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Es un hecho que cada día las empresas gestionan miles de documentos. Con la evolución de las nuevas tecnologías y la conectividad, muchas compañías han querido sumarse a la transformación digital. Su objetivo: aligerar sus gestiones documentales diarias.
Para ello, han implementando nuevas herramientas como la firma electrónica. En los últimos años, la firma electrónica se ha convertido en un elemento clave en la digitalización empresarial.
En 2016, sólo el 25% de las empresas españolas usó la firma electrónica, una cifra que se disparó en 2018 con un 76,7%.
Poco a poco, las organizaciones han visto el potencial de firmar electrónicamente sus documentos, así como la digitalización de estos.
En este artículo descubrirás qué es realmente la firma electrónica y cómo ha cambiado las gestiones diarias en las empresas.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos que, asociados a un documento, permiten identificar al firmante sin que haya lugar a errores. De este modo, la firma electrónica asegura la integridad de los documentos y el hecho de haber firmado, de manera inequívoca.
¿Cómo puedo utilizar la firma electrónica?
Para disponer de una firma electrónica es necesario disponer de un certificado digital o de un DNI electrónico. Estos documentos permiten identificar al poseedor de forma oficial para garantizar la seguridad de la firma.
Después de haber obtenido la firma electrónica, para su uso hay que seguir los siguientes pasos:
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Cuando un usuario dispone de un documento (Word, PDF, Excel…) y de un certificado que lo identifica, el software de firma electrónica realiza un resumen del documento.
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El resumen del documento es único y si el documento se modifica, también se modificará el resumen.
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Mediante el software de firma electrónica, como VIDsigner, se utiliza una clave privada para codificar este documento y se crea otro documento digital que es la firma electrónica.
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Este último documento es el que se debe de conservar por su validez a efectos legales.
Firma electrónica: un gran cambio en la gestión empresarial
La inversión en digitalización empresarial incrementa año tras año y uno de los softwares que aumentarán su uso en los próximos años, es la firma digital.
La firma digital, hasta hace unos años, generaba una serie de dudas sobre el alcance legal y los riesgos de esta solución. Sin embargo, con la Ley 59/2003, estas dudas comenzaron a disiparse. Desde 2003 hasta hoy, la firma electrónica ha cambiado, y se ha actualizado aportando:
Más seguridad en los documentos
Los documentos electrónicos no pueden manipularse. La evolución tecnológica ha hecho que los sistemas de seguridad digital sean altamente eficaces, por lo que los documentos permanecerán intactos y confidenciales.
Más ahorro
Utilizar la firma electrónica supone una gran disminución de papel. La considerable reducción del uso de papel puede suponer un ahorro de cientos de miles de euros, además de la disminución del impacto medioambiental.
Más agilidad
Usar la firma electrónica supone un ahorro de tiempo, porque se pueden gestionar documentos de relevancia de una forma mucho más simple como los que se envían a la Administración Pública. Los CEO tienen que firmar una gran cantidad de documentos cada día y con la firma digital es posible agilizar estos trámites.
Centralización de la gestión de documentos
El software de firma electrónica permite disponer del historial de los documentos firmados en la nube. Podrás acceder a ellos en el momento en el que lo necesites.
¿Cómo obtener una firma electrónica?
Saqqara y Validated ID firmaron colaboración. Una solución conectada totalmente integrable con Sage 200, para añadir esta funcionalidad al ERP y hacerte la vida más fácil.
No sólo hay una forma de firmar documentos electrónicos. La firma electrónica, mediante el software VIDsigner, ofrece diferentes modalidades para ajustarse lo máximo posible a tu empresa. Un tipo de firma para cada necesidad.
¿Quieres conocerlas y ver en qué puede ayudarte VIDsigner en tu día a día? En este artículo te lo contamos todo sobre VIDsigner y cómo puede ayudarte.
Si deseas más información, puedes contactar con uno de nuestros consultores.
