Las empresas que se dedican a la ejecución de proyectos de ingeniería son conscientes de la gran cantidad de información y documentación que se genera y que tienen que manejar para que su trabajo se desempeñe de forma correcta. En muchas ocasiones, el lidiar con este gran volumen de documentación se convierte en un obstáculo que dificulta su actividad cotidiana.
Por este motivo el disponer de una herramienta para manejar de forma cómoda, sencilla y segura toda esta documentación se convierte en un elemento esencial en cualquier proyecto de ingeniería. Y esto lo podemos conseguir gracias a los sistemas de gestión documental.
Mediante el proceso de digitalización de las empresas, se ha logrado que la documentación de éstas no genere problemas de espacio, que se almacene de forma segura y que pueda gestionarse de forma óptima.
Un sistema de gestión documental en proyectos de ingeniería asegura que toda la información se encuentre siempre organizada, mejorando de esta manera la productividad empresarial al poder gestionarse una gran cantidad de documentos con una mayor agilidad.
De cualquier proyecto de ingeniería se deriva una gran cantidad documentos en su actividad diaria. Además, y debido al tipo de tareas que desarrollan, la gestión documental es especialmente importante en este tipo de empresas.
Habitualmente un proyecto de ingeniería suele funcionar de forma colaborativa, es decir, la empresa no se encarga ella sola de ejecutar todo el proceso, sino que suele subcontratar determinados aspectos de la obra a terceras partes. Por este motivo surge la necesidad de que la coordinación sea perfecta entre todos los implicados en el proyecto.
Para ello es imprescindible que exista un sistema de gestión documental que permita que todos los participantes en el proyecto tengan acceso a la información que necesiten en cada momento y en tiempo real, como planos, especificaciones técnicas, etc. De esta forma se evita cualquier retraso o equivocación que pueda comprometer la viabilidad del trabajo.
Al mismo tiempo es muy importante que toda esta documentación se guarde a buen recaudo y que solo tengan acceso a ella las personas implicadas en el proyecto, evitando un posible espionaje industrial. Gracias a los sistemas de gestión documental para proyectos de ingeniería se puede establecer de manera segura qué personas son las autorizadas para ver según qué documentos.
Todas estas necesidades que surgen en un proyecto de ingeniería las podrá resolver de forma totalmente satisfactoria un software de gestión documental.
Tal y como acabamos de ver, un software de gestión documental es una valiosa y fundamental ayuda en un proyecto de ingeniería. Veamos a continuación qué tipos de documentos son los que tienen que quedar cubiertos por esta clase de software.
Un proyecto de ingeniería necesita ir generando y transmitiendo documentos de muchos tipos. Estos son algunos de los más importantes que tenemos que manejar con más frecuencia y que un software de gestión documental debe de tener en cuenta:
Según las características concretas del proyecto de ingeniería en el que estemos trabajando, los distintos documentos tendrán mayor o menor relevancia. No obstante, dada la cantidad de participantes involucrados, es necesario que se establezca un flujo de trabajo adecuado apoyado siempre en un software de gestión documental.
Un software de gestión documental aplicado a un proyecto de ingeniería nos debe permitir poder llevar a cabo, entre otras, las siguientes acciones:
Todas estas tareas pueden ser muy laboriosas, tediosas y complejas si se intentan efectuar de forma manual. Disponer de un software de gestión documental nos ayudará a sistematizar y agilizar el proceso.
Este es el caso de la útil herramienta Sage 200 que dispone de un completo módulo de gestión documental que permite gestionar de forma rápida y eficiente toda la documentación generada y recibida en cualquier proyecto de ingeniería, estructurando su clasificación, ubicación y archivo. Además, ofrece herramientas de búsqueda, selección, manipulación y seguimiento de la documentación.
En Saqqara ofrecemos soluciones específicas de gestión documental, para empresas de todo tipo y de cualquier sector de actividad, mediante módulos adicionales escalables, perfectamente integrados con la ERP de cada cliente, que se adaptan a la perfección a sus necesidades.