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La gestión eficiente del stock de un almacén es una tarea clave para cualquier empresa y que está directamente relacionada con la rentabilidad del negocio.
Disponer del stock correcto proporciona una serie de beneficios:
- Evita que pueda producirse escasez del producto con el que trabaja la empresa.
- A más unidades almacenadas, menor coste unitario del producto.
- Tener almacenado el producto permite una disponibilidad inmediata para afrontar la demanda del cliente.
Al mismo tiempo y tal y como comentábamos, una gestión de stock idónea resulta tan fundamental como disponer del propio stock. Cualquier desequilibrio como rotura de stock, exceso de stock, etc., puede restar competitividad a la empresa.
Esta gestión abarca todas las operaciones que regulan el flujo de productos en una empresa, garantizando que los costes derivados de mantenimiento de inventarios sean mínimos sin interferir en el servicio que se le da al cliente.
Una buena política de gestión de inventarios o stocks debe establecer cuál será el nivel de stock ideal para cada referencia de producto o cuándo debemos realizar los pedidos de reposición de stocks o qué cantidad debemos adquirir de cada referencia, etc.
Por este motivo, estas políticas de funcionamiento de un almacén, engloban tareas como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario o los métodos de gestión de existencias (como FIFO, FEFO o LIFO), entre otras.
Objetivos de la gestión de stocks
El objetivo último de llevar a cabo una óptima gestión de stocks es llegar a encontrar el equilibrio entre las siguientes tres variables:
Ajustar eficazmente el nivel de stock a la demanda
Un stock determinado se calcula siempre en baso a las previsiones de la demanda. Por este motivo el inventario varía en función del sector del que se trate, ya que no es lo mismo un sector con un consumo más o menos estable de productos que otro marcado por la estacionalidad.
Existen diversas soluciones tecnológicas capaces de realizar previsiones de demanda en función de los datos de ventas, las tendencias del mercado, la competencia y otros indicadores económicos.
Asegurar un óptimo nivel de servicio
Un buen nivel de servicio afecta directamente a la capacidad del almacén de localizar una referencia en concreto, empaquetarla, enviarla y entregarla de forma correcta, en perfectas condiciones y en un corto plazo de tiempo. Hay que tener en cuenta que en la actualidad las roturas de stock son cada vez menos toleradas por los consumidores, los cuales acudirán a la competencia si no encuentran el producto que desean en el momento que quieren.
Es muy importante que se encuentre el equilibrio para que el mayor nivel de servicio no eleve demasiado los costes de almacenamiento.
Disminuir los costes de almacenamiento del stock
Un objetivo prioritario de la logística de almacenamiento es intentar limitar el inventario sin que se vea afectado el nivel de servicio.
Para lograrlo, se pueden utilizar soluciones de mejora de la eficiencia global del almacén como, por ejemplo, la automatización de procesos estables y repetitivos, la organización de la mercancía en función de la rotación de existencias o la optimización de las tareas de preparación de pedidos gracias a los Sistemas de Gestión de Almancenes (SGA).
Variables a tener en cuenta en la gestión de stock
La gestión de inventarios comprende la forma de organizar los flujos de existencias en el almacén, siendo un factor clave en la competitividad de las empresas. Una buena gestión debe permitir disponer de un nivel de stock adecuado en el almacén para hacer frente a la demanda del cliente de forma competente a un coste óptimo para la empresa.
Las variables más significativas que debemos tener en cuenta y que afectan directamente a la gestión de inventarios de un almacén son:
- La planificación y gestión de las compras.
- La calidad del servicio deseada.
- La previsión de ventas.
- Encontrar la solución de almacenamiento idónea, optimizando el espacio de los almacenes y centros de distribución.
- El plazo de entrega de los proveedores.
Errores frecuentes en el inventario de final de año
Cuanta mayor información poseamos con respecto a nuestro inventario o stock, más posibilidades tendremos de rentabilizarlo gracias a que sabremos cuándo comprar, qué vender, cómo optimizar el espacio del almacén o mejorar la logística, etc.
Se hace por lo tanto esencial llevar un control exhaustivo del inventario. Pero algunas veces ocurre que el valor de inventario que tenemos reflejado no corresponde con la realidad, en este caso el inventario físico no coincide con el contable. Pero, ¿por qué ocurre esto?
