ciberataques más comunes
Phishing
Se trata del robo de información personal como datos de tarjetas de crédito o cuentas bancarias, vía e-mail, haciendo que su propagación sea muy rápida.
Spyware
Es un tipo de malware que infecta un ordenador para recopilar información sobre los hábitos, el historial de navegación o información personal. Los datos son enviados a entidades externas sin ningún consentimiento del propietario.
Adware
Se trata de un software que se utiliza para mostrar publicidad en ventanas emergentes o en la barra de herramientas del navegador. Este software está enfocado en robar datos a los usuarios, registrar las webs que visitan o hasta registrar las pulsaciones del teclado.
Ransomware
También conocido como malware de rescate, es cada vez más frecuente. Se trata de un bloqueo del sistema o archivos personales a cambio de un pago de un rescate para poder acceder de nuevo a ellos.
Los primeros datos de este ciberataque datan de finales de los 80 y los pagos para el rescate los solicitaban mediante correo postal, pero hoy en día, el pago se debe realizar mediante criptomonedas o tarjetas de crédito.
Gusanos
Son programas que hacen copias de sí mismos enviándolas a otros equipos. El primer gusano informático de la historia, el gusano Morris, data de 1988, y desde entonces la fórmula ha continuado perfeccionándose para atacar a todo tipo de equipos.
El 45% de las empresas españolas tuvo que gestionar una interrupción de servicios de más de 5 horas debida a una brecha en el último año.
Cómo tener una buena ciberseguridad en la gestión de tus documentos
Para poder conseguir tener una buen sistema de ciberseguridad en la gestión de los documentos de tu organización, puedes llevar a cabo una serie de recomendaciones:
Auditoría
Para evaluar el estado de seguridad de una empresa e identificar las vulnerabilidades puedes optar por una auditoría. Para ello, hoy en día, existen asesores que te hacen una auditoría hacking, revisan el estados de los sistemas y la posible aparición de ciberatacantes.
Forma al equipo de seguridad y crea un protocolo
Las compañías pueden invertir en formación sobre aspectos de seguridad para que conozcan los riesgos a los que están expuestos y disponer de las herramientas necesarias para una buena protección de datos.
También puedes crear un sistema de protocolo en la empresa para prevenir ataques en la red. Planifica copias de seguridad.
Los hackers ‘éticos’
Y por último, tenemos una de las tendencias por las que más están optando las empresas: contratar a un hacker ‘ético’. Se trata de encontrar un experto en ciberseguridad e informática para que investigue y solucione cualquier amenaza que pueda existir.
Ciberseguridad y la gestión documental de Sage
Sage 200 incluye un módulo de Gestión Documental que cumple todos los requisitos necesarios ante ciberataques y ayuda a cumplir con la RGPD.
Este módulo permite tener organizada de forma clara toda la información de la empresa a nivel de cliente, proveedor o artículos y permite vincular documentos almacenados desde el ERP y desde el disco duro.
Esto facilita en gran medida el trabajo pero no sirve de nada si no se trabaja en un entorno seguro. Sage es una compañía consciente del volumen e importancia de los datos que se gestionan en la herramienta y del impacto en el negocio que supondría en los usuarios un ataque cibernético.
Es por eso que a partir de los Partners, como Saqqara, que somos Partner Platinum de Sage, los clientes de Sage pueden contar con las medidas de seguridad oportunas mediante formación en seguridad, backups periódicos, antivirus y sistemas de recuperación de la información.
Para más información puedes contactar con uno de nuestros consultores en el siguiente enlace.
