Consejos para garantizar el manejo y eficiencia de tu ERP por parte de tus empleados

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By saqqara

Una vez elegida e implementada tu solución ERP, llega otra de las fases esenciales dentro de la integración: el uso de la solución. La formación es fundamental para que los equipos de una empresa puedan utilizar el software con eficiencia y, sin embargo, es una de las fases más olvidadas a la hora de emprender el proceso de implementación de un ERP. 

Las características de la solución, el número de usuarios o los módulos que se hayan implantado no son relevantes ya que, en cualquier caso, los empleados necesitarán una formación para poder comenzar a trabajar con un ERP. 

Además, en algunas empresas, a la hora de empezar a usar este tipo de herramientas se encuentran algunas barreras como la resistencia al cambio por parte de los empleados. Para potenciar su uso, apostar por la formación de forma continua es clave. La formación fomenta la adquisición de nuevas aptitudes por parte de los trabajadores y mejorarán su productividad a la hora de gestionar sus tareas diarias. 

Para garantizar que tus empleados se familiaricen de forma rápida y fácil con el nuevo ERP es importante que tengas en mente las consideraciones siguientes.  

Consejos para garantizar el manejo y eficiencia de tu ERP por parte de tus empleados

Forma a tus empleados

Algunos ERP son muy intuitivos y fáciles de usar y otros más complejos. Todo dependerá de los módulos adquiridos, de la complejidad de los procesos empresariales o de la interfaz de usuario, entre otros factores. 

En cualquier caso, independientemente de cómo sea el tipo de ERP que has implementado, está claro que uno de los factores que determinan el éxito a la hora de implantar un ERP es la disposición de un plan de formación para los empleados. 

Si no se cuenta con un plan de formación es más que probable que a medio plazo se produzca una pérdida de productividad ya que no se estarán aprovechando al máximo las funcionalidades que brinda un ERP y esto repercutirá directamente en el retorno de inversión esperado. También es importante tener en cuenta que la formación debe de ser continua. 

Desde Saqqara recomendamos impartir dos tipos de formación diferentes. Por un lado, una sesión de presentación explicando las razones del cambio y las ventajas que les aportará dicha herramienta. Y por otro lado, una sesión más técnica destinada al manejo y funcionalidades de la herramienta. De esta manera, su proceso de adaptación será mucho más rápido. 

Primeros pasos: Acompañamiento y apoyo en las primeras semanas

Es importante tener en cuenta que el usuario del ERP puede ser muy poco uniforme: pueden tener diferentes perfiles, edades, distintos niveles de formación, etc. Es por eso que durante las primeras semanas debe de potenciarse la comunicación con el equipo para que cada empleado pueda resolver sus dudas y adaptarse. 

Cuando comienza a usarse un ERP y a practicar con él es la fase en la que surgen más dudas. Además, si se contrata el ERP con un distribuidor se podrá disponer de un servicio de atención y soporte para proporcionar una atención personalizada, y así se minimizarán errores y se evitarán pérdidas de tiempo. 

La importancia de tener un plan organizativo

Disponer de un manual o un documento detallado, tanto de las funcionalidades, como de los procesos organizativos y de las herramientas que se van a utilizar integradas dentro del mismo ERP es necesario para garantizar su uso correcto.  

Los planes organizativos sirven para dar apoyo a los diferentes departamentos, un documento que resuelva todas sus dudas, simplificando y unificando el trabajo entre departamentos, evitando así, la duplicidad de documentos o la pérdida de información. 

Además, dichos planes organizativos te servirán para realizar un análisis exhaustivo de todas las áreas de la empresa y detectar aquellas tareas que se deben automatizar. 

Por ejemplo en nuestro caso, Sage 200cloud permite conectar soluciones integradas con el ERP para conseguir una mayor adaptabilidad y dar respuesta a todas las áreas o departamentos de la empresa. 

Todos los departamentos deben estar unificados

Es esencial que todos tus departamentos utilicen el mismo software de gestión empresarial y con los mismos criterios, de aquí a que se requiera de un plan organizativo para unificar metodologías y establecer nuevas fórmulas de trabajo que aportará el nuevo ERP. 

La información y comunicación constante es esencial 

Es importante que tu equipo o empleados estén siempre informados y al tanto de todo lo que sucede respecto al ERP: nuevas funcionalidades, actualizaciones, errores en el sistema, cambios en la gestión empresarial… para optimizar el tiempo de los empleados, ofreciéndoles en todo momento una herramienta que les facilite el trabajo, incrementando su eficiencia y mejorando su productividad. 

Soluciones ERP de Saqqara, somos tu partner tecnológico 

En Saqqara disponemos de un equipo especializado en consultoría, implementación y formación de distintas soluciones de software de gestión empresarial Sage para dar respuesta a las necesidades de cada empresa. 

Para ello ofrecemos Sage 50cloud, una solución de contabilidad y gestión comercial ideal para pequeñas empresas. También disponemos de un software de gestión empresarial más potente para medianas empresas, Sage 200cloud, que además permite la implementación de otras soluciones integradas dentro del mismo software para disponer de una solución a medida, así como Sage Despachos Connected pensado exclusivamente para despachos profesionales. 

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