Las diferencias entre el stock teórico y el stock real es uno de los más graves problemas de la gestión de inventarios que puede provocar desajustes importantes en el servicio al cliente. Las razones más habituales por las que puede llegar a no cuadrar el inventario de una empresa son:
- Errores en los procesos de descarga y recepción. Es fundamental que estos procesos sean los adecuados para minimizar los errores en el control administrativo. Pueden producirse por fallos de transcripción, equivocaciones en el picking, errores durante el transporte o confusiones administrativas.
- Falta de control en preparación y recepción. Estos errores no se suelen comunicar al almacén. Por este motivo se puede producir un desajuste en el almacén por el simple hecho de no comunicar la información de forma correcta.
- Pérdida de productos. Habitualmente debido a una colocación errónea de estos que puede ser debida a movimientos internos no controlados, errores en la operativa, ausencia de un sistema de gestión de almacén (SGA) y fallos en el marcado de las operaciones.
- Accidentes. Cuando se produce una avería o rotura de un producto es necesario informar sobre ella.
- Casos especiales. Como por ejemplo los robos, tanto desde el exterior como desde dentro del almacén. O el caso de las mermas de ciertos productos.
Para minimizar los errores de inventario deberemos:
- Disponer de un módulo de gestión de almacén en nuestro ERP.
- Evitar tener stock negativo.
- Realizar el inventario físico de forma periódica y más de una vez al año.
Una vez que hemos realizado el inventario físico y no cuadra con el contable, deberemos tomar las siguientes medidas:
- Llevar a cabo una consultoría interna que revise los procedimientos y procesos existentes para la gestión de almacén.
- Ejecutar los procedimientos recogidos en la fase anterior dentro del ERP. Esto puede llegar a suponer una nueva configuración haciendo uso de la funcionalidad disponible. Incluso podrían adaptarse las nuevas funcionalidades necesarias para el correcto funcionamiento de la gestión de almacén.
La ayuda de la tecnología en la gestión de stock
El apoyo que la tecnología proporciona a cualquier empresa en la gestión de su inventario es muy alto al mismo tiempo que necesario. Gracias a las nuevas soluciones tecnológicas para la gestión de inventarios podremos por ejemplo:
- Automatizar tareas.
- Reducir los tiempos de ejecución.
- Obtener la trazabilidad del recorrido que siguen los productos a lo largo de la cadena de suministro para de esta forma optimizar las rutas de recorrido de la mercancía y hacer un uso más eficiente de los recursos.
- Disponer de cualquier tipo de información sobre la situación del inventario en tiempo real, lo que permite tomar decisiones al momento y optimizar los procesos para ser más competitivos.
- Conocer de forma exacta y fiel el nivel de existencias, los movimientos de stock y la localización de los activos.
- Aumentar la seguridad frente a posibles errores administrativos, deterioros o sustracciones.
- Garantizar la continuidad del suministro evitando roturas de stock.
- Agilizar la gestión para ofrecer un mejor servicio de distribución y entrega.
- Etc.
Soluciones Mobility Live para una gestión óptima de inventarios
Existen muchas soluciones en el mercado que nos pueden ayudar a gestionar de forma óptima nuestro almacén, como los softwares de Sage Mobility Live SGA y Sage Mobility Live Print Center.
Sage Mobility Live SGA, es una útil y completa solución específica para la gestión de almacenes y conectada a Sage 200 que ayuda a realizar todas las operaciones logísticas en tiempo real desde dispositivos móviles.
De esta forma consigue simplificar y optimizar la productividad de un almacén. Ofrece diversas funcionalidades a las que se puede acceder cómodamente desde cualquier dispositivo móvil, como gestión de artículos, salida y entrada de mercancías, mapas de calor, inventarios y rutas.
Mobility Live Print Center es un software de diseño e impresión de todo tipo de etiquetas logísticas que consigue agilizar su creación e impresión.
Permite utilizar un único diseño de etiqueta realizado con la solución NiceLabel para poder imprimir en cualquier marca o modelo de equipo de impresión. De esta forma se consigue una reducción importante del tiempo dedicado al diseño de etiquetas.
En Saqqara ayudamos a las empresas a llevar a cabo una gestión óptima de su stock implantando soluciones tecnológicas que consiguen mejorar y optimizar todos sus procesos de gestión de pedidos y almacén
